Nouvelle version - Refonte de l'interface utilisateur de la messagerie d'approvisionnement

Nouvelle version - Refonte de l'interface utilisateur de la messagerie d'approvisionnement

Nous sommes ravis d'annoncer une nouvelle interface pour le système de messagerie au sein de Sourcing.
Il peut être difficile de suivre toutes les communications que vous avez avec vos fournisseurs, et notre nouvelle interface, associée à un ensemble de fonctionnalités améliorées, offre aux utilisateurs une visibilité et un contrôle accrus.

Pour les hôtes

Messagerie de l'hôte aux participants
Lorsque vous accéderez pour la première fois à l'onglet Messages, un écran d'accueil vous indiquera qu'il n'y a aucun message en cours, ainsi que l'option « Composer un message ».

En cliquant, une fenêtre contextuelle apparaîtra, vous permettant de rédiger le corps du message et de sélectionner les personnes auxquelles vous souhaitez l'envoyer.
Pour vous permettre de trouver les bonnes personnes, des options de filtrage par défaut sont disponibles en fonction de l'avancement des candidatures, ainsi qu'une recherche en texte libre.
Une fois un ou plusieurs contacts ajoutés comme destinataires, cliquer sur « Envoyer le message » enverra l’e-mail à ces personnes, fermera la fenêtre contextuelle et affichera une mise à jour de l’interface utilisateur.
Un nouveau canal sera créé pour chaque fournisseur auquel le message a été envoyé, au lieu de l'affichage de messages groupés précédent.
Les collaborateurs des participants apparaîtront sous le même en-tête d'entreprise pour une meilleure visibilité. Si plusieurs personnes d'un même participant sont sélectionnées, des courriels seront envoyés à tous, mais un seul canal de communication sera créé.

Les canaux apparaissent dans le panneau de gauche avec le nom de l'entreprise, le contact principal et une icône indiquant les contacts supplémentaires ajoutés à la discussion.
En cliquant sur l'un de ces canaux, le message envoyé apparaîtra, ainsi que l'expéditeur, son rôle et l'heure.


Les messages suivants pourront ensuite être envoyés via la zone de texte située en bas du flux ; ceux-ci déclencheront également l'envoi d'e-mails aux participants concernés.
Les réponses des participants s'afficheront à gauche du flux et seront clairement identifiées comme provenant d'un utilisateur participant, aux côtés des messages des autres utilisateurs hôtes.

À tout moment, vous pouvez choisir l'option « Composer un message » en haut de la page pour créer un nouveau canal pour un fournisseur qui n'a pas encore été contacté, ou pour envoyer une mise à jour groupée.
Les mises à jour groupées envoyées de cette manière seront ajoutées aux flux existants pour les fournisseurs déjà contactés et créeront de nouveaux canaux pour ceux qui ne l'ont pas encore été.

Les utilisateurs peuvent cliquer sur Télécharger pour obtenir une transcription du flux consulté ou de tous les messages relatifs à l'événement.
De plus, il est possible de mettre des messages en favoris et de filtrer pour afficher les favoris, de marquer les chaînes comme lues ou non lues, de filtrer les chaînes non lues et de consulter uniquement les messages système à partir du système de filtrage supérieur.


Enfin, les utilisateurs peuvent également rechercher n'importe quelle chaîne de caractères dans leurs messages envoyés ou reçus.
Les messages contenant cette chaîne de caractères s'afficheront dans le panneau de gauche. En cliquant sur un message, celui-ci s'ouvrira dans le panneau de droite. La chaîne correspondante sera mise en surbrillance et le flux défilera automatiquement jusqu'à l'endroit pertinent dans la conversation.


Messagerie entre hôtes
Nous recommandons également de centraliser toutes les communications internes relatives à l'événement sur la plateforme, afin qu'elles puissent être facilement transmises si nécessaire, ou auditées rapidement.
Depuis la fenêtre contextuelle « Composer un message », le système d’onglets vous permet de passer en mode de messagerie « Hôte ».

Sur cet écran, vous pouvez rédiger votre message et trouver les personnes à contacter, soit en filtrant par rôle, soit en les recherchant personnellement.
En cliquant sur « Envoyer un message », ils recevront un e-mail dont le contenu s'affichera dans le flux.

Vous pouvez facilement visualiser les messages d'hôte à hôte grâce à la mise en évidence dans le système d'onglets.
Il n'y a pas de panneau latéral gauche pour la messagerie entre hôtes, car tous les messages sont visibles par tous les utilisateurs dans un seul flux.
Vos messages apparaîtront à droite, et les contributions des autres hôtes à gauche.

Vous pouvez également choisir d'envoyer un nouveau message en utilisant la zone de texte située sous le flux.
Veuillez noter que pour le moment, cela ne déclenchera pas l'envoi d'un e-mail, afin d'éviter l'envoi massif d'e-mails à toutes les personnes ayant un accès en lecture seule. Cependant, une fonctionnalité de balisage sera bientôt disponible pour permettre des notifications par e-mail ciblées.

Événements ouverts pendant la transition
Les nouveaux événements seront directement intégrés à la nouvelle structure d'interface utilisateur, mais les anciens événements devront être convertis de leur ancien format au nouveau.
En raison de certaines limitations liées à la date de création de l'événement, les anciens événements s'afficheront comme suit :
  1. Les messages individuels seront ajoutés à un canal spécifique à ce fournisseur.
  2. Les messages envoyés en masse, qui apparaissaient auparavant dans l'interface utilisateur comme envoyés à « plusieurs », auront désormais leur propre canal dédié.
    1. Le canal s'affichera sous le nom « Message de groupe » avec une icône au survol permettant d'afficher les contacts inclus.
    2. Les futurs messages groupés envoyés au même sous-ensemble de fournisseurs apparaîtront dans ce même canal.
  3. Les nouveaux messages envoyés à un groupe ou à des individus inexistants créeront de nouveaux canaux conformément à la nouvelle interface utilisateur.

Pour les participants

Conformément au système de messagerie entre hôtes, les participants verront tous les messages dans un seul flux, avec les indicateurs pour les messages envoyés par l'hôte, le participant et les messages auto-envoyés.

Ils peuvent également consulter rapidement les messages automatisés, par exemple ceux concernant les suspensions d'enchères, depuis l'onglet Système dédié.

Considérations relatives aux cas limites

Changement d'entreprise participante
Dans le cas où un utilisateur participant individuel est ajouté à un événement sous une entreprise participante, puis retiré de cette entreprise, pour être ensuite ajouté à nouveau sous une nouvelle entreprise :
  1. Aux hôtes et aux collaborateurs participants de la société d'origine :
    1. Tous les messages précédents s'afficheront comme avant, aucune information ne sera perdue
    2. Tout nouveau message envoyé par le participant déplacé apparaîtra dans son nouveau canal d'entreprise pour l'hôte et ne sera pas visible par ses anciens collaborateurs.
  2. Pour l'utilisateur participant déplacé :
    1. Les messages qu'ils recevaient auparavant de l'hôte ou qu'ils pouvaient consulter de la part de leurs collègues collaborateurs n'apparaîtront plus.
    2. Tous les messages qu'ils ont envoyés précédemment lorsqu'ils étaient inscrits à l'événement sous l'égide d'une autre entreprise seront visibles.
    3. Cela garantit qu'ils n'ont plus accès à aucune information potentiellement confidentielle, mais qu'ils peuvent toujours consulter leurs propres messages.

À suivre

Il nous reste encore une amélioration à implémenter pour la messagerie avant la fin du projet :
  1. Étiquetage des personnes dans les messages pour déclencher des e-mails