So fügen Sie Dokumente zu Ihrer Veranstaltung hinzu

Welches Problem besteht bei Ihnen?

Ich möchte meinem Beschaffungsereignis Dokumente hinzufügen. Wie kann ich das tun?

Lösung

Um einem Sourcing-Ereignis Dokumente hinzuzufügen, gehen Sie wie folgt vor:

Wenn die Veranstaltung noch nicht live ist

Klicken Sie auf die Registerkarte „Dokumente erstellen“.

Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche „Neue Dokumente hinzufügen“.

Anschließend wird Ihnen dieses Pop-up-Fenster angezeigt.

Über das Dropdown-Menü oben können Sie die Option „Dokument manuell hinzufügen“ auswählen. Dadurch können Sie die gewünschte Datei entweder per Drag & Drop in den Bereich „Datei-Upload“ ziehen oder in diesem Bereich nach der Datei auf Ihrem lokalen Rechner suchen.

Sobald Sie Ihre Datei(en) ausgewählt haben, werden diese im Fenster angezeigt.

Sie müssen nun entscheiden, ob Sie die ausgewählten Dateien in die Einladungs-E-Mail aufnehmen möchten, die beim Veröffentlichen der Veranstaltung versendet wird. Stellen Sie in diesem Fall sicher, dass die Option „In Einladung aufnehmen“ aktiviert ist.

*Bitte beachten Sie, dass Lieferanten, falls Sie einen Vorqualifizierungsfragebogen verwenden, erst dann Dokumente einsehen können, wenn sie den Fragebogen eingereicht haben und Sie ihre Antworten akzeptiert haben. In diesem Fall können die Lieferanten nur die Dokumente einsehen, bei denen Sie die Option „In Einladung aufnehmen“ ausgewählt haben.

Hinweis: Die maximale Gesamtgröße der Dokumente, die Sie der Einladung beifügen können, beträgt 5 Megabyte.

Wenn Sie dieses Dokument mit allen Lieferanten teilen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche „Dokumente hochladen“. Dadurch wird sichergestellt, dass jeder Lieferant alle Dokumente einsehen kann, sobald er die Einladung erhält.

Anschließend werden die von Ihnen hochgeladenen Dokumente auf der Registerkarte „Dokumente“ aufgelistet.

Wenn Sie mit der Maus über das grüne Weltsymbol links fahren, können Sie sehen, dass das Dokument mit allen Teilnehmern geteilt wurde.

Wenn Sie jedoch unterschiedliche Dokumente nur mit verschiedenen Lieferanten teilen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche "Teilen mit".

Deaktivieren Sie anschließend die Option „Für alle freigeben“. Nun können Sie auswählen, mit welchen Teilnehmern Sie die Datei teilen möchten. Wählen Sie alle gewünschten Teilnehmer aus und klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Dokument(e) hochladen“.

Sobald dies erledigt ist, können Sie durch Bewegen des Mauszeigers über das Symbol neben dem Dokumentnamen sehen, mit welchen Teilnehmern dieses Dokument geteilt wurde.

Wenn Sie nun das Ereignis live schalten, können alle hinzugefügten Dokumente, bei denen das Kontrollkästchen „Für alle freigegeben“ aktiviert ist, von den ausgewählten Lieferanten gesehen werden.

Für jedes Dokument, das nur mit bestimmten Teilnehmern geteilt wurde, können nur diese Teilnehmer das Dokument einsehen.

Wenn die Veranstaltung bereits live ist

Wenn die Veranstaltung bereits live ist und Sie neue Dokumente hinzufügen möchten, gehen Sie zu Ihrer Veranstaltung und klicken Sie auf die Registerkarte Dokumente.

Um das Ereignis in den Bearbeitungsmodus zu versetzen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Bearbeiten“.

Die Vorgehensweise ist dann dieselbe wie in dem Fall, wenn das Ereignis noch nicht live war.

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