Az árveréseket mindig tisztességes, nyílt és szervezett módon kell lebonyolítani. Ez az útmutató felvázolja azokat a fontos tényezőket, amelyeket szem előtt kell tartania az aukciós rendezvény lebonyolításakor, és célja, hogy felvértezze Önt a beszállítói iránti professzionalizmus és udvariasság bizonyításához szükséges eszközökkel és ismeretekkel.
Tennivalók
1. Készítsen egyértelmű specifikációt – mielőtt bármilyen ajánlatot online aukcióra vinne, nagyon fontos, hogy a követelményeit teljes mértékben megértse és részletezze. A tárgyalás tárgyának egyértelmű meghatározása megerősíti pozícióját és segít a lehető legjobb eredmény elérésében azáltal, hogy biztosítja, hogy minden fél hasonló alapon licitáljon.
2. Ismerd a résztvevők számát (és próbáld meg növelni!) - A Sourcing Dojo háromféle aukciót kínál: rangsorolt, nyílt és japán. A rangsorolt és nyílt aukciók nagymértékben támaszkodnak a résztvevők közötti versenyre a megtakarítások elérése érdekében, míg a japán aukciók nem. Az aukción és egy adott tételre licitálni képes beszállítók számának ismerete elengedhetetlen az aukció sikeréhez.
Tapasztalataink azt mutatják, hogy a legsikeresebb rangsorolt és nyílt aukciós események 4 vagy több résztvevővel zajlanak. Láttunk azonban már nagyon sikeres aukciókat is, ahol mindössze két licitáló volt - a lényeg az, hogy a licitálóknak éhesnek kell lenniük az üzletre, és hasonló árakon kell működniük. Az ilyen típusú aukcióknál minél több alkalmas résztvevő van, annál nagyobb az esélye egy nagyszerű eseménynek.
A japán aukciók ezzel szemben kisebb beszállítói szám esetén ajánlottak, vagy ha a licitálók közötti interakció valószínűtlen egy rangsorolt vagy nyílt aukción, mivel az ajánlatok valószínűleg túl messze vannak egymástól. Olyan esetekben, amikor csak egy vagy két licitáló van, a japán aukció lehet a legmegfelelőbb. Ha egynél több licitáló van, de az árak valószínűleg nagyon eltérőek lesznek, érdemes lehet 2 vagy több japán aukciót lebonyolítani különböző induló árakkal.
Az aukciós terv véglegesítése előtt fontos, hogy megbizonyosodjon arról, hogy hány beszállító hajlandó és képes ajánlatot tenni, és mivel több beszállító általában nagyobb megtakarítást jelent, azt is javasoljuk, hogy tegyen meg mindent új beszállítók azonosítása érdekében, ha a számok kezdetben alacsonynak tűnnek.
3. Értékesítse a lehetőséget – ez egyértelmű lehetőség a résztvevők számára, hogy egy privát és átlátható környezetben szerezzenek üzletet, ami számos előnnyel jár számukra. Ne felejtse el eladni a lehetőséget a dokumentációban és a kommunikációban is, a jövőbeni üzleti lehetőségek és a tisztességes eljárás keretében történő ajánlattétel lehetőségeivel csábítva őket. Mivel egy e-mailt a meghívott résztvevők néha gyanúsnak találhatnak, azt javasoljuk, hogy ezt követően telefonhívással cáfolják meg a korábbi kifogásokat.
4. Tegye vonzóvá a lehetőséget – az előző pontból kiindulva fontos biztosítani, hogy a lehetőség kellően vonzó legyen. Ha a vállalkozás mérete elhanyagolható a meghívott résztvevők számára, akkor nehézségekbe ütközhet a motiválásuk, ami egy esemény sikertelenségéhez vezethet. A folyamat lehetőséget kínál a kategória konszolidálására és racionalizálására a potenciális vonzerő növelése érdekében. Ha a költési érték nem vonzza a nagy piaci szereplőket a versenybe, mindig vannak további niche résztvevők vagy helyi értékesítési irodák, akik értékelnék az Ön vállalkozását.
5. Tartsa egyszerűen – a résztvevők szempontjából az online aukciókon való részvétel időigényes és potenciálisan stresszes folyamat lehet, ha nem megfelelően kezelik. Ezért az aukció beállításakor határozottan javasoljuk, hogy tegyen meg mindent az egyszerűség megőrzése érdekében, ne tegyen túl sok tételt, és ne bonyolítsa feleslegesen magát az aukciót. Például, ha csak az aukción feltüntetett „teljes ár” érdekli, fontolja meg, hogy csak egyetlen „teljes árú” tételt vegyen fel magára az aukcióra, és kérje meg a résztvevőket, hogy utólag adjanak meg egy részletesebb árbontást.
Általánosságban elmondható, hogy nem javasoljuk több száz soros aukciók lebonyolítását, mivel ez összezavarhatja a résztvevőket, és megakadályozhatja a lehető legjobb ár elérését, ezért ahol lehetséges, az összevonást javasoljuk. Ahol a nagyszámú sor szükségessége elkerülhetetlen, érdemes lehet a követelményeket kisebb, kezelhetőbb összegű aukciókra bontani, hogy a résztvevők jobban tudjanak koncentrálni.
6. Vonja be a belső érdekelt feleket a folyamatba – az aukciós folyamat jól látható és ellenőrizhető. Különösen a stratégiaibb beszerzések esetében a szervezet számos tagját érintheti az eredmény, és az utolsó dolog, amire szüksége van, az a végső döntés végrehajtásának nehézsége. Ennek elkerülése érdekében a legjobb gyakorlat azt diktálja, hogy a belső érdekelt feleket a folyamat korai szakaszában vonja be, hogy meghallgassa a véleményüket, elnyerje bizalmukat és egyetértésüket. Ez biztosítja, hogy a következtetés is az övék legyen, és azt jelenti, hogy a végeredmény megvalósítása könnyebb lesz. Azt is határozottan javasoljuk, hogy ossza meg az élő aukciót az érdekelt feleivel, mivel ez nagyszerű módja annak, hogy felkeltse az érdeklődésüket a folyamat iránt, és lássa, hogyan halmozódnak fel a megtakarítások!
7. Kötelezze meg a beszállítókat minősítési/nyitó ajánlatok benyújtására – az előkészítés kulcsfontosságú az aukciók lebonyolításakor. Az egyik egyszerű módja annak, hogy teljes mértékben megértse a beszállítói részvételi szinteket, és hogy a beszállítók kényelmesen használják a Sourcing Dojo szoftvert, az, hogy minden beszállítótól megköveteli, hogy jóval az aukció előtt nyújtsa be minősítési ajánlatát.
A megfelelő ajánlatok beérkezése lehetővé teszi, hogy megerősítse, elegendő beszállítója van, akik képesek ajánlatot tenni az egyes tételekre – vagy ha kiderül, hogy nincs, akkor lehetősége van a tételszerkezet módosítására vagy további beszállítók meghívására, ha szükséges. Ezen a ponton akár megtakarításokat is felfedezhet az aukció kezdete előtt, ami azt jelenti, hogy az aukció eredménye csak hab a tortán. Az, hogy a résztvevőknek az aukció előtt kell ajánlatot tenniük, lehetővé teszi számukra, hogy megszokják a kevésbé időszorító környezetben való ajánlattételt, ami nagyobb önbizalmat és tudást ad nekik arról, hogyan kell licitálni magán az aukción. Ez lehetőséget ad arra is, hogy kijavítsa vagy eltávolítsa a helytelen vagy gyanús ajánlatokat, és időben tájékoztassa a résztvevő(ke)t arról, hogy hol hibáztak.
Amellett, hogy biztosítjuk a részvételi szintek megértését és a beszállítók elégedettségét, a folyamatnak ez a szakasza egy utolsó pont, ahol a résztvevők az aukció kezdete előtt azonosíthatják a specifikációban található hibákat vagy hiányosságokat. Javasoljuk, hogy szánjon elegendő időt arra, hogy meghallgassa a résztvevők visszajelzéseit a licitálás során.
8. Reális határidők betartása – az aukció maximális sikerének biztosítása érdekében a folyamat időtartama nem lehet túl rövid, hogy csökkentse a részvételi esélyeket, de nem lehet túl hosszú sem, hogy elriassza a résztvevőket. A résztvevők aukcióról való értesítésétől magáig az aukcióig jellemzően 2-6 hét telik el.
9. Kommunikáció – a világos és tömör kommunikáció nagyon fontos annak biztosításához, hogy minden fél elégedett és elkötelezett legyen, ami segít a legjobb eredmény elérésében. A követendő folyamatnak, beleértve a végső díj odaítélését is, kezdettől fogva nyíltnak és mindenki számára láthatónak kell lennie. Az aukció előtti kommunikáció biztosítja, hogy a résztvevők bevonódjanak és motiváltak maradjanak, az aukció alatti kommunikáció segít elkerülni a kellemetlenségeket, az utáni kommunikáció pedig biztosítja a jó visszajelzést és a maximális részvételt a következő aukción.
10. Beszéljen a jelenlegi partnerével – azt javasoljuk, hogy vonja be őt a folyamat korai szakaszában, és magyarázza el, miért aukciót alkalmaz. Valószínűleg azt szeretné, hogy a jelenlegi partnere is részt vegyen a folyamatban, ezért legyen nyitott és őszinte. Adjon neki plusz lehetőséget a részvételre olyan vállalkozások bevonásával, amelyek jelenleg nem az övék. Tartsa fenn a kapcsolatot azzal, hogy kijelenti, ez a vállalat követelménye, és nem a saját ötlete. Értse meg a kihívást a jelenlegi partnerével azzal, hogy azt sugallja, mivel a múltban ilyen kiváló szolgáltatást és értéket nyújtott a vállalatának, nincs mitől félnie. Azzal, hogy feddhetetlenül közelíti meg a pályázatot, kiküszöböli a későbbiekben felmerülő problémákat.
11. Légy korrekt a visszajelzésben – a nyitottság és az őszinteség segít abban, hogy a résztvevők elégedettek legyenek, és nagyobb valószínűséggel vesznek részt a jövőben is.
12. Hallgassa meg a résztvevőket – a potenciális vevők és beszállítók nagy tapasztalattal rendelkeznek, amelyet érdemes meghallgatnia. Az aukció előtt feltett bizonyos kérdések a dokumentáció, a specifikációk, a szolgáltatási szintek stb. módosításához vezethetnek, ami végső soron sikeresebb lezáráshoz vezethet.
13. Gondoljon a szerződés odaítélésére – már tárgyaltuk, hogy az odaítélés folyamatának egyértelműnek és előzetesnek kell lennie. Meg kell vizsgálnia az összes többi vonatkozást is, például a megvalósítást és a végső résztvevővel való együttműködés képességét, függetlenül attól, hogy szállításra vagy beszerzésre vonatkozó szerződésről van szó. Szállítási szerződés odaítélésekor ne felejtse el megvizsgálni az összes lehetőséget, például az értékmérnöki lehetőségeket, amelyeket a szerződésben rögzíthet. Például beszerzésre vonatkozó szerződés odaítélésekor gondolja át, hogy a fizetési feltételek hogyan befolyásolják a végső likviditást.
14. Fontolja meg a végső döntést hozó résztvevőkkel való találkozót – akár határidős, akár fordított aukció esetén azt javasoljuk, hogy fontolja meg a legjobb résztvevőkkel való találkozót. Ez segít biztosítani, hogy a végső döntés működőképes kapcsolatot eredményezzen. Ha ezt megteszi, érdemes ezt a folyamat megkezdése előtt közölni, mivel ez megnyugtatja a résztvevőket, hogy nem csak egy gyors, kizárólag az áron alapuló díjra törekszik. Ez nyilvánvalóan nem minden esetben alkalmazható, ahol az ár bizonyos esetekben lehet az egyetlen tényező.
15. Legyen őszinte szándék – amikor a Szervező egy aukciót lebonyolít, nem lehet alapvető célja egyetlen résztvevő túlsúlyba hozása, hanem őszintén nyitottnak kell lennie bármely résztvevő sikerére. A résztvevők csak akkor hajlandóak elköteleződni az aukció mellett, ha úgy érzik, hogy van mit nyerniük. A résztvevők nélkül nincs esemény.
16. Olvasd el a többi útmutatónkat is – ez segít biztosítani a professzionális folyamatot a megfelelő kategória kiválasztásától kezdve a siker esélyeinek optimalizálásáig.
Tiltott dolgok
1. Főbb részletek módosítása közvetlenül az esemény előtt – megértjük, hogy a házigazda a pályázati folyamat során bármi megváltozhat. Mindazonáltal mindenki érdekében határozottan javasoljuk, hogy az aukció előtti záró szakaszban kerülje a fontos részletek módosítását, mivel ez nemcsak a résztvevők motivációját veszíti el, hanem tisztességtelen versenyfeltételeket teremthet, és befolyásolhatja a legjobb eredmény elérésének esélyeit.
2. Az esemény után változtasd meg a folyamatodat – maradj hű a folyamatodhoz. Például, ha azt közölted, hogy a vezető ajánlattevő nyer, akkor tartanod kell magad a szavadhoz, kivéve, ha az adott résztvevőnek kimutatható hibái vannak. Ha aggódsz a végső ár miatt, akkor körültekintően állítsd be a minősítési ajánlatodat, vagy bízd a végső résztvevő kiválasztását a saját belátásodra, azaz a Host's Choice-ra.
3. Hagyd, hogy a résztvevők az esemény után licitálhassanak – ezzel egy tisztességes, mindenki számára világos és nyitott folyamatot indítottál el. Ha az esemény után engeded meg a résztvevőknek, hogy licitáljanak, az rombolja a hitelességedet, befolyásolhatja a jövőbeli eseményeidet, és rossz hírbe sodorhatja az online tárgyalási eseményeket.
4. Csak a likviditás növelése érdekében hívjon meg résztvevőket – ne hívjon meg olyanokat, akiknek nem lenne hajlandó odaítélni a szerződést a verseny növelése érdekében. Minden ajánlattétel időt vesz igénybe és előkészületeket igényel, ezért csak olyan résztvevőket szabad bevonni, akiknek reális esélyük van a nyerésre.
Nem engedélyezett
1. Shilling – a shilling az, amikor a Host hamis személyazonosságot ad ki, vagy harmadik felet használ fel a végső ár befolyásolására, például résztvevői fiók létrehozásával és licitálásokkal egy aukción az ár leszorítása érdekében. Ez nagyon súlyos bűncselekmény, és csalásnak, valamint bűncselekménynek minősül. Ha a Market Dojo felfedezi, hogy egy Host ilyen tevékenységeket folytat, akkor a platformhoz való összes hozzáférést visszavonja, és értesíti az illetékes hatóságokat.
2. Szándékos félrevezetés – a hamis vagy félrevezető termékleírások vagy képek közzététele illegális. A Sourcing Dojo nem használható fel olyan információk közlésére, amelyekről ismert, hogy helytelenek, a jobb eredmény meghamisítása céljából. Bármely olyan Host hozzáférését visszavonjuk, akit gyanúsítanak vagy megszeg ezen szabályt.