Een prekwalificatievragenlijst is een type vragenlijst dat u aanmaakt voor uw sourcing-evenement in Market Dojo. Als uw evenement een prekwalificatievragenlijst heeft, fungeert deze als toegangspoort tot de rest van uw evenement: de deelnemers moeten deze vragenlijst eerst invullen en kunnen pas verdergaan met het indieningsproces nadat de organisator hun antwoorden heeft goedgekeurd.

Dit betekent dat de deelnemers, zolang ze zich in de prekwalificatiefase van uw evenement bevinden, geen toegang hebben tot de rest van het evenement, dat wil zeggen dat ze de andere vragenlijsten, offerteaanvragen of geüploade documenten niet kunnen zien*.

Illustratie 1: Dit is wat de deelnemers zien tijdens een evenement met een voorselectievragenlijst. De andere onderdelen van het evenement zijn op dit moment niet zichtbaar.
Hoewel het tabblad 'Documenten' ook in dit stadium toegankelijk blijft, zijn de documenten daarin verborgen.

Illustratie 2: Zodra de prekwalificatievragenlijst is ingevuld en de organisator de antwoorden heeft geaccepteerd, kunnen de deelnemers de rest van het evenement bekijken en verdergaan met de inzending.

Wanneer een prekwalificatievragenlijst te gebruiken?

Aangezien de prekwalificatievragenlijst de eerste hindernis vormt voor uw evenement, kunt u hier vragen toevoegen die deelnemers moeten beantwoorden of invullen voordat ze verder kunnen gaan met het inschrijfproces en toegang krijgen tot de rest van de informatie die tijdens het evenement wordt gedeeld.

Als u leveranciers uitnodigt waarmee u nog niet eerder hebt samengewerkt en u een selectieprocedure wilt uitvoeren voordat ze volledig aan uw evenement kunnen deelnemen, kunt u deze voorselectie doen met behulp van een prekwalificatievragenlijst. Vervolgens kunt u hun antwoorden evalueren en alleen degenen toelaten die antwoorden hebben gegeven die aan uw verwachtingen voldoen.

Als het bijvoorbeeld vereist is dat deelnemers een geheimhoudingsverklaring (NDA) ondertekenen en/of uw algemene voorwaarden accepteren voordat ze toegang krijgen tot de biedingsdocumentatie, kunt u deze verzoeken in deze fase als vragen formuleren (bijvoorbeeld een ja/nee-vraag om te bevestigen of ze uw algemene voorwaarden accepteren, of een vraag over het uploaden van documenten waarbij ze een ondertekende kopie van uw geheimhoudingsverklaring moeten uploaden).

*Belangrijk: Tijdens de prekwalificatiefase hebben deelnemers standaard geen toegang tot de bestanden die zijn geüpload naar het tabblad Documenten . Als u bepaalde documenten in deze fase al met hen wilt delen, selecteer dan de optie 'Toevoegen aan uitnodiging' wanneer u ze uploadt voor uw evenement.