拍卖活动应始终以公平、公开和有序的方式进行。本指南概述了举办拍卖活动时应注意的重要因素，旨在为您提供所需的工具和知识，以展现您对供应商的专业精神和礼貌。
应该做的事
1. 制定清晰的规格说明——在进行任何在线竞标之前，务必充分理解并明确您的需求。清晰界定谈判内容将增强您的优势，并确保所有参与方在同等条件下竞标，从而有助于获得最佳结果。
2. 了解您的参与人数（并努力增加！） ——Sourcing Dojo 提供三种类型的拍卖：排名拍卖、公开拍卖和日式拍卖。排名拍卖和公开拍卖非常依赖参与者之间的竞争来帮助节省成本，而日式拍卖则不然。了解能够参与您的拍卖以及对特定拍品进行竞价的供应商数量，对于确保拍卖成功至关重要。
我们的经验表明，最成功的排名拍卖和公开拍卖活动通常至少有4位参与者。不过，我们也见过只有两位竞标者却非常成功的拍卖——关键在于竞标者必须对这笔交易充满渴望，并且出价相近。对于这类拍卖，合适的参与者越多，活动成功的几率就越大。
另一方面，对于供应商数量较少的情况，或者在排名竞价或公开竞价中竞标者之间互动可能性不大的情况（因为出价差距可能过大），建议采用日式竞价。在只有一两个竞标者的情况下，日式竞价可能是最合适的选择。如果有多个竞标者，但价格可能差异很大，则可以考虑进行两次或多次日式竞价，并设置不同的起拍价。
在最终确定拍卖计划之前，务必确保您知道有多少供应商愿意且能够竞标，而且由于供应商越多通常意味着节省越多，因此如果最初数量看起来较少，我们也建议您尽力寻找新的供应商。
3. 宣传机会——这是一个绝佳的机会，参与者可以在私密透明的环境中赢得业务，并从中获得诸多优势。请务必在文件和沟通中宣传这个机会，用未来业务的可能性和公平的竞标流程来吸引他们。由于受邀参与者有时会对电子邮件产生怀疑，我们建议您随后进行电话跟进，以消除任何早期疑虑。
4. 提升机会吸引力——承接前一点，确保机会足够吸引人至关重要。如果受邀参与者的业务规模微不足道，那么您可能难以激发他们的积极性，从而导致活动失败。您可以利用此次机会整合并优化您的业务类别，以提升潜在吸引力。即使您的消费额不足以吸引大型市场参与者，也总会有更多细分领域的参与者或本地销售办事处重视您的业务。
5. 化繁为简——从参与者的角度来看，如果管理不当，参与在线拍卖可能会耗时耗力，甚至令人倍感压力。因此，在设置拍卖时，我们强烈建议您尽量简化流程，不要设置过多拍品，也不要增加任何不必要的复杂环节。例如，如果您只关注拍卖的“总价”，那么可以考虑只设置一个标明“总价”的拍品，并要求参与者在拍卖结束后提供更详细的价格明细。
一般来说，我们不建议一次性拍卖数百条产品线，因为这很可能会让参与者感到困惑，并妨碍您获得最佳价格，所以我们建议尽可能进行产品线合并。如果确实需要大量产品线，您可以考虑将需求拆分成多个数量较少、更易于管理的拍卖，以确保参与者能够集中精力。
6. 让内部利益相关者参与流程——竞标过程具有高度的透明度和可审计性。尤其是在战略采购方面，组织内的许多人都可能受到结果的影响，而您最不希望看到的就是最终决策难以执行。为了避免这种情况，最佳实践建议您尽早让内部利益相关者参与流程，以便听取他们的意见，赢得他们的信任和支持。这可以确保最终结论也来自他们，并意味着最终结果的执行会更加容易。我们还强烈建议您与利益相关者分享实时竞标过程，因为这能让他们积极参与其中，并亲眼见证成本的逐步降低！
7. 要求供应商提交资格/开标书——准备工作是成功举办竞标的关键。确保您充分了解供应商的参与程度，并确保供应商能够熟练使用Sourcing Dojo软件的一个简便方法是，要求每位供应商在竞标开始前尽早提交资格标书。
收到合格的报价后，您可以确认每个标段是否有足够的供应商参与竞标。如果发现供应商不足，您可以根据需要调整标段结构或邀请更多供应商。此时，您甚至可能在拍卖开始前就发现可以节省成本的地方，这意味着拍卖结果只是锦上添花。要求参与者在拍卖前提交报价，也能让他们在时间压力较小的环境下熟悉竞标流程，从而增强信心，并更好地掌握拍卖技巧。此外，您还可以及时纠正或删除任何错误或可疑的报价，并与相关参与者沟通，说明他们的错误之处。
除了确保您了解参与人数和供应商的意愿外，此阶段也是竞标开始前参与者发现规格说明中任何错误或不清晰之处的最后机会。我们建议您在此阶段预留充足的时间，认真听取参与者在竞标过程中提出的任何反馈意见。
8. 确保合理的时间安排——为确保拍卖取得最大成功，整个流程的时间安排不宜过短，以免降低参与机会；也不宜过长，以免令参与者望而却步。从通知参与者即将举行拍卖到拍卖正式开始，通常需要2至6周的时间。
9. 沟通——清晰简洁的沟通至关重要，它能确保所有参与方都满意并积极投入，从而帮助您取得最佳结果。您将遵循的流程，包括最终的评奖结果，从一开始就应该公开透明，让所有人都能了解。拍卖前的沟通可以确保参与者保持积极性和热情，拍卖过程中的沟通有助于避免任何不愉快的情况，拍卖后的沟通则能确保您获得良好的反馈，并为下次拍卖争取到最大的参与度。
10. 与现有供应商沟通——我们建议您尽早让现有供应商参与进来，并解释您采用竞标方式的原因。您很可能希望现有供应商参与并积极响应，因此请务必坦诚相待。您可以增加一些目前不属于他们的业务，以此为他们提供更多参与的机会。为了维护彼此的关系，请明确说明这是公司的要求，而非您个人的想法。您可以向现有供应商强调，鉴于他们过去一直为贵公司提供优质的服务和价值，他们完全不必担心，以此来说服他们接受挑战。秉持诚信的态度进行招标，将有助于您避免后续可能出现的问题。
11. 反馈要公平——坦诚相待有助于让参与者感到满意，并使他们更有可能在未来参与其中。
12. 认真倾听参与者的意见——潜在买家和供应商拥有丰富的经验，您应该认真听取他们的建议。拍卖前提出的某些问题可能会导致您的文件、规格、服务水平等方面发生改变，最终可能促成更成功的交易。
13. 考虑合同授予——我们之前已经讨论过，授予流程应该清晰透明。您还需要考虑所有其他相关因素，例如合同的实施以及与最终参与者的合作能力，无论合同是供应合同还是采购合同。如果是供应合同，请务必考虑所有选项，例如价值工程机会，这些都可以在合同中明确规定。例如，如果是采购合同，则需要考虑付款条件将如何影响最终的流动性。
14. 考虑与最终选定的参与者会面——无论是正向拍卖还是反向拍卖，我们都建议您考虑与排名靠前的参与者会面。这将有助于确保最终选择的参与者能够建立良好的合作关系。如果您打算这样做，最好在拍卖流程开始前与他们沟通，这样可以让参与者放心，您并非仅仅基于价格来快速决定是否授予合同。当然，这并非适用于所有情况，在某些情况下，价格可能是唯一的考量因素。
15. 秉持真诚的意图——主持人在进行拍卖时，不应有任何偏袒某位参与者的潜在动机，而应真诚地为所有参与者创造成功的机会。只有当参与者感到有利可图时，他们才会愿意投入到拍卖中。没有参与者，活动就无法举办。
16. 阅读我们的其他指南- 这将有助于确保从选择正确的类别到优化成功机会的专业流程。
禁忌
1. 请勿在活动临近时更改重要细节——我们理解，在招标过程中，任何情况都可能发生变化。但是，为了所有人的利益，我们强烈建议您尽量避免在拍卖前的最后阶段更改重要细节，因为这不仅会打击参与者的积极性，还可能造成不公平竞争，并影响您获得最佳结果的机会。
2. 活动结束后再调整流程——但要始终坚持你的流程。例如，如果你已经宣布中标者将中标，除非该参与者存在明显的缺陷，否则你必须信守承诺。如果你担心最终价格，那么请谨慎设定资格报价，或者将最终参与者的选择权交给你，即“主办方选择”。
3. 允许参与者在活动结束后竞价——您已经启动了一个公平、透明且对所有人公开的流程。允许参与者在活动结束后竞价会损害您的信誉，可能影响您未来的活动，并败坏在线谈判活动的名声。
4. 邀请参与者仅仅是为了增加流动性——不要为了增加竞争而邀请那些你并不打算将合同授予他们的参与者。所有投标都需要时间和准备，因此只有那些有实际中标机会的参与者才应该参与。
不允许
1. 虚假出价——虚假出价是指平台所有者冒用他人身份或通过第三方操纵最终价格，例如，通过创建参与者账户并在拍卖中出价来压低价格。这种行为非常严重，属于欺诈和刑事犯罪。如果 Market Dojo 发现平台所有者参与此类活动，将立即撤销其平台访问权限，并通知相关部门。
2. 故意误导——发布虚假或误导性的产品描述或图片属于违法行为。不得利用 Sourced Dojo 提供任何明知不实的信息，以图获得虚假的更好结果。任何涉嫌或被发现违反此规定的主持人将被撤销访问权限。