Auktioner bör alltid genomföras på ett rättvist, öppet och organiserat sätt. Den här guiden beskriver de viktiga faktorer du bör ha i åtanke när du arrangerar din auktionsverksamhet och syftar till att ge dig de verktyg och kunskaper du behöver för att visa professionalism och artighet gentemot dina leverantörer.
Att göra
1. Skapa en tydlig specifikation – innan du lämnar in ett anbud till en onlineauktion är det mycket viktigt att dina krav är helt förstådda och specificerade. Att tydligt definiera vad som förhandlas om stärker din position och hjälper till att uppnå bästa möjliga resultat genom att säkerställa att alla parter bjuder på samma sätt.
2. Känn till antalet deltagare (och försök att öka det!) – Sourcing Dojo erbjuder tre typer av auktioner: rankade, öppna och japanska. Rankade och öppna auktioner är starkt beroende av konkurrens mellan deltagarna för att uppnå besparingar, medan japanska auktioner inte är det. Att förstå antalet leverantörer som kan bjuda på din auktion och på ett specifikt objekt är avgörande för att säkerställa att auktionen blir en framgång.
Vår erfarenhet säger oss att de mest framgångsrika rankade och öppna auktionsevenemangen har fyra eller fler deltagare inblandade. Vi har dock också sett mycket framgångsrika auktioner med bara två budgivare – nyckeln här är att budgivarna måste vara hungriga på affären och arbeta med liknande priser. Med dessa auktionstyper, ju fler lämpliga deltagare du har, desto bättre är dina chanser till ett bra evenemang.
Japanska auktioner rekommenderas däremot för mindre leverantörer eller där interaktion mellan budgivarna är osannolik i en rankad eller öppen auktion eftersom buden sannolikt kommer att vara för långt ifrån varandra. I scenarier där det bara finns en eller två budgivare kan en japansk auktion vara mest lämplig. Om det finns fler än en budgivare, men prissättningen sannolikt kommer att skilja sig mycket, kan du överväga att hålla två eller fler japanska auktioner med olika startpriser.
Innan du slutför en auktionsplan är det viktigt att du ser till att du vet hur många leverantörer som är villiga och kan lägga bud, och eftersom fler leverantörer i allmänhet innebär större besparingar rekommenderar vi också att du gör ditt bästa för att identifiera nya leverantörer om siffrorna initialt ser låga ut.
3. Sälj in möjligheten – detta är en tydlig möjlighet för deltagarna att vinna affärer i en privat och transparent miljö, vilket ger dem många fördelar. Kom ihåg att sälja in möjligheten i dokumentationen och kommunikationen genom att locka dem med möjligheter till framtida affärer och budgivning i en rättvis process. Eftersom ett e-postmeddelande ibland kan uppfattas som misstänkt av de inbjudna deltagarna rekommenderar vi att du följer upp detta med ett telefonsamtal och bemöter eventuella tidiga invändningar.
4. Gör möjligheten attraktiv – i linje med föregående punkt är det viktigt att se till att möjligheten är tillräckligt attraktiv. Om företagets storlek är obetydlig för de inbjudna deltagarna kan det vara svårt att motivera dem, vilket kan leda till ett misslyckat evenemang. Processen kan användas som en möjlighet att konsolidera och rationalisera din kategori för att öka den potentiella attraktionskraften. Om ditt utgiftsvärde inte lockar de stora marknadsaktörerna att konkurrera finns det alltid fler nischaktörer eller lokala försäljningskontor som skulle värdera ditt företag.
5. Håll det enkelt – ur deltagarens perspektiv kan det vara tidspressat och potentiellt stressigt att delta i en onlineauktion om den inte hanteras korrekt. Av denna anledning rekommenderar vi starkt att du gör ditt bästa för att hålla det enkelt genom att inte inkludera för många objekt eller lägga till onödiga komplikationer i själva auktionen när du planerar auktionen. Om du till exempel bara är intresserad av det "totalpris" som anges i en auktion, överväg att bara inkludera ett objekt med "totalpris" i själva auktionen och be deltagarna att ge en mer detaljerad prisuppdelning efteråt.
Generellt sett rekommenderar vi inte att hålla en auktion med hundratals rader eftersom det sannolikt kommer att förvirra deltagarna och hindra dig från att få bästa möjliga pris, så vi rekommenderar konsolidering där det är möjligt. Om behovet av ett stort antal rader inte kan undvikas kan du överväga att dela upp dina krav i mindre auktioner med mer hanterbara belopp för att säkerställa att deltagarna kan fokusera.
6. Inkludera dina interna intressenter i processen – auktionsförfarandet är mycket synlig och granskningsbart. Särskilt vid mer strategisk sourcing kan många personer i organisationen påverkas av resultatet och det sista du behöver är svårigheter att genomföra det slutgiltiga beslutet. För att undvika detta är bästa praxis att involvera dina interna intressenter tidigt i processen för att höra deras åsikter och vinna deras förtroende och stöd. Detta säkerställer att eventuella slutsatser också blir deras, och innebär att implementeringen av slutresultatet blir enklare. Vi rekommenderar också starkt att du delar liveauktionen med dina intressenter eftersom det är ett bra sätt att få dem engagerade i processen och låta dem se besparingarna ackumuleras!
7. Kräv att leverantörer lämnar in kvalificerings-/öppningsbud – förberedelse är nyckeln när man genomför en auktion. Ett enkelt sätt att säkerställa att du har förstått dina leverantörers deltagandenivåer och att leverantörerna är bekväma med att använda Sourcing Dojo-programvaran är att kräva att varje leverantör lämnar in sina kvalificeringsbud i god tid före auktionen.
Att få kvalificerade bud gör att du kan bekräfta att du har tillräckligt med leverantörer som kan bjuda på varje objekt – eller om du upptäcker att du inte har det har du möjlighet att antingen ändra objektstrukturen eller bjuda in fler leverantörer om det behövs. Vid det här laget kan du till och med identifiera besparingar innan auktionen har börjat, vilket innebär att auktionsresultatet är grädden på moset. Att kräva att deltagarna lämnar bud före auktionen gör det också möjligt för dem att vänja sig vid att bjuda i en mindre tidspressad miljö, vilket ger dem mer självförtroende och kunskap om hur man bjuder i själva auktionen. Detta ger dig också möjlighet att korrigera eller ta bort eventuella felaktiga eller misstänkta bud, och kommunicera med deltagaren/deltagarna i god tid om var de gjorde fel.
Förutom att säkerställa att du förstår deltagandenivåerna och att leverantörerna är bekväma, är detta steg i processen en sista punkt där eventuella fel eller brister i specifikationen kan identifieras av deltagarna innan auktionen börjar. Vi rekommenderar att du ger dig själv tillräckligt med tid här för att lyssna på eventuell feedback som deltagarna har under budgivningsprocessen.
8. Säkerställ realistiska tidsramar – för att säkerställa maximal framgång med auktionen bör tidsramarna för processen inte vara för korta för att minska de maximala chanserna till deltagande, men de bör inte heller vara så långa att deltagarna avskräcks. En typisk tid från att deltagarna meddelas att det kommer att bli en auktion till själva auktionen är 2 till 6 veckor.
9. Kommunicera – tydlig och koncis kommunikation är mycket viktig för att säkerställa att alla parter är nöjda och engagerade, vilket hjälper dig att uppnå bästa möjliga resultat. Processen du kommer att följa, inklusive den slutliga utmärkelsen, bör vara öppen och synlig för alla från början. Kommunikation före auktionen säkerställer att deltagarna är engagerade och motiverade, kommunikation under auktionen hjälper till att undvika eventuella störningar, och kommunikation efteråt säkerställer att du får bra feedback och maximalt deltagande vid din nästa auktion.
10. Prata med din befintliga operatör – vi rekommenderar att du involverar din operatör tidigt i processen och förklarar varför du använder en auktion. Du vill troligtvis att din operatör ska vara involverad och aktivt delta, så var öppen och ärlig. Ge dem en extra möjlighet att delta genom att inkludera företag som för närvarande inte är deras. Upprätthåll er relation genom att säga att det är företagets krav och inte er egen idé. Sälj utmaningen till din befintliga operatör genom att föreslå att eftersom de har erbjudit ert företag så bra service och värde tidigare, har de inget att frukta. Genom att närma sig anbudet med integritet kommer du att eliminera problem som kan uppstå senare i processen.
11. Var rättvis i din feedback – att vara öppen och ärlig hjälper till att hålla deltagarna nöjda och gör dem mer benägna att engagera sig i framtiden.
12. Lyssna på dina deltagare – potentiella köpare och leverantörer har stor erfarenhet som du bör lyssna på. Vissa frågor som ställs före auktionen kan leda till ändringar i din dokumentation, specifikationer, servicenivåer och så vidare, vilket i slutändan kan leda till ett mer framgångsrikt slutförande.
13. Tänk på kontraktstilldelning – vi har redan diskuterat att tilldelningsprocessen bör vara tydlig och öppen. Du måste också undersöka alla andra konsekvenser, såsom implementering och förmågan att samarbeta med slutdeltagaren, oavsett om det är en kontraktstilldelning för leverans eller köp. Vid en leveranskontraktstilldelning, kom ihåg att undersöka alla alternativ, såsom värdetekniska möjligheter, som kan fastställas i kontraktet. Vid en kontraktstilldelning för köp, tänk till exempel på hur betalningsvillkoren kommer att påverka den slutliga likviditeten.
14. Överväg att träffa dina slutgiltiga deltagare – för antingen en framåt- eller omvänd auktion rekommenderar vi att du överväger att träffa de bästa deltagarna. Detta kommer att bidra till att säkerställa att det slutliga valet blir en fungerande relation. Om du ska göra detta är det klokt att kommunicera detta innan processen börjar, eftersom det kommer att försäkra deltagarna om att du inte bara letar efter en snabb utmärkelse baserat enbart på pris. Detta är uppenbarligen inte tillämpligt under alla omständigheter, där priset i vissa fall kan vara den enda faktorn.
15. Ha en ärlig avsikt – när en värd går vidare med en auktion får det inte finnas ett underliggande motiv att pressa en deltagare, utan vara genuint öppen för att alla deltagare ska lyckas. Deltagarna kommer bara att vara villiga att engagera sig i en auktion om de känner att det finns något att vinna. Utan dina deltagare har du inget evenemang.
16. Läs våra andra guider – detta hjälper till att säkerställa en professionell process, från att välja rätt kategori till att optimera dina chanser att lyckas.
Att inte göra
1. Ändra viktiga detaljer precis före ett evenemang – vi förstår att allt kan ändras allt eftersom en värd går igenom anbudsprocessen. Men för allas bästa rekommenderar vi starkt att ni försöker undvika att ändra viktiga detaljer i slutskedet före en auktion, eftersom detta inte bara kommer att demotivera era deltagare, utan det kan också skapa orättvisa spelplaner och påverka era chanser att få bästa resultat.
2. Ändra din process efter evenemanget – håll dig till din process. Om du till exempel har kommunicerat att det ledande budet vinner, måste du hålla ditt ord om inte den deltagaren har påvisbara brister. Om du är orolig för slutpriset, sätt då ditt kvalificeringsbud noggrant eller låt den slutliga deltagarens val vara upp till ditt eget gottfinnande, t.ex. värdens val.
3. Låt deltagarna lägga bud efter evenemanget – du har inlett en rättvis process som är tydlig och öppen för alla. Att låta deltagarna lägga bud efter evenemanget förstör din trovärdighet, kan påverka dina framtida evenemang och ger online-förhandlingsevenemang ett dåligt rykte.
4. Bjud in deltagare enbart för att öka likviditeten – bjud inte in deltagare som du inte skulle vara beredd att tilldela kontraktet till för att öka konkurrensen. All budgivning tar tid och kräver förberedelser, så deltagare bör endast involveras som har en realistisk chans att vinna.
Inte tillåtet
1. Shilling - shilling är när en värd antar en falsk identitet eller använder en tredje part för att påverka slutpriset, till exempel genom att skapa ett deltagarkonto och lägga bud i en auktion för att pressa ner priset. Detta är mycket allvarligt och anses vara en form av bedrägeri och ett brott. Om Market Dojo upptäcker att en värd ägnar sig åt dessa aktiviteter kommer all åtkomst till plattformen att återkallas och alla relevanta myndigheter kommer att meddelas.
2. Avsiktligt vilseleda – att publicera falska eller vilseledande produktbeskrivningar eller bilder är olagligt. Sourcing Dojo bör inte användas för att tillhandahålla information som är känd för att vara felaktig i syfte att felaktigt uppnå ett bättre resultat. Alla värdar som misstänks eller befinns bryta mot denna regel kommer att få sin åtkomst återkallad.