Kwestionariusze to doskonałe narzędzie do zbierania informacji od dostawców w sposób uporządkowany i o jasno określonej strukturze. Stanowią one centralny element zapytań ofertowych, ale mogą być również bardzo przydatne w innych rodzajach zakupów. W tym artykule omówimy, czym są kwestionariusze, jakie rodzaje danych możemy zbierać za ich pomocą, a także omówimy kilka przypadków użycia.

Czym jest ankieta w Market Dojo

Kwestionariusz to zestaw pytań, zazwyczaj mających jeden cel i/lub dotyczących jednego tematu. Celem może być na przykład zebranie kluczowych informacji o firmie od dostawców, ale można również utworzyć zestaw pytań, aby poznać różne usługi logistyczne oferowane przez uczestników.

W zależności od liczby pytań, które chcesz zadać i rodzaju tematów, które planujesz poruszyć, możesz utworzyć jeden kwestionariusz ze wszystkimi pytaniami, jeden kwestionariusz z pytaniami uporządkowanymi w różnych sekcjach lub kilka kwestionariuszy, które będą wyświetlane na różnych kartach w ramach wydarzenia sourcingowego. Wybierz sposób, który najlepiej pasuje do logiki gromadzenia informacji, ale staraj się również uwzględnić perspektywę uczestników.

Obraz 1: Przykładowy kwestionariusz

Zbierając informacje za pomocą kwestionariuszy, możesz przeglądać odpowiedzi uczestników obok siebie, w tej samej strukturze, co ułatwia przeglądanie, ocenę i punktowanie odpowiedzi. W razie potrzeby możesz również wyeksportować wyniki dla wszystkich uczestników do arkusza kalkulacyjnego Excel.

 
Obraz 2: Odpowiedzi na przykładowy kwestionariusz

Różne rodzaje kwestionariuszy

Podczas wydarzenia sourcingowego możesz tworzyć kwestionariusze dla różnych celów, korzystając z różnych struktur. Jeśli chodzi o ustawienia, wyróżnia się dwa główne typy kwestionariuszy: standardowy i kwalifikacyjny.

Aby zobrazować różnicę między nimi, krótko omówmy kwestionariusze prekwalifikacyjne: jeśli przeprowadzisz wstępną kwalifikację za pomocą kwestionariusza, po uruchomieniu wydarzenia dostawcy będą mieli dostęp jedynie do strony wprowadzającej wydarzenia i do tego kwestionariusza. Muszą najpierw przesłać odpowiedzi na ten zestaw pytań, aby zobaczyć kolejne kwestionariusze, zapytania ofertowe (RFQ) lub inne dokumenty przesłane na wydarzenie.

W tym artykule omówiono tę kwestię szerzej i opisano inne zastosowania kwestionariuszy kwalifikacyjnych.

Rodzaje informacji, które można zebrać za pomocą kwestionariuszy

Jak już wyjaśniliśmy, kwestionariusze są szczególnie przydatnym narzędziem w przypadku wydarzeń typu prośba o informacje, ale generalnie większość wydarzeń związanych z zaopatrzeniem przewiduje kwestionariusz, w którym trzeba zebrać informacje od dostawców.

W kwestionariuszu możesz określić, jakiego rodzaju odpowiedzi mają udzielić uczestnicy: krótki tekst, długi tekst, tak/nie, wielokrotnego wyboru, przesłać dokument, odpowiedzieć w formie tabeli lub z datą lub liczbą. Dzięki temu uczestnicy będą jasno wiedzieć, jakich odpowiedzi od nich oczekujesz, co z kolei ułatwi zespołowi późniejszą ocenę odpowiedzi.