Comment puis-je informer mes participants du but de mon événement ?
Quel est le problème que vous rencontrez ?
Je crée un nouvel événement et je dois en informer les participants. Comment procéder et que dois-je ajouter ?
Solution
Lors de la création d'un nouvel événement, vous devez ajouter une description de l'événement afin que vos participants sachent à quoi il sert.
Ajout d'un résumé de l'événement :
Pour ajouter un résumé de l'événement, vous pouvez le faire ici :
Éléments à inclure dans votre briefing d'événement :
Lors de la création d'un événement d'approvisionnement électronique, il est essentiel de fournir un maximum d'informations dans votre briefing. Ce dernier sera envoyé aux fournisseurs avec l'invitation à votre événement ; c'est donc l'occasion idéale de faire une bonne première impression et d'inclure toutes les informations nécessaires à leur décision de participation.
En incluant toutes les informations nécessaires, vous êtes susceptible d'encourager l'engagement des fournisseurs et de les aider à maîtriser rapidement le processus d'approvisionnement électronique.
Les meilleurs cahiers des charges mettront en valeur l'opportunité tout en donnant aux fournisseurs des instructions claires sur la manière dont ils peuvent y participer.
Bien que chaque brief soit différent et unique à votre entreprise et à votre événement, notre expérience montre que si vous n'êtes pas tout à fait sûr de ce qu'il faut inclure, le format ci-dessous est un bon point de départ !
Introduction
Veuillez fournir une description de votre entreprise – celle-ci peut inclure tout ou partie des éléments suivants :
Que faites vous
Votre empreinte mondiale
Vos attentes en matière de revenus
Arguments de vente généraux expliquant pourquoi les fournisseurs devraient travailler avec vous.
Exigence
Incluez un résumé de ce que vous recherchez et pourquoi.
Il s'agit d'une description générale de ce que vous recherchez.
Fournissez suffisamment de détails pour encourager les participants à accepter votre invitation et à participer, mais les détails très précis peuvent venir plus tard.
Étapes clés / Processus
Veillez à informer vos fournisseurs de toutes les dates et activités importantes – cela peut inclure :
Dates limites de soumission des questionnaires
Dates limites pour la soumission des questions et la réception des réponses
dates limites de demande de prix
La date et l'heure de votre vente aux enchères
Surtout si vous organisez votre premier événement ou si vous travaillez avec de nouveaux fournisseurs qui ne connaissent pas l'outil, vous pouvez également fournir des détails supplémentaires sur le processus lui-même et détailler ce que le fournisseur devra faire à chaque étape.
Informations importantes
Enfin, vous devriez informer vos fournisseurs de toute autre information importante. Vous pouvez notamment leur communiquer tout ou partie des éléments suivants :
Ce que vous attendez d'un fournisseur
Ce dont ils ont besoin pour répondre à vos besoins et l'appel d'offres lui-même
Comment le processus de sélection peut fonctionner
Tous les facteurs susceptibles de les éliminer maintenant
Un aperçu de la manière dont les questions et réponses seront traitées
Explication du contenu que les fournisseurs peuvent trouver dans la bibliothèque de documents
Selon vos fournisseurs et votre relation avec eux, vous pouvez également inclure des liens vers un ou plusieurs de nos guides destinés aux participants afin de les aider tout au long du processus.
Contacts
Afin de centraliser toutes les informations relatives à votre événement, nous vous recommandons de gérer l'ensemble des communications via Market Dojo. Le briefing de l'événement est l'endroit idéal pour le préciser et indiquer aux prestataires qu'ils doivent vous contacter via l'onglet « Messages ».
N'oubliez pas que l'objectif du briefing de l'événement est d'impliquer vos fournisseurs et de leur fournir tous les outils nécessaires pour participer à votre événement d'approvisionnement électronique.
Les meilleurs cahiers des charges événementiels contiennent toutes les informations qu'un fournisseur pourrait souhaiter connaître sur les raisons et le déroulement de votre événement, ainsi que sur les avantages qu'il peut en retirer.
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