ينبغي إدارة المزادات دائمًا بنزاهة وشفافية وتنظيم. يوضح هذا الدليل العوامل المهمة التي يجب مراعاتها عند تنظيم مزادك، ويهدف إلى تزويدك بالأدوات والمعرفة اللازمة لإظهار الاحترافية واللباقة في التعامل مع مورديك.
نصائح مفيدة
1. ضع مواصفات واضحة - قبل طرح أي عرض في مزاد إلكتروني، من المهم جدًا فهم متطلباتك وتحديدها بدقة. سيُعزز تحديد ما يتم التفاوض عليه موقفك ويساعدك على تحقيق أفضل نتيجة ممكنة من خلال ضمان تقديم جميع الأطراف عروضًا متكافئة.
٢. اعرف عدد المشاركين (وحاول زيادته!) - يوفر موقع Sourcing Dojo ثلاثة أنواع من المزادات: المزادات المصنفة، والمزادات المفتوحة، والمزادات اليابانية. تعتمد المزادات المصنفة والمفتوحة بشكل كبير على المنافسة بين المشاركين لتحقيق وفورات، بينما لا تعتمد المزادات اليابانية على ذلك. يُعدّ فهم عدد الموردين القادرين على تقديم عروض في مزادك وعلى أي سلعة محددة أمرًا أساسيًا لضمان نجاح المزاد.
تُشير خبرتنا إلى أن أنجح مزادات التصنيف والمزادات المفتوحة تضم أربعة مشاركين أو أكثر. مع ذلك، شهدنا أيضاً مزادات ناجحة جداً بمشاركة مزايدين اثنين فقط، والشرط الأساسي هنا هو أن يكون المزايدان متحمسين للشراء ويتنافسان بأسعار متقاربة. في هذا النوع من المزادات، كلما زاد عدد المشاركين المناسبين، زادت فرص نجاح الفعالية.
من ناحية أخرى، يُنصح باستخدام المزادات اليابانية في حال وجود عدد قليل من الموردين أو عندما يكون التفاعل بين المزايدين غير مرجح في المزادات المصنفة أو المفتوحة، نظرًا لتباعد العروض بشكل كبير. في حال وجود مزايد واحد أو اثنين فقط، قد يكون المزاد الياباني هو الخيار الأمثل. أما في حال وجود أكثر من مزايد، ولكن من المرجح أن تكون الأسعار متباينة بشكل كبير، يُنصح بإجراء مزادين يابانيين أو أكثر بأسعار ابتدائية مختلفة.
قبل وضع اللمسات الأخيرة على خطة المزاد، من المهم أن تتأكد من معرفة عدد الموردين الراغبين والقادرين على تقديم العطاءات، ولأن زيادة عدد الموردين تعني عمومًا زيادة الوفورات، فإننا نوصي أيضًا ببذل قصارى جهدك لتحديد موردين جدد إذا بدت الأرقام منخفضة في البداية.
٣. روّج للفرصة - هذه فرصة واضحة للمشاركين للفوز بصفقات تجارية في بيئة خاصة وشفافة، مما يوفر لهم مزايا عديدة. تذكر أن تُبرز هذه الفرصة في الوثائق والتواصل، مُغريًا إياهم بإمكانيات التعاون المستقبلي والمنافسة في عملية عادلة. ولأن البريد الإلكتروني قد يُثير الشكوك لدى المشاركين المدعوين، ننصحك بمتابعة الأمر بمكالمة هاتفية لتوضيح أي اعتراضات مبكرة.
4. اجعل الفرصة جذابة - استكمالاً للنقطة السابقة، من المهم التأكد من أن الفرصة جذابة بما يكفي. إذا كان حجم العمل ضئيلاً بالنسبة للمشاركين المدعوين، فقد تواجه صعوبة في تحفيزهم، مما قد يؤدي إلى فشل الفعالية. يمكن استغلال هذه العملية كفرصة لتوحيد فئتك وترشيدها لزيادة جاذبيتها المحتملة. إذا لم تجذب قيمة إنفاقك كبار اللاعبين في السوق للمنافسة، فهناك دائمًا مشاركون متخصصون أو مكاتب مبيعات محلية تُقدّر عملك.
٥. اجعل الأمر بسيطًا - من وجهة نظر المشاركين، قد يكون الانخراط في مزاد إلكتروني عمليةً مرهقةً ومُسببةً للتوتر إذا لم تُدار بشكل صحيح. لذا، عند إعداد المزاد، نوصي بشدة ببذل قصارى جهدك لتبسيط الأمور قدر الإمكان، وذلك بعدم تضمين عدد كبير من المعروضات أو إضافة أي تعقيدات غير ضرورية. على سبيل المثال، إذا كان اهتمامك منصبًا فقط على "السعر الإجمالي" المُعلن في المزاد، ففكّر في تضمين معروض واحد فقط بسعر إجمالي محدد، واطلب من المشاركين تقديم تفاصيل أكثر دقة عن السعر لاحقًا.
بشكل عام، لا ننصح بإجراء مزاد يضم مئات البنود، لأن ذلك قد يُربك المشاركين ويمنعك من الحصول على أفضل سعر ممكن، لذا نوصي بتجميع البنود كلما أمكن. في حال تعذر تجنب الحاجة إلى عدد كبير من البنود، يُنصح بتقسيم متطلباتك إلى مزادات أصغر بمبالغ يُمكن إدارتها لضمان تركيز المشاركين.
٦. أشرك أصحاب المصلحة الداخليين في العملية - عملية المزاد شفافة وقابلة للتدقيق. خاصةً في عمليات التوريد الاستراتيجية، قد يتأثر العديد من الأشخاص في المؤسسة بالنتيجة، وآخر ما ترغب به هو صعوبة تنفيذ القرار النهائي. لتجنب ذلك، تنص أفضل الممارسات على ضرورة إشراك أصحاب المصلحة الداخليين في وقت مبكر من العملية للاستماع إلى آرائهم وكسب ثقتهم وموافقتهم. هذا يضمن أن يكون أي استنتاج يخصهم أيضًا، مما يُسهّل تنفيذ النتيجة النهائية. كما نوصي بشدة بمشاركة المزاد المباشر مع أصحاب المصلحة، فهذه طريقة رائعة لتحفيزهم على المشاركة في العملية وإطلاعهم على الوفورات المتراكمة!
٧. اشتراط تقديم عروض التأهيل/العروض الافتتاحية من الموردين - فالإعداد الجيد أساسي عند إدارة المزاد. إحدى الطرق السهلة لضمان فهمك الكامل لمستويات مشاركة الموردين، وتأكدك من إلمامهم باستخدام برنامج Sourcing Dojo، هي اشتراط تقديم كل مورد لعروض التأهيل قبل المزاد بوقت كافٍ.
سيُمكّنك تلقّي عروض أسعار مؤهلة من التأكد من وجود عدد كافٍ من الموردين القادرين على تقديم عروض لكل مجموعة، أو في حال اكتشاف عدم وجودهم، ستتاح لك الفرصة لتغيير هيكل المجموعات أو دعوة المزيد من الموردين عند الضرورة. في هذه المرحلة، قد تتمكن من تحديد فرص توفير قبل بدء المزاد، ما يجعل نتيجة المزاد بمثابة مكافأة إضافية. كما أن إلزام المشاركين بتقديم عروضهم قبل المزاد يُتيح لهم التعود على المزايدة في بيئة أقل ضغطًا زمنيًا، ما يمنحهم مزيدًا من الثقة والمعرفة حول كيفية المزايدة في المزاد نفسه. سيتيح لك هذا أيضًا فرصة تصحيح أو إزالة أي عروض غير صحيحة أو مشبوهة، مع إبلاغ المشاركين في الوقت المناسب بأخطائهم.
إلى جانب ضمان فهمك لمستويات المشاركة وراحة الموردين، تُعدّ هذه المرحلة من العملية نقطةً نهائيةً يُمكن للمشاركين خلالها تحديد أي أخطاء أو غموض في المواصفات قبل بدء المزاد. نوصي بتخصيص وقتٍ كافٍ هنا للاستماع إلى أي ملاحظات يُبديها المشاركون أثناء عملية تقديم العطاءات.
٨. ضمان جداول زمنية واقعية - لضمان تحقيق أقصى قدر من النجاح من المزاد، يجب ألا تكون الجداول الزمنية للعملية قصيرة جدًا بحيث تقلل من فرص المشاركة، وفي الوقت نفسه يجب ألا تكون طويلة جدًا بحيث تُثني المشاركين. تتراوح المدة النموذجية من إخطار المشاركين بوجود مزاد إلى موعد المزاد نفسه بين أسبوعين وستة أسابيع.
٩. التواصل - يُعدّ التواصل الواضح والموجز بالغ الأهمية لضمان رضا جميع الأطراف ومشاركتهم الفعّالة، مما يُساعدك على تحقيق أفضل النتائج. يجب أن تكون الإجراءات التي ستتبعها، بما في ذلك الجائزة النهائية، واضحة ومُعلنة للجميع منذ البداية. يضمن التواصل قبل المزاد استمرار مشاركة المُشاركين وتحفيزهم، ويُساعد التواصل أثناء المزاد على تجنّب أيّ اضطرابات، بينما يضمن التواصل بعد المزاد تلقّي ردود فعل إيجابية ومشاركة واسعة في المزاد القادم.
١٠. تواصل مع مُورّدك الحالي - نوصي بإشراكه في وقت مبكر من العملية وشرح سبب استخدامك للمزاد. من المرجح أنك ترغب في مشاركته الفعّالة، لذا كن صريحًا وشفافًا. امنحه فرصة إضافية للمشاركة من خلال تضمين أعمال ليست من ضمن اختصاصه حاليًا. حافظ على علاقتك به بتوضيح أن هذا يتطلبه عمل الشركة وليس فكرتك الشخصية. شجع مُورّدك الحالي على قبول التحدي، مُشيرًا إلى أنه نظرًا لما قدمه لشركتك من خدمات وقيمة ممتازة في الماضي، فلا داعي للقلق. من خلال التعامل مع المناقصة بنزاهة، ستتجنب المشاكل التي قد تنشأ لاحقًا.
11. كن منصفًا في تقديم الملاحظات - فالانفتاح والصدق سيساعدان في الحفاظ على سعادة المشاركين ويجعلانهم أكثر عرضة للمشاركة في المستقبل.
١٢. استمع إلى المشاركين - يمتلك المشترون والموردون المحتملون خبرة واسعة ينبغي عليك الاستفادة منها. قد تؤدي بعض الأسئلة المطروحة قبل المزاد إلى تغييرات في وثائقك ومواصفاتك ومستويات الخدمة وما إلى ذلك، مما قد يُفضي في النهاية إلى نتيجة أكثر نجاحًا.
١٣. فكّر في عملية إرساء العقد - لقد ناقشنا سابقًا ضرورة أن تكون عملية الإرساء واضحة وشفافة. ستحتاج أيضًا إلى دراسة جميع التداعيات الأخرى، مثل التنفيذ وإمكانية العمل مع الطرف النهائي، سواءً كان العقد للتوريد أو الشراء. بالنسبة لعقد التوريد، تذكّر دراسة جميع الخيارات المتاحة، مثل فرص هندسة القيمة، التي يمكن تضمينها في العقد. أما بالنسبة لعقد الشراء، على سبيل المثال، فكّر في كيفية تأثير شروط الدفع على السيولة النهائية.
١٤. يُنصح بالاجتماع مع المشاركين الذين وقع عليهم الاختيار النهائي - سواءً في المزاد المباشر أو العكسي، نوصي بالاجتماع مع أفضل المشاركين. سيساعد ذلك على ضمان بناء علاقة عمل مثمرة مع المشارك النهائي. إذا قررت القيام بذلك، فمن الحكمة إبلاغ المشاركين قبل بدء العملية، فهذا سيطمئنهم بأنك لا تسعى فقط إلى الفوز السريع بناءً على السعر. من الواضح أن هذا لا ينطبق على جميع الحالات، حيث قد يكون السعر هو العامل الوحيد في بعض الأحيان.
15. كن صادق النية - عندما يُقدم المضيف على تنظيم مزاد، يجب ألا يكون لديه دافع خفي لحثّ مشارك معين على المشاركة، بل يجب أن يكون منفتحًا بصدق على جميع المشاركين لتحقيق النجاح. لن يُبدي المشاركون استعدادًا للمشاركة في المزاد إلا إذا شعروا أن هناك فائدة سيجنونها. فبدون المشاركين، لن يكون هناك حدث.
16. اقرأ أدلتنا الأخرى - سيساعدك هذا على ضمان عملية احترافية بدءًا من اختيار الفئة المناسبة وحتى تحسين فرص نجاحك.
ممنوعات
١. تغيير التفاصيل الرئيسية قبيل الفعالية مباشرةً - نتفهم أن أي شيء قابل للتغيير أثناء عملية تقديم العطاءات. مع ذلك، ولصالح الجميع، نوصي بشدة بتجنب تغيير التفاصيل الرئيسية في المراحل النهائية قبل المزاد، لأن ذلك لن يُثبط عزيمة المشاركين فحسب، بل قد يُؤدي إلى خلق منافسة غير عادلة ويُؤثر على فرصكم في تحقيق أفضل النتائج.
٢. غيّر إجراءاتك بعد انتهاء الفعالية - التزم بها. على سبيل المثال، إذا أعلنتَ فوز العرض الرئيسي، فعليك الالتزام بوعدك ما لم يكن لدى ذلك المشارك عيوب واضحة. إذا كنتَ قلقًا بشأن السعر النهائي، فحدد عرض التأهيل بعناية أو اترك اختيار المشارك النهائي لتقديرك، أي اختيار المضيف.
3. السماح للمشاركين بالمزايدة بعد انتهاء الفعالية - فهذا يُرسي عملية عادلة وواضحة ومفتوحة للجميع. السماح للمشاركين بالمزايدة بعد انتهاء الفعالية يُسيء إلى مصداقيتك، وقد يؤثر على فعالياتك المستقبلية، ويُسيء إلى سمعة فعاليات التفاوض عبر الإنترنت.
٤. لا تدعو المشاركين لمجرد زيادة السيولة - تجنب دعوة من لا ترغب في منحهم العقد لمجرد زيادة المنافسة. فجميع عمليات تقديم العطاءات تستغرق وقتًا وتتطلب تحضيرًا، لذا يجب أن يقتصر المشاركة على من لديهم فرصة واقعية للفوز.
غير مسموح
1. التلاعب بالأسعار - التلاعب بالأسعار هو قيام المضيف بانتحال شخصية مزيفة أو استخدام طرف ثالث للتأثير على السعر النهائي، على سبيل المثال، عن طريق إنشاء حساب مشارك وتقديم عروض في مزاد بهدف خفض السعر. هذا أمر بالغ الخطورة ويُعتبر شكلاً من أشكال الاحتيال وجريمة جنائية. إذا اكتشفت منصة ماركت دوجو أن أحد المضيفين يمارس هذه الأنشطة، فسيتم إلغاء جميع صلاحيات الوصول إلى المنصة وإبلاغ السلطات المختصة.
٢. التضليل المتعمد - يُعدّ نشر أوصاف أو صور منتجات كاذبة أو مضللة مخالفًا للقانون. لا يجوز استخدام منصة Sourcing Dojo لتقديم أي معلومات معروفة بعدم صحتها بهدف الحصول على نتيجة أفضل بطريقة غير مشروعة. سيتم إلغاء صلاحية الوصول لأي مضيف يُشتبه في انتهاكه لهذه القاعدة أو يُثبت ذلك.