Perché vorresti rendere un evento sigillato?

Come e perché rendere un evento sigillato

In questo articolo analizzeremo cosa sono gli eventi sigillati e quando vengono utilizzati, esploreremo le differenze rispetto ai normali eventi di approvvigionamento, mostreremo come crearli in Market Dojo e offriremo alcuni suggerimenti aggiuntivi per lavorare con gli eventi sigillati.

Informazioni sulle offerte in busta chiusa

La procedura di gara a busta chiusa è un metodo di appalto in cui i partecipanti presentano le proprie offerte, ma queste sono visibili all'ente appaltante solo dopo la scadenza del termine per la presentazione e vengono poi aperte congiuntamente per la valutazione.

In alcuni casi, ad esempio nelle grandi gare d'appalto pubbliche, è consuetudine utilizzare procedure a busta chiusa per evitare il rischio di interferenze o influenze sulle offerte, favorendo un partecipante rispetto ad altri e, di conseguenza, non garantendo pari opportunità a tutti gli invitati.  

Eventi riservati nel Market Dojo

In Market Dojo, senza finalizzare un evento, l'organizzatore e i collaboratori possono visualizzare i progressi dei singoli partecipanti e accedere alle loro offerte e alla documentazione inviata una volta cliccato sul pulsante "Invia".

Tuttavia, quando si rende un evento privato, né l'organizzatore né i collaboratori potranno visualizzare i risultati dei questionari e/o delle richieste di offerta (RFQ) fino alla scadenza. In breve, nessun dettaglio relativo alla partecipazione di un soggetto sarà visibile prima della scadenza. Come organizzatore/collaboratore, l'unica opzione disponibile prima della scadenza sarà quella di consentire al partecipante di inviare nuovamente il questionario. Importante: non è prevista la possibilità di rispondere per conto terzi quando un evento è privato.

Una volta scaduto il termine, tutte le risposte al questionario, le offerte e i documenti caricati dai partecipanti saranno visibili. Dopo la scadenza, un host/collaboratore potrà accettare, rifiutare e/o valutare i questionari.

Importante: questa opzione non può essere modificata una volta che l'evento è stato pubblicato.

Come concludere un evento

Questa non è un'opzione predefinita, quindi per iniziare, il Superhost deve attivarla (se non l'ha già fatto) nel Pannello di amministrazione, alla voce Impostazioni di origine, come spiegato in questa guida .

Una volta abilitata questa opzione, durante la creazione di un nuovo evento, la troverai nella prima pagina, nella sezione "Descrizione":


Immagine 1: Opzione per secretare i risultati fino alla scadenza


Questa opzione si attiverà all'avvio dell'evento e non potrai visualizzare le risposte al questionario, le offerte o i documenti caricati fino alla scadenza per la presentazione.

La scheda Messaggi rimarrà comunque aperta, quindi potrai comunicare con i partecipanti anche in questa fase tramite la piattaforma.

Suggerimento utile

Negli eventi a risposta chiusa può essere molto utile attivare l'opzione che consente ai partecipanti di modificare la propria risposta prima della scadenza, che si trova in fondo alla pagina delle impostazioni di approvvigionamento:

Immagine 2: Opzione per consentire ai partecipanti di modificare le risposte prima della scadenza

Quando questa funzione è abilitata, i partecipanti possono apportare modifiche alle proprie risposte fino alla scadenza. Si tratta di un'opzione particolarmente utile per gli organizzatori di eventi a numero chiuso, in quanto evita di dover autorizzare singolarmente le richieste di ripresentazione da parte dei fornitori. Inoltre, poiché le risposte non sono visibili prima della scadenza, le modifiche apportate dai partecipanti non interferiranno con il processo.