Зачем вам нужно делать мероприятие закрытым?

Как и почему можно запечатать мероприятие

В этой статье мы обсудим, что такое закрытые события и когда они используются, рассмотрим, чем они отличаются от обычных событий поиска поставщиков, покажем, как создавать закрытые события в Market Dojo, и предложим несколько дополнительных советов по работе с закрытыми событиями.

О закрытых торгах

Закрытые торги — это метод закупок, при котором участники подают свои заявки, но они становятся доступны для ознакомления участнику тендера только после истечения срока подачи заявок, после чего они вскрываются одновременно для оценки.

В некоторых случаях, например, при проведении крупных публичных тендеров, принято использовать закрытые мероприятия, чтобы исключить риск вмешательства в процесс подачи заявок или оказания влияния на них в пользу одного участника по сравнению с другими, и, следовательно, не обеспечить равные возможности для всех приглашенных.  

Закрытые мероприятия в Market Dojo

В Market Dojo, даже не завершая мероприятие, организатор и его партнеры могут отслеживать прогресс отдельных участников, а также получать доступ к их отправленным заявкам и документации после нажатия кнопки «Отправить».

Однако, если вы закрываете мероприятие, ни вы как организатор, ни ваши соавторы не увидят результаты анкетирования и/или запросов предложений до истечения крайнего срока. Короче говоря, никакие детали ответов участников не будут видны до истечения крайнего срока. Как организатор/соавтор, единственная доступная вам возможность до крайнего срока — разрешить участнику повторно отправить анкету. Важно: при закрытии мероприятия ответ от имени другого участника невозможен.

После истечения крайнего срока все ответы на анкеты, заявки и загруженные участниками документы станут видимыми. После истечения крайнего срока организатор/сотрудник сможет принять, отклонить и/или оценить анкеты.

Важно: После начала мероприятия изменить этот параметр будет невозможно.

Как завершить мероприятие

Это не опция по умолчанию, поэтому для начала работы необходимо включить эту опцию (если она еще не включена) в панели администратора в разделе «Настройки источников», как описано в этом пошаговом руководстве .

После включения этой функции при создании нового события на первой странице вы найдете эту опцию в разделе «Краткое описание»:


Изображение 1: Возможность засекретить результаты до крайнего срока.


Эта опция активируется после начала мероприятия, и вы не сможете просмотреть ответы на анкеты, заявки или загруженные документы до крайнего срока подачи заявок.

Однако вкладка «Сообщения» останется открытой, поэтому вы сможете общаться с участниками и на этом этапе через платформу.

Полезный совет

В закрытых конференциях может быть очень полезно включить опцию, позволяющую участникам редактировать свой ответ до крайнего срока, которая находится внизу страницы «Настройки источников»:

Изображение 2: Возможность разрешить участникам редактировать ответы до крайнего срока.

При включении этой функции участники могут вносить изменения в свои работы до крайнего срока. Это особенно удобно для организаторов закрытых мероприятий, так как позволяет избежать необходимости вносить изменения в работы поставщиков в каждом конкретном случае, а поскольку ответы не видны до крайнего срока, изменения, внесенные участниками, не повлияют на процесс.