Waarom zou je een evenement willen verzegelen?

Hoe en waarom een evenement afgesloten moet worden

In dit artikel bespreken we wat sealed events zijn en wanneer ze worden gebruikt, onderzoeken we hoe ze verschillen van normale sourcing events, laten we zien hoe sealed events in Market Dojo kunnen worden aangemaakt en geven we enkele extra tips voor het werken met sealed events.

Over gesloten biedingen

Bij een aanbesteding met gesloten inschrijvingen dienen de deelnemers hun biedingen in, maar deze zijn pas na het verstrijken van de indieningstermijn zichtbaar voor de aanbestedende partij. Vervolgens worden alle biedingen gezamenlijk geopend en beoordeeld.

In sommige gevallen, bijvoorbeeld bij grote openbare aanbestedingen, is het gebruikelijk om besloten inschrijvingen te houden. Zo wordt voorkomen dat biedingen worden beïnvloed of gemanipuleerd, waardoor één deelnemer wordt bevoordeeld en alle genodigden gelijke kansen krijgen.  

Verzegelde evenementen in Market Dojo

In Market Dojo kunnen de host en medewerkers, zonder een evenement af te sluiten, de voortgang van de individuele deelnemers volgen en hun ingediende biedingen en documentatie inzien zodra ze op de knop 'Verzenden' klikken.

Wanneer u een evenement echter afsluit, ziet u als organisator noch uw medewerkers de resultaten van de vragenlijsten en/of offertes van het evenement totdat de deadline is verstreken. Kortom, geen van de details van een inzending van een deelnemer is zichtbaar vóór de deadline. Als organisator/medewerker is de enige optie die u vóór de deadline hebt, een deelnemer toestaan een vragenlijst opnieuw in te dienen. Belangrijk: Het is niet mogelijk om namens iemand anders antwoord te geven wanneer een evenement is afgesloten.

Zodra de deadline is verstreken, zijn alle antwoorden op de vragenlijst, biedingen en door de deelnemers geüploade documenten zichtbaar. Vanaf dat moment kan een host/collaborator de vragenlijsten accepteren, afwijzen en/of beoordelen.

Belangrijk: Deze optie kan niet meer worden gewijzigd zodra het evenement live is gegaan.

Hoe sluit je een evenement af?

Dit is geen standaardoptie. Om te beginnen moet de Superhost deze optie inschakelen (indien dit nog niet is gebeurd) in het beheerderspaneel, onder 'Sourcing Settings', zoals uitgelegd in deze handleiding .

Zodra deze optie is ingeschakeld, vindt u deze op de eerste pagina van een nieuw evenement onder het gedeelte 'Beschrijving':


Afbeelding 1: Optie om de resultaten tot de deadline te verzegelen.


Deze optie wordt geactiveerd zodra het evenement van start gaat. U kunt geen antwoorden op de vragenlijst, biedingen of geüploade documenten bekijken tot de uiterste inleverdatum.

Het tabblad 'Berichten' blijft echter open, zodat u ook in deze fase via het platform met de deelnemers kunt communiceren.

Handige tip

Bij gesloten evenementen kan het erg handig zijn om de optie in te schakelen waarmee deelnemers hun antwoord vóór de deadline kunnen bewerken. Deze optie vindt u onderaan de pagina met broninstellingen.

Afbeelding 2: Optie om deelnemers de mogelijkheid te geven antwoorden te bewerken vóór de deadline.

Wanneer deze functie is ingeschakeld, kunnen deelnemers tot de deadline wijzigingen aanbrengen in hun inzendingen. Dit is met name handig voor organisatoren van besloten evenementen, omdat ze leveranciers dan niet per geval opnieuw hoeven toe te staan. Omdat de antwoorden vóór de deadline niet zichtbaar zijn, zullen wijzigingen in de antwoorden van deelnemers het proces niet verstoren.



    • Related Articles

    • Problemen oplossen met verzegelde evenementen

      Waarom kan ik mijn evenement niet afsluiten? De mogelijkheid om een evenement te verzegelen wordt verleend door de Super Host van uw account. Als u deze optie niet ziet in het tabblad Instellingen en u deze wel nodig hebt, neem dan contact op met uw ...

    • Hoe voeg ik een vragenlijst toe?

      Wat is het probleem waar je tegenaan loopt? Ik wil een vragenlijst toevoegen of aanmaken binnen een sourcing-evenement. Hoe doe ik dat? Oplossing Er zijn verschillende manieren om een vragenlijst toe te voegen aan of te maken voor een ...

    • Hoe stel ik een vragenlijst op?

      Wat is het probleem waar je tegenaan loopt? Ik heb een vragenlijst aan mijn evenement toegevoegd en wil deze graag gaan opbouwen. Hoe doe ik dat? Oplossing Een vragenlijst opstellen Zodra je hebt geselecteerd om een vragenlijst toe te voegen, klik je ...

    • Waarom zou je vragenlijsten gebruiken tijdens je evenement?

      Vragenlijsten zijn een uitstekend hulpmiddel om op een georganiseerde en gestructureerde manier informatie van uw leveranciers te verzamelen. Ze vormen de kern van informatieaanvragen, maar kunnen ook zeer nuttig zijn bij andere soorten ...

    • Hoe maak ik een evenement aan?

      Wat is het probleem waar je tegenaan loopt? Ik wil graag een evenement aanmaken. Hoe doe ik dat? Oplossing Om een evenement aan te maken, moet u eerst inloggen bij Market Dojo en naar de module 'Sourcing' navigeren door op het vervolgkeuzemenu ...