Os leilões devem sempre ser conduzidos de forma justa, transparente e organizada. Este guia descreve os fatores importantes que você deve ter em mente ao organizar seu leilão e visa fornecer as ferramentas e o conhecimento necessários para demonstrar profissionalismo e cortesia para com seus fornecedores.
Faça
1. Elabore uma especificação clara : antes de submeter qualquer proposta a um leilão online, é fundamental que suas necessidades sejam totalmente compreendidas e especificadas. Definir claramente o que está sendo negociado fortalecerá sua posição e ajudará a obter o melhor resultado possível, garantindo que todas as partes estejam licitando em condições semelhantes.
2. Saiba o número de participantes (e tente aumentá-lo!) - O Sourcing Dojo oferece três tipos de leilão: Classificado, Aberto e Japonês. Os leilões Classificados e Abertos dependem muito da competição entre os participantes para ajudar a alcançar economias, enquanto os leilões Japoneses não. Entender o número de fornecedores que podem dar lances no seu leilão e em qualquer lote específico é essencial para garantir o sucesso do leilão.
Nossa experiência nos mostra que os leilões classificados e abertos mais bem-sucedidos contam com 4 ou mais participantes. No entanto, também já vimos leilões muito bem-sucedidos com apenas dois licitantes — a chave aqui é que os licitantes estejam realmente interessados no negócio e oferecendo preços semelhantes. Nesses tipos de leilão, quanto mais participantes qualificados você tiver, maiores serão suas chances de um evento excelente.
Por outro lado, os leilões japoneses são recomendados para um número menor de fornecedores ou quando a interação entre os licitantes seria improvável em um leilão classificado ou aberto, pois os lances provavelmente seriam muito discrepantes. Em cenários com apenas um ou dois licitantes, um leilão japonês pode ser a opção mais adequada. Quando houver mais de um licitante, mas os preços provavelmente forem muito diferentes, você pode considerar a realização de dois ou mais leilões japoneses com preços iniciais distintos.
Antes de finalizar um plano de leilão, é importante certificar-se de quantos fornecedores estão dispostos e aptos a participar. Como um maior número de fornecedores geralmente significa maior economia, recomendamos também que você faça o possível para identificar novos fornecedores caso o número inicial pareça baixo.
3. Venda a oportunidade – esta é uma oportunidade clara para os participantes conquistarem negócios em um ambiente privado e transparente, que oferece inúmeras vantagens. Lembre-se de apresentar a oportunidade na documentação e na comunicação, atraindo-os com possibilidades de negócios futuros e licitações em um processo justo. Como um e-mail pode, por vezes, ser visto com suspeita pelos participantes convidados, recomendamos que você faça um contato telefônico posterior para refutar quaisquer objeções iniciais.
4. Torne a oportunidade atraente – dando continuidade ao ponto anterior, é importante garantir que a oportunidade seja suficientemente atraente. Se o porte da empresa for insignificante para os participantes convidados, você poderá ter dificuldades em motivá-los, o que pode levar a um evento malsucedido. O processo pode ser usado como uma oportunidade para consolidar e racionalizar sua categoria, a fim de aumentar o potencial de atratividade. Se o valor do seu investimento não for suficiente para atrair os grandes players do mercado, sempre haverá participantes de nicho ou escritórios de vendas locais que valorizarão seu negócio.
5. Simplifique : da perspectiva do participante, participar de um leilão online pode ser um processo estressante e com pouco tempo disponível, se não for gerenciado corretamente. Por isso, ao configurar o leilão, recomendamos fortemente que você faça o possível para simplificar as coisas, evitando incluir muitos lotes ou adicionar complicações desnecessárias. Por exemplo, se o seu único interesse for o "preço total" cotado no leilão, considere incluir apenas um lote com o valor total e peça aos participantes que forneçam uma discriminação de preços mais detalhada posteriormente.
Em geral, não recomendamos a realização de um leilão com centenas de linhas, pois isso provavelmente confundirá os participantes e impedirá que você obtenha o melhor preço possível. Portanto, recomendamos a consolidação sempre que possível. Caso a necessidade de um grande número de linhas seja inevitável, considere dividir suas necessidades em leilões menores, com quantidades mais gerenciáveis, para garantir que os participantes possam se concentrar.
6. Inclua as partes interessadas internas no processo – o processo de leilão é altamente visível e auditável. Principalmente em aquisições mais estratégicas, muitas pessoas na organização podem ser afetadas pelo resultado, e a última coisa que você precisa é de dificuldades na implementação da decisão final. Para evitar isso, a melhor prática recomenda que você envolva as partes interessadas internas desde o início do processo, a fim de ouvir suas opiniões e conquistar sua confiança e apoio. Isso garante que qualquer conclusão seja também delas e significa que a implementação do resultado final será mais fácil. Também recomendamos fortemente compartilhar o leilão ao vivo com as partes interessadas, pois essa é uma ótima maneira de entusiasmá-las com o processo e permitir que vejam as economias se acumularem!
7. Exija que os fornecedores apresentem propostas de qualificação/abertura – a preparação é fundamental na realização de um leilão. Uma maneira simples de garantir que você compreendeu totalmente os níveis de participação dos fornecedores e que eles se sentem confortáveis com o uso do software Sourcing Dojo é exigir que cada fornecedor apresente suas propostas de qualificação com bastante antecedência do leilão.
Receber lances qualificados permitirá que você confirme se possui fornecedores suficientes para participar de cada lote. Caso não os tenha, terá a oportunidade de alterar a estrutura dos lotes ou convidar mais fornecedores, se necessário. Nesse momento, você poderá até mesmo identificar oportunidades de economia antes do início do leilão, tornando o resultado final uma vantagem adicional. Exigir que os participantes insiram seus lances antes do leilão também permite que se acostumem a participar em um ambiente com menos pressão de tempo, aumentando sua confiança e conhecimento sobre como licitar durante o leilão. Isso também lhe dará a oportunidade de corrigir ou remover lances incorretos ou suspeitos, comunicando aos participantes, em tempo hábil, onde erraram.
Além de garantir que você compreenda os níveis de participação e que os fornecedores estejam confortáveis com o processo, esta etapa é o momento final em que quaisquer erros ou falta de clareza nas especificações podem ser identificados pelos participantes antes do início do leilão. Recomendamos que você reserve tempo suficiente para ouvir os comentários dos participantes durante o processo de licitação.
8. Garanta prazos realistas – para assegurar o máximo sucesso do leilão, os prazos do processo não devem ser muito curtos a ponto de reduzir as chances de participação, mas também não devem ser tão longos a ponto de desestimular os participantes. Um período típico entre a notificação dos participantes sobre a realização do leilão e o próprio leilão seria de 2 a 6 semanas.
9. Comunicação - Uma comunicação clara e concisa é fundamental para garantir a satisfação e o engajamento de todos os envolvidos, o que contribui para o melhor resultado. O processo a ser seguido, incluindo a premiação final, deve ser transparente e visível a todos desde o início. A comunicação prévia ao leilão garante o envolvimento e a motivação dos participantes, a comunicação durante o leilão ajuda a evitar contratempos e a comunicação posterior assegura um feedback positivo e a máxima participação no próximo leilão.
10. Converse com seu fornecedor atual — recomendamos que você o envolva desde o início do processo e explique o motivo de usar um leilão. É muito provável que você queira que ele participe ativamente, então seja aberto e honesto. Dê a ele uma oportunidade adicional de participar, incluindo negócios que não sejam dele atualmente. Mantenha o relacionamento, afirmando que se trata de uma necessidade da empresa e não de uma ideia sua. Mostre ao seu fornecedor atual o desafio, sugerindo que, como ele tem prestado um excelente serviço e oferecido um ótimo valor à sua empresa no passado, não há nada a temer. Ao abordar a licitação com integridade, você eliminará problemas que possam surgir posteriormente.
11. Seja justo no feedback - ser aberto e honesto ajudará a manter os participantes satisfeitos e aumentará a probabilidade de eles se envolverem no futuro.
12. Ouça seus participantes – potenciais compradores e fornecedores têm muita experiência, e você deve levar isso em consideração. Certas perguntas feitas antes do leilão podem levar a mudanças na sua documentação, especificações, níveis de serviço e assim por diante, o que, em última análise, pode resultar em um negócio mais bem-sucedido.
13. Pense na adjudicação do contrato – já discutimos que o processo de adjudicação deve ser claro e transparente desde o início. Você também precisará examinar todas as outras implicações, como a implementação e a capacidade de trabalhar com o participante final, independentemente de se tratar de um contrato de fornecimento ou de compra. Para um contrato de fornecimento, lembre-se de examinar todas as opções, como oportunidades de engenharia de valor, que podem ser estabelecidas no contrato. Para um contrato de compra, por exemplo, pense em como as condições de pagamento afetarão a liquidez final.
14. Considere reunir-se com os participantes da sua escolha final – tanto para um leilão direto quanto para um reverso, recomendamos que considere reunir-se com os principais participantes. Isso ajudará a garantir que a escolha final seja baseada em uma relação viável. Se você optar por fazer isso, é prudente comunicar essa decisão antes do início do processo, pois isso tranquilizará os participantes, mostrando que você não está apenas buscando uma premiação rápida baseada no preço. Obviamente, isso não se aplica a todas as circunstâncias, já que, em alguns casos, o preço pode ser o único fator determinante.
15. Tenha uma intenção honesta - ao conduzir um leilão, o anfitrião não deve ter nenhuma motivação oculta para favorecer um participante em particular, mas sim estar genuinamente aberto para que todos tenham sucesso. Os participantes só se comprometerão com um leilão se sentirem que têm algo a ganhar. Sem os participantes, não há evento.
16. Leia nossos outros guias – isso ajudará a garantir um processo profissional, desde a escolha da categoria certa até a otimização de suas chances de sucesso.
Coisas que não se deve fazer
1. Alterar detalhes importantes pouco antes de um evento - entendemos que tudo pode mudar durante o processo de licitação. No entanto, pensando no bem de todos, recomendamos fortemente que você evite alterar detalhes importantes nas etapas finais antes de um leilão, pois isso não só desmotivará os participantes, como também poderá criar uma situação desleal e afetar suas chances de obter o melhor resultado.
2. Altere seu processo após o evento — mantenha-se fiel ao seu processo. Por exemplo, se você comunicou que o lance inicial vence, você deve cumprir sua palavra, a menos que esse participante apresente falhas demonstráveis. Se você estiver preocupado com o preço final, defina seu lance de qualificação com cuidado ou deixe a escolha do participante final a seu critério, ou seja, escolha do anfitrião.
3. Permitir que os participantes façam lances após o evento : você iniciou um processo justo, claro e aberto a todos. Permitir que os participantes façam lances após o evento prejudica sua credibilidade, pode afetar seus eventos futuros e dá uma má reputação aos eventos de negociação online.
4. Convide participantes apenas para aumentar a liquidez - não convide participantes aos quais você não estaria preparado para conceder o contrato apenas para aumentar a concorrência. Todas as licitações levam tempo e exigem preparação, portanto, apenas os participantes que têm uma chance realista de ganhar devem participar.
Proibido
1. Shilling - Shilling é quando um anfitrião assume uma identidade falsa ou usa um terceiro para influenciar o preço final, por exemplo, criando uma conta de participante e fazendo lances em um leilão para reduzir o preço. Isso é muito sério e é considerado uma forma de fraude e um crime. Se o Market Dojo descobrir que um anfitrião está envolvido nessas atividades, todo o acesso à plataforma será revogado e as autoridades competentes serão notificadas.
2. Enganar Deliberadamente - Publicar descrições ou imagens de produtos falsas ou enganosas é ilegal. O Sourcing Dojo não deve ser usado para fornecer informações sabidamente incorretas com o objetivo de obter um resultado melhor de forma fraudulenta. Qualquer Anfitrião suspeito ou que viole esta regra terá seu acesso revogado.