Las subastas siempre deben realizarse de forma justa, transparente y organizada. Esta guía describe los factores importantes que debe tener en cuenta al organizar su subasta y tiene como objetivo brindarle las herramientas y el conocimiento necesarios para demostrar profesionalismo y cortesía hacia sus proveedores.
Qué hacer
1. Cree una especificación clara : antes de presentar cualquier oferta en una subasta en línea, es muy importante que sus requisitos se comprendan completamente y estén especificados. Definir claramente lo que se está negociando fortalecerá su posición y ayudará a obtener el mejor resultado posible al garantizar que todas las partes pujen en igualdad de condiciones.
2. Conozca el número de participantes (¡e intente aumentarlo!) . Sourcing Dojo ofrece tres tipos de subasta: Clasificada, Abierta y Japonesa. Las subastas Clasificada y Abierta se basan en gran medida en la competencia entre los participantes para lograr ahorros, mientras que las Japonesas no. Es fundamental comprender la cantidad de proveedores que pueden pujar en su subasta y en cada lote específico para garantizar el éxito de la misma.
Nuestra experiencia nos indica que las subastas clasificadas y abiertas más exitosas cuentan con cuatro o más participantes. Sin embargo, también hemos visto subastas muy exitosas con solo dos postores; la clave reside en que estos postores estén realmente interesados en el negocio y ofrezcan precios similares. En este tipo de subastas, cuantos más participantes idóneos haya, mayores serán las probabilidades de éxito.
Por otro lado, las subastas japonesas se recomiendan para un número reducido de proveedores o cuando la interacción entre los postores sería improbable en una subasta clasificada o abierta, debido a la gran diferencia entre las ofertas. En escenarios con solo uno o dos postores, una subasta japonesa podría ser la más adecuada. Si hay más de un postor, pero los precios probablemente sean muy diferentes, conviene considerar la posibilidad de realizar dos o más subastas japonesas con precios de salida distintos.
Antes de finalizar un plan de subasta, es importante asegurarse de cuántos proveedores están dispuestos y capacitados para pujar, y dado que un mayor número de proveedores generalmente se traduce en mayores ahorros, también recomendamos que haga todo lo posible por identificar nuevos proveedores si las cifras iniciales parecen bajas.
3. Promocione la oportunidad : esta es una clara oportunidad para que los participantes consigan negocios en un entorno privado y transparente, lo que les ofrece numerosas ventajas. Recuerde destacar esta oportunidad en la documentación y la comunicación, ofreciéndoles posibilidades de negocios futuros y la posibilidad de participar en un proceso de licitación justo. Dado que un correo electrónico puede generar sospechas entre los participantes invitados, le recomendamos que haga un seguimiento con una llamada telefónica y aclare cualquier posible objeción.
4. Haga que la oportunidad sea atractiva : siguiendo con el punto anterior, es importante asegurarse de que la oportunidad sea suficientemente atractiva. Si el tamaño de la empresa es insignificante para los participantes invitados, puede resultar difícil motivarlos, lo que podría llevar a un evento fallido. El proceso puede servir como una oportunidad para consolidar y racionalizar su categoría con el fin de aumentar su atractivo potencial. Si el valor de su inversión no logra atraer a los grandes actores del mercado, siempre existen participantes más especializados u oficinas de ventas locales que valorarían su negocio.
5. Manténgalo simple : desde la perspectiva del participante, participar en una subasta en línea puede ser un proceso estresante y que requiere mucho tiempo si no se gestiona correctamente. Por ello, al configurar la subasta, le recomendamos encarecidamente que intente mantenerla simple, evitando incluir demasiados lotes o añadir complicaciones innecesarias. Por ejemplo, si lo que le interesa es el precio total, considere incluir solo un lote con ese precio y solicitar a los participantes que proporcionen un desglose de precios más detallado posteriormente.
En general, no recomendamos realizar una subasta con cientos de artículos, ya que esto puede confundir a los participantes e impedirle obtener el mejor precio posible. Por ello, recomendamos consolidar los artículos siempre que sea posible. Si no se puede evitar la necesidad de un gran número de artículos, puede considerar dividir sus requisitos en subastas más pequeñas con cantidades más manejables para que los participantes puedan concentrarse.
6. Involucre a sus partes interesadas internas en el proceso : el proceso de subasta es altamente visible y auditable. Especialmente en el caso de abastecimiento estratégico, muchas personas en la organización pueden verse afectadas por el resultado, y lo último que necesita es dificultad para implementar la decisión final. Para evitar esto, la mejor práctica recomienda involucrar a sus partes interesadas internas desde el principio del proceso para conocer sus puntos de vista y obtener su confianza y apoyo. Esto garantiza que cualquier conclusión también sea la suya y facilita la implementación del resultado final. También recomendamos compartir la subasta en vivo con sus partes interesadas, ya que es una excelente manera de entusiasmarlas con el proceso y permitirles ver cómo se acumulan los ahorros.
7. Exija a los proveedores que presenten ofertas de calificación/apertura : la preparación es clave al realizar una subasta. Una forma sencilla de asegurarse de comprender completamente los niveles de participación de sus proveedores y de que estos se sientan cómodos utilizando el software Sourcing Dojo es exigir a cada proveedor que presente sus ofertas de calificación con suficiente antelación a la subasta.
Recibir ofertas cualificadas le permitirá confirmar que cuenta con suficientes proveedores capaces de pujar por cada lote. Si descubre que no es así, tendrá la oportunidad de modificar la estructura de los lotes o invitar a más proveedores si fuera necesario. En este punto, incluso podría identificar ahorros antes de que comience la subasta, lo que significa que el resultado final será la guinda del pastel. Solicitar a los participantes que introduzcan sus ofertas antes de la subasta también les permite familiarizarse con el proceso en un entorno con menos presión de tiempo, lo que les brinda mayor confianza y conocimiento sobre cómo pujar durante la subasta. Esto también le permitirá corregir o eliminar cualquier oferta incorrecta o sospechosa, informando a los participantes con suficiente antelación sobre el error.
Además de garantizar que comprenda los niveles de participación y que los proveedores se sientan cómodos, esta etapa del proceso es el punto final donde los participantes pueden identificar cualquier error o falta de claridad en las especificaciones antes de que comience la subasta. Le recomendamos que se tome el tiempo suficiente para escuchar los comentarios de los participantes durante el proceso de licitación.
8. Establezca plazos realistas : para garantizar el máximo éxito de la subasta, los plazos no deben ser demasiado cortos, ya que reducirían las posibilidades de participación, pero tampoco tan largos como para desanimar a los participantes. Un plazo típico desde la notificación a los participantes sobre la subasta hasta su celebración es de 2 a 6 semanas.
9. Comunicación : una comunicación clara y concisa es fundamental para garantizar la satisfacción y participación de todos, lo que contribuye a obtener el mejor resultado. El proceso a seguir, incluyendo la adjudicación final, debe ser transparente y visible para todos desde el principio. La comunicación previa a la subasta asegurará la participación y motivación de los asistentes; durante la misma, evitará contratiempos; y posteriormente, garantizará una buena retroalimentación y la máxima participación en la próxima subasta.
10. Hable con su proveedor actual : le recomendamos que lo involucre desde el principio del proceso y le explique el motivo de la subasta. Probablemente querrá que participe activamente, así que sea abierto y honesto. Ofrézcale una oportunidad adicional para participar incluyendo negocios que actualmente no le corresponden. Mantenga la relación aclarando que se trata de un requisito de la empresa y no de una idea propia. Convénzalo de que el desafío es importante, sugiriéndole que, dado el excelente servicio y valor que ha brindado a su empresa en el pasado, no tiene nada que temer. Al abordar la licitación con integridad, evitará problemas que puedan surgir posteriormente.
11. Sea justo en sus comentarios : ser abierto y honesto ayudará a mantener contentos a los participantes y aumentará la probabilidad de que participen en el futuro.
12. Escuche a los participantes : los posibles compradores y proveedores poseen una gran experiencia que usted debe tener en cuenta. Ciertas preguntas planteadas antes de la subasta pueden dar lugar a cambios en su documentación, especificaciones, niveles de servicio, etc., lo que podría conducir a un resultado más satisfactorio.
13. Reflexione sobre la adjudicación del contrato : ya hemos comentado que el proceso de adjudicación debe ser claro y transparente. También deberá analizar todas las demás implicaciones, como la implementación y la capacidad de trabajar con el participante final, independientemente de si se trata de un contrato de suministro o de compra. En el caso de un contrato de suministro, recuerde examinar todas las opciones, como las oportunidades de optimización de costes, que podrían contemplarse en el contrato. Por ejemplo, en el caso de un contrato de compra, piense en cómo afectarán las condiciones de pago a la liquidez final.
14. Considere reunirse con los participantes preseleccionados : tanto para una subasta directa como inversa, le recomendamos reunirse con los participantes más destacados. Esto ayudará a asegurar que la selección final dé lugar a una relación viable. Si decide hacerlo, es conveniente comunicarlo antes de que comience el proceso, ya que esto tranquilizará a los participantes y les demostrará que no busca una adjudicación rápida basada únicamente en el precio. Obviamente, esto no aplica en todos los casos, donde el precio podría ser el único factor determinante.
15. Actúa con honestidad : al organizar una subasta, el anfitrión no debe tener ningún interés oculto en favorecer a un participante en particular, sino que debe estar genuinamente abierto a que todos tengan éxito. Los participantes solo se comprometerán con la subasta si sienten que pueden obtener algún beneficio. Sin participantes, no hay evento.
16. Lea nuestras otras guías : esto le ayudará a garantizar un proceso profesional, desde la elección de la categoría adecuada hasta la optimización de sus posibilidades de éxito.
No hacer
1. No modifique detalles importantes justo antes del evento : entendemos que pueden surgir imprevistos durante el proceso de licitación. Sin embargo, por el bien de todos, le recomendamos encarecidamente que evite modificar detalles importantes en las etapas finales de la subasta, ya que esto no solo desmotivará a los participantes, sino que también podría generar una competencia desleal y afectar sus posibilidades de obtener el mejor resultado.
2. Modifica tu proceso después del evento , pero mantente fiel a él. Por ejemplo, si has comunicado que la oferta principal es la ganadora, debes cumplir tu palabra a menos que el participante presente deficiencias demostrables. Si te preocupa el precio final, establece tu oferta de calificación con cuidado o deja la elección del participante final a tu criterio (por ejemplo, "Elección del anfitrión").
3. Permitir que los participantes presenten sus ofertas después del evento : así se inicia un proceso justo, claro y abierto a todos. Permitir que los participantes presenten sus ofertas después del evento perjudica su credibilidad, puede afectar sus eventos futuros y da mala fama a los eventos de negociación en línea.
4. No invite a participantes solo para aumentar la liquidez ; no invite a aquellos a quienes no estaría dispuesto a adjudicar el contrato, únicamente para incrementar la competencia. Toda licitación requiere tiempo y preparación, por lo que solo deben participar aquellos con posibilidades reales de ganar.
No permitido
1. Manipulación de precios : Esta práctica consiste en que un anfitrión suplante una identidad o utilice a un tercero para influir en el precio final, por ejemplo, creando una cuenta de participante y realizando pujas en una subasta para reducir el precio. Esto es muy grave y se considera fraude y delito. Si Market Dojo descubre que un anfitrión está realizando estas actividades, se le revocará el acceso a la plataforma y se notificará a las autoridades competentes.
2. Engaño deliberado : publicar descripciones o imágenes de productos falsas o engañosas es ilegal. Sourcing Dojo no debe utilizarse para proporcionar información que se sabe que es incorrecta con el fin de obtener un mejor resultado de forma fraudulenta. A cualquier anfitrión sospechoso de infringir esta norma se le revocará el acceso.