Veilingen moeten altijd eerlijk, open en georganiseerd verlopen. Deze handleiding beschrijft de belangrijke factoren waarmee u rekening moet houden bij het organiseren van uw veiling en biedt u de tools en kennis die u nodig hebt om professionaliteit en hoffelijkheid jegens uw leveranciers te tonen.
Wat je wel moet doen
1. Stel een duidelijke specificatie op - voordat u een offerte indient voor een online veiling, is het van groot belang dat uw eisen volledig worden begrepen en gespecificeerd. Door duidelijk te definiëren waarover wordt onderhandeld, versterkt u uw onderhandelingspositie en helpt u het best mogelijke resultaat te behalen, omdat alle partijen op basis van gelijkwaardige voorwaarden bieden.
2. Ken het aantal deelnemers (en probeer dit te verhogen!) - Sourcing Dojo biedt drie soorten veilingen: gerangschikt, open en Japans. Bij gerangschikte en open veilingen is de concurrentie tussen deelnemers cruciaal voor het behalen van besparingen, terwijl dit bij Japanse veilingen niet het geval is. Inzicht in het aantal leveranciers dat kan bieden op uw veiling en op een specifiek kavel is essentieel voor het succes ervan.
Onze ervaring leert dat de meest succesvolle veilingen met een rangschikking of open veiling vier of meer deelnemers tellen. We hebben echter ook zeer succesvolle veilingen gezien met slechts twee bieders – de sleutel hier is dat de bieders enthousiast zijn over de onderneming en vergelijkbare prijzen hanteren. Bij dit soort veilingen geldt: hoe meer geschikte deelnemers, hoe groter de kans op een succesvolle veiling.
Japanse veilingen worden daarentegen aanbevolen voor kleinere aantallen leveranciers of wanneer interactie tussen de bieders onwaarschijnlijk is in een open veiling met biedingen in rangorde, omdat de biedingen waarschijnlijk te ver uit elkaar liggen. In scenario's met slechts één of twee bieders is een Japanse veiling wellicht het meest geschikt. Wanneer er meer dan één bieder is, maar de prijzen waarschijnlijk sterk zullen verschillen, kunt u overwegen om twee of meer Japanse veilingen met verschillende startprijzen te organiseren.
Voordat u een veilingplan definitief vastlegt, is het belangrijk dat u weet hoeveel leveranciers bereid en in staat zijn om een bod uit te brengen. Omdat meer leveranciers over het algemeen meer besparingen betekenen, raden we u aan om uw best te doen nieuwe leveranciers te vinden als het aantal in eerste instantie laag lijkt.
3. Verkoop de kans - dit is een duidelijke kans voor deelnemers om opdrachten binnen te halen in een besloten en transparante omgeving, wat hen talrijke voordelen biedt. Vergeet niet om de kans te verkopen in de documentatie en communicatie door hen te verleiden met mogelijkheden voor toekomstige opdrachten en een eerlijke biedprocedure. Omdat een e-mail soms als verdacht kan worden ervaren door de uitgenodigde deelnemers, raden we aan om na de e-mail telefonisch contact op te nemen en eventuele bezwaren direct te weerleggen.
4. Maak de kans aantrekkelijk - in aansluiting op het vorige punt is het belangrijk ervoor te zorgen dat de kans voldoende aantrekkelijk is. Als de omvang van de bedrijven onbeduidend is voor de uitgenodigde deelnemers, kan het lastig zijn om ze te motiveren, wat kan leiden tot een mislukt evenement. Het proces kan worden gebruikt als een kans om uw categorie te consolideren en te rationaliseren om de potentiële aantrekkingskracht te vergroten. Als uw bestedingswaarde de grote marktpartijen niet aantrekt, zijn er altijd meer nichespelers of lokale verkoopkantoren die uw bedrijf wel zouden waarderen.
5. Houd het simpel - vanuit het perspectief van de deelnemer kan deelname aan een online veiling een tijdrovend en potentieel stressvol proces zijn als het niet goed wordt beheerd. Daarom raden we u ten zeerste aan om bij het opzetten van de veiling alles zo eenvoudig mogelijk te houden door niet te veel kavels op te nemen en geen onnodige complicaties toe te voegen. Als u bijvoorbeeld alleen geïnteresseerd bent in de 'totale prijs' die in de veiling wordt genoemd, overweeg dan om slechts één kavel met een 'totale prijs' op te nemen en de deelnemers achteraf te vragen een meer gedetailleerde prijsopgave te verstrekken.
Over het algemeen raden we af om een veiling met honderden regels te houden, omdat dit deelnemers waarschijnlijk in verwarring brengt en voorkomt dat u de best mogelijke prijs behaalt. Daarom adviseren we om waar mogelijk te consolideren. Als een groot aantal regels onvermijdelijk is, kunt u overwegen uw behoeften op te splitsen in kleinere veilingen met een beter beheersbaar aantal regels, zodat deelnemers zich beter kunnen concentreren.
6. Betrek uw interne stakeholders bij het proces - het veilingproces is zeer transparant en controleerbaar. Vooral bij strategische inkoop kunnen veel mensen binnen de organisatie door de uitkomst worden beïnvloed en is het laatste wat u wilt problemen bij de implementatie van de uiteindelijke beslissing. Om dit te voorkomen, is het raadzaam om uw interne stakeholders vroegtijdig bij het proces te betrekken om hun standpunten te horen en hun vertrouwen en draagvlak te winnen. Dit zorgt ervoor dat elke conclusie ook door hen wordt onderschreven en dat de implementatie van het eindresultaat eenvoudiger verloopt. We raden u ook ten zeerste aan om de live veiling met uw stakeholders te delen. Dit is een uitstekende manier om hen enthousiast te maken voor het proces en hen de besparingen te laten zien!
7. Eis van leveranciers dat ze kwalificatie-/openingsbiedingen indienen - voorbereiding is essentieel bij het organiseren van een veiling. Een eenvoudige manier om ervoor te zorgen dat u de mate van deelname van uw leveranciers volledig in kaart hebt gebracht en dat leveranciers vertrouwd zijn met het gebruik van de Sourcing Dojo-software, is door van elke leverancier te eisen dat ze hun kwalificatiebiedingen ruim voor de veiling indienen.
Door gekwalificeerde biedingen te ontvangen, kunt u controleren of u voldoende leveranciers heeft die op elk kavel kunnen bieden. Mocht dit niet het geval zijn, dan kunt u de kavelstructuur aanpassen of, indien nodig, meer leveranciers uitnodigen. Op dit punt kunt u mogelijk zelfs al besparingen realiseren voordat de veiling is begonnen, waardoor het veilingresultaat de kers op de taart is. Door deelnemers te vragen hun biedingen vóór de veiling in te dienen, kunnen ze wennen aan het bieden in een minder tijdsgebonden omgeving, waardoor ze meer zelfvertrouwen en kennis krijgen over hoe ze tijdens de veiling zelf moeten bieden. Dit geeft u ook de mogelijkheid om onjuiste of verdachte biedingen te corrigeren of te verwijderen en de deelnemer(s) tijdig te informeren over waar het mis is gegaan.
Naast het inzichtelijk maken van de deelnamepercentages en het controleren of leveranciers zich op hun gemak voelen, is deze fase van het proces het laatste moment waarop deelnemers eventuele fouten of onduidelijkheden in de specificaties kunnen signaleren voordat de veiling begint. We raden u aan om hier voldoende tijd voor te nemen om te luisteren naar de feedback van deelnemers tijdens het biedingsproces.
8. Zorg voor realistische tijdschema's - om het succes van de veiling te maximaliseren, mogen de tijdschema's voor het proces niet te kort zijn, zodat de kans op deelname niet te klein wordt, maar ook niet zo lang dat potentiële deelnemers worden afgeschrikt. Een typische duur tussen de kennisgeving aan de deelnemers dat er een veiling zal plaatsvinden en de veiling zelf is 2 tot 6 weken.
9. Communicatie - Duidelijke en bondige communicatie is essentieel om ervoor te zorgen dat alle partijen tevreden en betrokken zijn, wat bijdraagt aan het behalen van het beste resultaat. Het te volgen proces, inclusief de uiteindelijke toekenning, moet vanaf het begin transparant en duidelijk zijn voor iedereen. Communicatie voorafgaand aan de veiling zorgt ervoor dat deelnemers betrokken en gemotiveerd blijven, communicatie tijdens de veiling helpt onenigheid te voorkomen en communicatie na afloop zorgt voor goede feedback en maximale deelname aan uw volgende veiling.
10. Ga in gesprek met uw huidige leverancier - we raden u aan uw huidige leverancier vroegtijdig bij het proces te betrekken en uit te leggen waarom u een veiling wilt gebruiken. U wilt waarschijnlijk dat uw huidige leverancier betrokken is en actief deelneemt, dus wees open en eerlijk. Geef hen een extra kans om deel te nemen door ook opdrachten van andere leveranciers te overwegen. Behoud de goede relatie door te benadrukken dat dit een vereiste van het bedrijf is en niet uw eigen idee. Overtuig uw huidige leverancier van de uitdaging door te suggereren dat ze, gezien hun uitstekende service en toegevoegde waarde in het verleden, niets te vrezen hebben. Door de aanbesteding integer te benaderen, voorkomt u problemen die zich later kunnen voordoen.
11. Wees eerlijk in je feedback - open en eerlijk zijn helpt deelnemers tevreden te houden en vergroot de kans dat ze in de toekomst weer betrokken zullen zijn.
12. Luister naar uw deelnemers - potentiële kopers en leveranciers beschikken over veel ervaring waar u naar moet luisteren. Bepaalde vragen die voorafgaand aan de veiling worden gesteld, kunnen leiden tot wijzigingen in uw documentatie, specificaties, serviceniveaus enzovoort, wat uiteindelijk kan leiden tot een succesvollere afloop.
13. Denk na over de gunning van het contract - we hebben al besproken dat het gunningsproces duidelijk en transparant moet zijn. U moet ook alle andere implicaties onderzoeken, zoals de implementatie en de mogelijkheid om met de uiteindelijke deelnemer samen te werken, ongeacht of het een leverings- of inkoopcontract betreft. Bij een leveringscontract moet u alle opties bekijken, zoals mogelijkheden voor waardeoptimalisatie, die in het contract kunnen worden opgenomen. Denk bij een inkoopcontract bijvoorbeeld na over de invloed van de betalingsvoorwaarden op de uiteindelijke liquiditeit.
14. Overweeg om de deelnemers van uw uiteindelijke keuze te ontmoeten - zowel bij een voorwaartse als een omgekeerde veiling raden wij u aan om met de beste deelnemers in gesprek te gaan. Dit helpt ervoor te zorgen dat de uiteindelijke keuze een werkbare relatie oplevert. Als u dit wilt doen, is het verstandig om dit vóór de start van het proces te communiceren. Dit stelt de deelnemers gerust dat u niet alleen op zoek bent naar een snelle gunning op basis van de prijs. Dit is uiteraard niet in alle gevallen van toepassing; in sommige gevallen kan de prijs de enige factor zijn.
15. Wees oprecht van aard - als organisator van een veiling mag er geen verborgen motief zijn om één deelnemer te bevoordelen, maar moet er oprecht ruimte zijn voor succes voor elke deelnemer. Deelnemers zullen zich alleen aan een veiling verbinden als ze het gevoel hebben dat er iets te winnen valt. Zonder deelnemers is er geen evenement.
16. Lees onze andere handleidingen - dit helpt u een professioneel proces te garanderen, van het kiezen van de juiste categorie tot het optimaliseren van uw kansen op succes.
Wat je niet moet doen
1. Wijzig belangrijke details vlak voor een evenement - we begrijpen dat er van alles kan veranderen tijdens het aanbestedingsproces. In ieders belang raden we echter ten zeerste aan om te proberen belangrijke details in de slotfase van een veiling niet te wijzigen. Dit zal niet alleen uw deelnemers demotiveren, maar het kan ook een oneerlijke concurrentiepositie creëren en uw kansen op het beste resultaat verkleinen.
2. Pas je proces na afloop aan - blijf trouw aan je proces. Als je bijvoorbeeld hebt aangegeven dat het hoogste bod wint, moet je je daaraan houden, tenzij die deelnemer aantoonbare tekortkomingen heeft. Als je je zorgen maakt over de uiteindelijke prijs, stel dan je kwalificatiebod zorgvuldig vast of laat de keuze van de uiteindelijke deelnemer aan jou over, bijvoorbeeld: keuze van de organisator.
3. Laat deelnemers na afloop van het evenement bieden - u hebt een eerlijk proces opgestart dat duidelijk en voor iedereen toegankelijk is. Deelnemers na afloop laten bieden schaadt uw geloofwaardigheid, kan uw toekomstige evenementen beïnvloeden en geeft online onderhandelingsevenementen een slechte naam.
4. Nodig geen deelnemers uit om de liquiditeit te vergroten - nodig geen deelnemers uit aan wie u het contract niet zou willen toekennen, alleen maar om de concurrentie te verhogen. Bieden kost tijd en vereist voorbereiding, dus betrek alleen deelnemers die een realistische kans hebben om te winnen.
Niet toegestaan
1. Shilling - Bij shilling neemt een host een valse identiteit aan of gebruikt een derde partij om de uiteindelijke prijs te beïnvloeden, bijvoorbeeld door een deelnemersaccount aan te maken en biedingen te plaatsen in een veiling om de prijs te drukken. Dit is zeer ernstig en wordt beschouwd als een vorm van fraude en een strafbaar feit. Als Market Dojo ontdekt dat een host zich met deze activiteiten bezighoudt, wordt alle toegang tot het platform ingetrokken en worden de relevante autoriteiten op de hoogte gesteld.
2. Opzettelijke misleiding - het plaatsen van valse of misleidende productbeschrijvingen of afbeeldingen is illegaal. Sourcing Dojo mag niet worden gebruikt om informatie te verstrekken waarvan bekend is dat deze onjuist is, met als doel om op oneerlijke wijze een beter resultaat te behalen. Elke host die verdacht wordt van of schuldig bevonden wordt aan een overtreding van deze regel, zal zijn toegang worden ontzegd.