オークションは常に公正かつ透明性のある、組織的な方法で運営されるべきです。このガイドでは、オークションイベントを開催する際に留意すべき重要な要素を概説し、サプライヤーに対してプロ意識と礼儀正しさを示すために必要なツールと知識を提供することを目的としています。
やるべきこと
1. 明確な仕様を作成する- オンラインオークションに入札する前に、要件を完全に理解し、仕様を明確にすることが非常に重要です。交渉内容を明確に定義することで、すべての参加者が同等の条件で入札できるようになり、自社の立場が強化され、最良の結果を得ることができます。
2. 参加者数を把握し、増加させるよう努めましょう！ - Sourcing Dojoでは、ランク付け型、オープン型、日本型という3種類のオークションを提供しています。ランク付け型とオープン型のオークションは、コスト削減を実現するために参加者間の競争を重視しますが、日本型オークションはそうではありません。オークションの成功を確実にするためには、オークション全体および特定のロットに対して入札できるサプライヤーの数を把握することが不可欠です。
私たちの経験から、最も成功するランク付け型オークションとオープンオークションは、4名以上の参加者で行われることが多いことがわかっています。しかし、わずか2名の入札者でも非常に成功したオークションも見てきました。重要なのは、入札者がビジネスに意欲的で、価格帯が近いことです。これらのオークション形式では、適切な参加者が多ければ多いほど、素晴らしいイベントになる可能性が高まります。
一方、日本式オークションは、サプライヤー数が少ない場合や、入札価格の差が大きすぎて順位付けオークションや公開オークションでは入札者間のやり取りが期待できない場合に推奨されます。入札者が1人か2人しかいない場合は、日本式オークションが最も適しているでしょう。入札者が複数いるものの、価格が大きく異なる可能性がある場合は、開始価格を設定した日本式オークションを2つ以上実施することを検討してください。
オークション計画を最終決定する前に、入札を希望し、入札可能なサプライヤーの数を把握することが重要です。サプライヤーの数が多いほど一般的にコスト削減につながるため、当初の数が少ないように見える場合は、新しいサプライヤーを見つけるよう最善を尽くすことをお勧めします。
3. 機会を売り込む- これは参加者にとって、非公開かつ透明性の高い環境でビジネスを獲得できる明確な機会であり、参加者に多くのメリットをもたらします。文書やコミュニケーションの中で、将来のビジネスの可能性や公正な入札プロセスへの参加を促すことで、この機会をしっかりと売り込むことを忘れないでください。招待された参加者はメールを不審に思う場合もあるため、電話でフォローアップし、初期の異議申し立てに対処することをお勧めします。
4. 機会を魅力的にする- 前述の点に続いて、機会が十分に魅力的であることを確認することが重要です。招待された参加者にとって企業の規模が小さすぎる場合、彼らのモチベーションを高めるのが難しくなり、イベントが失敗に終わる可能性があります。このプロセスは、潜在的な魅力を高めるために、自社のカテゴリーを統合し合理化する機会として活用できます。支出額が大手市場プレーヤーの競争を引き付けなかったとしても、あなたのビジネスを評価してくれるニッチな参加者や地元の営業所は常に存在します。
5. シンプルにしましょう― 参加者の視点からすると、オンラインオークションへの参加は、適切に管理されないと、時間的なプレッシャーやストレスの原因となる可能性があります。そのため、オークションを設定する際には、出品数を増やしすぎたり、オークション自体に不必要な複雑さを加えたりせず、できる限りシンプルにすることを強くお勧めします。例えば、オークションで提示される「合計価格」だけを重視する場合は、オークション自体には「合計価格」の出品を1つだけ含め、参加者には後からより詳細な価格内訳を提示してもらうことを検討してください。
一般的に、数百行もの入札項目を含むオークションは、参加者を混乱させ、最良の価格を得ることを妨げる可能性があるため、お勧めしません。そのため、可能な限り入札項目を統合することをお勧めします。多数の入札項目が必要となる場合は、参加者が集中できるよう、より管理しやすい規模の小規模なオークションに分割することを検討してください。
6. プロセスに社内関係者を参加させる– オークションプロセスは非常に透明性が高く、監査も可能です。特に戦略的な調達においては、組織内の多くの人々が結果の影響を受ける可能性があり、最終決定の実施に困難が生じることは避けたいところです。これを避けるため、ベストプラクティスでは、プロセスの早い段階で社内関係者を参加させ、意見を聞き、信頼と賛同を得ることが推奨されています。これにより、最終的な結論は関係者自身のものとなり、最終結果の実施が容易になります。また、オークションの様子を関係者と共有することを強くお勧めします。これは、関係者の関心を高め、コスト削減効果が積み重なっていく様子を実感してもらう絶好の機会です。
7. サプライヤーに資格審査／開始入札の提出を求める- オークションを実施する際には準備が重要です。サプライヤーの参加レベルを完全に把握し、サプライヤーがSourcing Dojoソフトウェアの使用に慣れていることを確認する簡単な方法の1つは、各サプライヤーにオークションのかなり前に資格審査入札を提出させることです。
質の低い入札を受け付けることで、各ロットに入札できるサプライヤーが十分いることを確認できます。もし不足していることが判明した場合は、ロット構成を変更したり、必要に応じてサプライヤーを追加したりする機会が得られます。この時点で、オークション開始前にコスト削減が実現できる可能性もあり、オークションの結果はまさに嬉しいサプライズとなります。また、参加者にオークション開始前に入札額を入力してもらうことで、時間的プレッシャーの少ない環境での入札に慣れてもらうことができ、オークション本番での入札方法に関する自信と知識を深めることができます。さらに、これにより、誤った入札や疑わしい入札を修正または削除し、参加者にどこで間違いがあったかを適切なタイミングで伝えることができます。
この段階は、参加者のレベルを把握し、サプライヤーが安心して入札に参加できることを確認するだけでなく、オークション開始前に参加者が仕様書の誤りや不明瞭な点を特定できる最終段階でもあります。入札プロセス中に参加者から寄せられるフィードバックに耳を傾ける十分な時間を確保することをお勧めします。
8．現実的な期間を設定する― オークションの成功を最大限に高めるためには、参加機会を狭めるほど短すぎてもいけませんし、参加者を遠ざけるほど長すぎてもいけません。オークション開催の通知からオークション当日までの一般的な期間は2～6週間です。
9. コミュニケーション– 明確かつ簡潔なコミュニケーションは、関係者全員が満足し、積極的に参加できるようにするために非常に重要です。そうすることで、最良の結果が得られます。最終的な賞品を含め、実施するプロセスは最初から全員に明確に示しておく必要があります。オークション前のコミュニケーションは参加者の関心とモチベーションを維持し、オークション中のコミュニケーションはトラブルを未然に防ぎ、オークション後のコミュニケーションは次回のオークションに向けて良いフィードバックと最大限の参加率を確保するのに役立ちます。
10. 現担当者と話し合う- プロセスの早い段階で現担当者を巻き込み、オークション方式を採用する理由を説明することをお勧めします。現担当者には積極的に関与してもらいたいと思うでしょうから、率直かつ誠実に対応しましょう。現在現担当者が担当していない業務を含めることで、参加の機会をさらに増やしましょう。これは会社の要件であり、あなた自身のアイデアではないことを伝えることで、良好な関係を維持しましょう。過去に貴社に素晴らしいサービスと価値を提供してきた現担当者には、何も恐れることはないだろうと示唆することで、この挑戦に魅力を感じてもらいましょう。誠実に入札に臨むことで、後々発生する可能性のある問題を回避できます。
11. フィードバックは公平に行いましょう。率直かつ誠実な対応は、参加者の満足度を高め、将来的にも参加してもらえる可能性を高めます。
12．参加者の声に耳を傾けましょう。潜在的な購入者や供給業者は豊富な経験を持っています。彼らの意見に耳を傾けるべきです。オークション前に寄せられた質問によっては、資料、仕様、サービスレベルなどに変更が生じ、最終的にはより円滑な取引につながる可能性があります。
13. 契約締結について検討する- 契約締結プロセスは明確かつ率直であるべきであることは既に述べました。供給契約か購入契約かにかかわらず、実施や最終参加者との連携能力など、その他の影響についても検討する必要があります。供給契約の場合は、契約に盛り込むことができるバリューエンジニアリングの機会など、あらゆる選択肢を検討することを忘れないでください。購入契約の場合は、支払条件が最終的な流動性にどのような影響を与えるかを検討してください。
14. 最終選考に残った参加者との面談を検討する- 順方向オークションでも逆方向オークションでも、上位の参加者との面談を検討することをお勧めします。これにより、最終選考で良好な関係を築くことができるでしょう。面談を行う場合は、プロセス開始前にその旨を伝えるのが賢明です。そうすることで、参加者はあなたが価格のみに基づいて迅速な落札を求めているのではないことを理解してくれるでしょう。もちろん、これはすべての状況に当てはまるわけではなく、場合によっては価格が唯一の決定要因となることもあります。
15．誠実な意図を持つこと― 主催者はオークションを進めるにあたり、特定の参加者を無理やり参加させようとするような意図があってはなりません。すべての参加者が成功できるよう、真摯な姿勢で臨むべきです。参加者は、何らかのメリットがあると感じた場合にのみ、オークションに参加しようとします。参加者がいなければ、イベントは成り立ちません。
16. 他のガイドも読んでください。適切なカテゴリーの選択から成功の可能性を最大限に高めるまで、プロフェッショナルなプロセスを確実に進めるのに役立ちます。
やってはいけないこと
1. イベント直前に重要な詳細を変更すること– 主催者が入札プロセスを進める中で、あらゆる変更が生じる可能性があることは理解しています。しかし、参加者全員の利益のために、オークション直前の最終段階で重要な詳細を変更することは極力避けることを強くお勧めします。参加者の意欲を削ぐだけでなく、不公平な競争環境を作り出し、最良の結果を得る機会を損なう可能性があるからです。
2. イベント後にプロセスを変更するのではなく、プロセスに忠実であり続けること。例えば、リード入札者が落札すると伝えた場合、その参加者に明らかな欠陥がない限り、その約束を守らなければなりません。最終価格が気になる場合は、資格入札額を慎重に設定するか、最終参加者の選択を主催者の裁量に委ねる（つまり、主催者選択とする）ようにしてください。
3. イベント後に参加者に入札させるのはやめましょう。あなたは公平で明確かつ誰にでも開かれたプロセスを開始したのですから。イベント後に参加者に入札させると、あなたの信頼性が損なわれ、今後のイベントにも悪影響を及ぼし、オンライン交渉イベントの評判を落とすことになります。
4. 流動性を高めるためだけに参加者を招待するべきではありません。競争を激化させるためだけに、実際に契約を締結する意思のない参加者を招待してはいけません。入札には時間と準備が必要なため、現実的に落札できる可能性のある参加者のみを招待するべきです。
許可されていません
1. シリング- シリングとは、ホストが偽の身元を装ったり、第三者を利用したりして最終価格に影響を与える行為です。例えば、参加者アカウントを作成してオークションに入札し、価格を引き下げる行為などがこれに該当します。これは非常に深刻な行為であり、詐欺行為および犯罪行為とみなされます。マーケットドージョは、ホストがこれらの行為を行っていることを発見した場合、プラットフォームへのアクセス権をすべて剥奪し、関係当局に通知します。
2. 故意の誤解を招く行為- 虚偽または誤解を招くような製品説明や画像を掲載することは違法です。Sourcing Dojoは、より良い結果を不正に得る目的で、誤りであることが分かっている情報を提供するために使用してはなりません。この規則に違反している疑いのある、または違反が確認されたホストは、アクセス権を取り消されます。