Auktionen sollten stets fair, transparent und gut organisiert ablaufen. Dieser Leitfaden erläutert die wichtigsten Faktoren, die Sie bei der Ausrichtung Ihrer Auktion beachten sollten, und bietet Ihnen das nötige Wissen und die Werkzeuge, um Ihren Lieferanten gegenüber Professionalität und Höflichkeit zu beweisen.
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1. Erstellen Sie eine klare Spezifikation – Bevor Sie ein Angebot in einer Online-Auktion abgeben, ist es entscheidend, dass Ihre Anforderungen vollständig verstanden und detailliert beschrieben sind. Eine klare Definition des Verhandlungsgegenstands stärkt Ihre Position und trägt dazu bei, das bestmögliche Ergebnis zu erzielen, da so sichergestellt wird, dass alle Parteien auf vergleichbarer Basis bieten.
2. Kennen Sie Ihre Teilnehmerzahlen (und versuchen Sie, diese zu erhöhen!) – Sourcing Dojo bietet drei Auktionsarten: Ranglisten-, Offene und Japanische Auktionen. Ranglisten- und Offene Auktionen basieren stark auf dem Wettbewerb zwischen den Teilnehmern, um Einsparungen zu erzielen, während dies bei japanischen Auktionen nicht der Fall ist. Es ist entscheidend für den Erfolg Ihrer Auktion, die Anzahl der Lieferanten zu kennen, die an Ihrer Auktion und an den einzelnen Losen teilnehmen können.
Unsere Erfahrung zeigt, dass die erfolgreichsten Ranglisten- und offenen Auktionen mindestens vier Teilnehmer haben. Wir haben aber auch schon sehr erfolgreiche Auktionen mit nur zwei Bietern erlebt – entscheidend ist hierbei, dass die Bieter großes Interesse am Geschäft haben und ähnliche Preisvorstellungen verfolgen. Bei diesen Auktionsarten gilt: Je mehr geeignete Teilnehmer Sie gewinnen, desto höher sind Ihre Chancen auf eine erfolgreiche Veranstaltung.
Japanische Auktionen eignen sich hingegen für kleinere Lieferantenzahlen oder wenn in einer Rang- oder offenen Auktion eine Interaktion zwischen den Bietern unwahrscheinlich ist, da die Gebote wahrscheinlich zu weit auseinanderliegen. Bei nur einem oder zwei Bietern ist eine japanische Auktion möglicherweise die beste Wahl. Sind mehrere Bieter vorhanden, die Preisvorstellungen aber voraussichtlich stark voneinander abweichen, empfiehlt sich die Durchführung von zwei oder mehr japanischen Auktionen mit unterschiedlichen Startpreisen.
Bevor Sie einen Auktionsplan endgültig festlegen, ist es wichtig, dass Sie wissen, wie viele Lieferanten bereit und in der Lage sind, ein Gebot abzugeben. Da mehr Lieferanten in der Regel auch größere Einsparungen bedeuten, empfehlen wir Ihnen außerdem, Ihr Bestes zu tun, um neue Lieferanten zu finden, falls die Zahlen zunächst niedrig erscheinen.
3. Nutzen Sie die Chance – dies ist eine klare Gelegenheit für die Teilnehmer, in einem vertraulichen und transparenten Umfeld Aufträge zu gewinnen, was ihnen zahlreiche Vorteile bietet. Stellen Sie die Chance in den Unterlagen und der Kommunikation klar dar, indem Sie auf zukünftige Geschäftsmöglichkeiten und ein faires Bieterverfahren hinweisen. Da E-Mails von den eingeladenen Teilnehmern mitunter als verdächtig wahrgenommen werden können, empfehlen wir Ihnen, im Anschluss telefonisch nachzufassen und etwaige Bedenken auszuräumen.
4. Gestalten Sie die Gelegenheit attraktiv – im Anschluss an den vorherigen Punkt ist es wichtig, dass die Gelegenheit ausreichend attraktiv ist. Ist das Geschäftsvolumen für die eingeladenen Teilnehmer zu gering, kann es schwierig werden, sie zu motivieren, was zu einer erfolglosen Veranstaltung führen kann. Nutzen Sie den Prozess, um Ihre Kategorie zu konsolidieren und zu rationalisieren und so die potenzielle Attraktivität zu steigern. Falls Ihr Budget die großen Marktteilnehmer nicht zum Mitmachen animiert, gibt es immer noch spezialisierte Anbieter oder lokale Vertriebsbüros, die Ihr Angebot schätzen würden.
5. Einfachheit ist Trumpf – aus Sicht der Teilnehmer kann die Teilnahme an einer Online-Auktion zeitaufwendig und stressig sein, wenn sie nicht optimal organisiert ist. Daher empfehlen wir Ihnen dringend, die Auktion so einfach wie möglich zu gestalten, indem Sie nicht zu viele Lose anbieten oder unnötige Komplikationen einbauen. Wenn Sie beispielsweise nur am Gesamtpreis interessiert sind, sollten Sie lediglich ein Los mit diesem Gesamtpreis anbieten und die Teilnehmer anschließend um eine detailliertere Preisaufschlüsselung bitten.
Generell raten wir von Auktionen mit Hunderten von Positionen ab, da dies die Teilnehmer verwirren und den bestmöglichen Preis verhindern kann. Daher empfehlen wir, Auktionen nach Möglichkeit zu konsolidieren. Sollte eine große Anzahl von Positionen unvermeidbar sein, können Sie Ihre Anforderungen in kleinere Auktionen mit überschaubareren Mengen aufteilen, um den Teilnehmern eine fokussierte Teilnahme zu ermöglichen.
6. Beziehen Sie Ihre internen Stakeholder in den Prozess ein – Auktionsprozesse sind transparent und nachvollziehbar. Gerade bei strategischen Beschaffungsmaßnahmen können viele Mitarbeiter im Unternehmen vom Ergebnis betroffen sein. Schwierigkeiten bei der Umsetzung der endgültigen Entscheidung sollten unbedingt vermieden werden. Um dies zu verhindern, empfiehlt es sich, Ihre internen Stakeholder frühzeitig einzubinden, um deren Ansichten zu erfahren und deren Vertrauen und Zustimmung zu gewinnen. So stellen Sie sicher, dass die Entscheidung auch von ihnen getragen wird und die Umsetzung des Endergebnisses erleichtert wird. Wir empfehlen außerdem dringend, die Live-Auktion mit Ihren Stakeholdern zu teilen. Dies ist eine hervorragende Möglichkeit, sie für den Prozess zu begeistern und ihnen die Einsparungen vor Augen zu führen!
7. Verlangen Sie von Lieferanten die Abgabe von Qualifikations-/Eröffnungsgeboten – eine gute Vorbereitung ist bei einer Auktion entscheidend. Um sicherzustellen, dass Sie die Beteiligungsbereitschaft Ihrer Lieferanten genau kennen und diese mit der Sourcing Dojo-Software vertraut sind, sollten Sie von jedem Lieferanten die Abgabe seiner Qualifikationsgebote rechtzeitig vor der Auktion verlangen.
Der Eingang qualifizierter Gebote ermöglicht es Ihnen, zu bestätigen, dass Sie über genügend Lieferanten verfügen, die auf jedes Los bieten können. Sollten Sie feststellen, dass dies nicht der Fall ist, haben Sie die Möglichkeit, die Losstruktur anzupassen oder gegebenenfalls weitere Lieferanten einzuladen. Zu diesem Zeitpunkt können Sie möglicherweise sogar Einsparungen identifizieren, bevor die Auktion überhaupt begonnen hat – das Auktionsergebnis ist dann das i-Tüpfelchen. Indem Sie die Teilnehmer verpflichten, ihre Gebote vor der Auktion abzugeben, können sie sich zudem an das Bieten in einer entspannteren Atmosphäre gewöhnen und gewinnen so mehr Sicherheit und Erfahrung im Auktionsprozess. Dies gibt Ihnen außerdem die Möglichkeit, fehlerhafte oder verdächtige Gebote zu korrigieren oder zu entfernen und die Teilnehmer rechtzeitig über die Fehler zu informieren.
Neben der Sicherstellung, dass Sie die Beteiligungsquoten kennen und die Lieferanten zufrieden sind, dient diese Phase des Prozesses als letzter Zeitpunkt, an dem die Teilnehmer vor Auktionsbeginn etwaige Fehler oder Unklarheiten in den Spezifikationen erkennen können. Wir empfehlen Ihnen, sich hier ausreichend Zeit zu nehmen, um auf das Feedback der Teilnehmer während des Bietprozesses einzugehen.
8. Realistische Zeitrahmen gewährleisten – Um den maximalen Erfolg der Auktion sicherzustellen, sollten die Zeiträume für den Prozess weder zu kurz sein, um die Teilnahmechancen nicht zu verringern, noch zu lang, um potenzielle Teilnehmer abzuschrecken. Üblicherweise beträgt die Dauer von der Benachrichtigung der Teilnehmer über die Auktion bis zu deren Durchführung zwei bis sechs Wochen.
9. Kommunikation ist entscheidend – klare und prägnante Kommunikation ist unerlässlich, um die Zufriedenheit und das Engagement aller Beteiligten zu gewährleisten und so optimale Ergebnisse zu erzielen. Der Ablauf, einschließlich der endgültigen Vergabe, sollte von Anfang an transparent und für alle nachvollziehbar sein. Kommunikation im Vorfeld der Auktion hält die Teilnehmer motiviert und engagiert, währenddessen beugt Missverständnissen vor und im Nachhinein sichert positives Feedback und maximale Beteiligung für Ihre nächste Auktion.
10. Sprechen Sie mit Ihrem bisherigen Auftragnehmer – wir empfehlen Ihnen, ihn frühzeitig in den Prozess einzubinden und Ihre Gründe für die Durchführung einer Auktion zu erläutern. Sie werden sich höchstwahrscheinlich seine aktive Beteiligung wünschen, seien Sie daher offen und ehrlich. Geben Sie ihm zusätzliche Möglichkeiten zur Teilnahme, indem Sie Aufträge einbeziehen, die bisher nicht zu seinem Portfolio gehören. Pflegen Sie Ihre Geschäftsbeziehung, indem Sie betonen, dass es sich um eine Unternehmensanforderung und nicht um Ihre eigene Idee handelt. Vermitteln Sie Ihrem bisherigen Auftragnehmer die Vorteile der Auktion, indem Sie ihm verdeutlichen, dass er aufgrund seiner bisherigen hervorragenden Leistungen und des hohen Mehrwerts für Ihr Unternehmen nichts zu befürchten hat. Indem Sie die Ausschreibung integer angehen, vermeiden Sie mögliche spätere Probleme.
11. Geben Sie faires Feedback – Offenheit und Ehrlichkeit tragen dazu bei, die Teilnehmer zufrieden zu stellen und die Wahrscheinlichkeit zu erhöhen, dass sie sich auch in Zukunft beteiligen.
12. Hören Sie auf Ihre Teilnehmer – potenzielle Käufer und Lieferanten verfügen über umfangreiche Erfahrung, die Sie berücksichtigen sollten. Bestimmte Fragen, die vor der Auktion gestellt werden, können zu Änderungen Ihrer Dokumentation, Spezifikationen, Serviceleistungen usw. führen, was letztendlich einen erfolgreicheren Abschluss zur Folge haben kann.
13. Denken Sie an die Auftragsvergabe – wir haben bereits besprochen, dass der Vergabeprozess klar und transparent sein sollte. Sie müssen auch alle weiteren Auswirkungen prüfen, wie z. B. die Umsetzung und die Zusammenarbeit mit dem Endbeteiligten, unabhängig davon, ob es sich um einen Liefer- oder Kaufvertrag handelt. Bei einem Liefervertrag sollten Sie alle Optionen, wie z. B. Möglichkeiten zur Wertanalyse, prüfen, die im Vertrag festgelegt werden könnten. Bei einem Kaufvertrag sollten Sie beispielsweise bedenken, wie sich die Zahlungsbedingungen auf die Liquidität auswirken.
14. Treffen Sie sich mit Ihren Wunschkandidaten – sowohl bei Vorwärts- als auch bei Rückwärtsauktionen empfehlen wir Ihnen, sich mit den Top-Kandidaten zu treffen. So stellen Sie sicher, dass die endgültige Auswahl auf einer tragfähigen Zusammenarbeit basiert. Wenn Sie dies beabsichtigen, kommunizieren Sie dies am besten vor Beginn des Prozesses. Dadurch wird den Kandidaten die Gewissheit gegeben, dass Sie nicht nur auf eine schnelle Vergabe basierend auf dem Preis aus sind. Dies gilt natürlich nicht in allen Fällen, da der Preis unter Umständen der alleinige Faktor sein kann.
15. Seien Sie ehrlich – als Veranstalter einer Auktion dürfen Sie kein Motiv haben, einen Teilnehmer zu bevorzugen, sondern sollten jedem Teilnehmer die Chance auf Erfolg geben. Teilnehmer sind nur dann bereit, an einer Auktion teilzunehmen, wenn sie einen Gewinn erwarten können. Ohne Teilnehmer findet keine Veranstaltung statt.
16. Lesen Sie auch unsere anderen Ratgeber – so stellen Sie einen professionellen Ablauf sicher, von der Auswahl der richtigen Kategorie bis hin zur Optimierung Ihrer Erfolgsaussichten.
Was man nicht tun sollte
1. Wichtige Details kurz vor einer Veranstaltung ändern – Wir verstehen, dass sich im Laufe des Ausschreibungsprozesses vieles ändern kann. Im Interesse aller Beteiligten empfehlen wir Ihnen jedoch dringend, in der Endphase vor einer Auktion keine wichtigen Details mehr zu ändern. Dies demotiviert nicht nur die Teilnehmer, sondern kann auch zu unfairen Wettbewerbsbedingungen führen und Ihre Chancen auf das beste Ergebnis beeinträchtigen.
2. Passen Sie Ihren Ablauf nach der Veranstaltung an – bleiben Sie aber dennoch Ihrem ursprünglichen Ablauf treu. Wenn Sie beispielsweise mitgeteilt haben, dass das höchste Gebot den Zuschlag erhält, müssen Sie zu Ihrem Wort stehen, es sei denn, der betreffende Teilnehmer weist nachweisbare Mängel auf. Sollten Sie sich Sorgen um den Endpreis machen, legen Sie Ihr Qualifikationsgebot sorgfältig fest oder überlassen Sie die Wahl des endgültigen Teilnehmers Ihrem Ermessen (z. B. „Wahl des Gastgebers“).
3. Lassen Sie die Teilnehmer erst nach der Veranstaltung bieten – Sie haben einen fairen, transparenten und für alle offenen Prozess initiiert. Wenn Sie die Teilnehmer erst nach der Veranstaltung bieten lassen, schadet das Ihrer Glaubwürdigkeit, kann sich negativ auf zukünftige Veranstaltungen auswirken und Online-Verhandlungsveranstaltungen einen schlechten Ruf einbringen.
4. Laden Sie Teilnehmer nur ein, um die Liquidität zu erhöhen – laden Sie keine Teilnehmer ein, denen Sie den Auftrag ohnehin nicht erteilen würden, nur um den Wettbewerb zu steigern. Jede Angebotsabgabe braucht Zeit und Vorbereitung, daher sollten nur Teilnehmer mit realistischen Gewinnchancen einbezogen werden.
Nicht erlaubt
1. Shilling – Beim Shilling gibt sich ein Veranstalter als jemand anderes aus oder nutzt Dritte, um den Endpreis zu beeinflussen, beispielsweise durch die Einrichtung eines Teilnehmerkontos und das Abgeben von Geboten in einer Auktion, um den Preis zu drücken. Dies ist ein schwerwiegender Verstoß und gilt als Betrug und Straftat. Sollte Market Dojo feststellen, dass ein Veranstalter solche Aktivitäten ausübt, wird ihm der Zugang zur Plattform gesperrt und die zuständigen Behörden werden benachrichtigt.
2. Vorsätzliche Irreführung – Das Veröffentlichen falscher oder irreführender Produktbeschreibungen oder -bilder ist illegal. Sourcing Dojo darf nicht dazu verwendet werden, wissentlich falsche Informationen bereitzustellen, um sich dadurch einen unrechtmäßigen Vorteil zu verschaffen. Jeder Gastgeber, der im Verdacht steht, gegen diese Regel verstoßen zu haben, wird gesperrt.