Les ventes aux enchères doivent toujours se dérouler de manière équitable, transparente et organisée. Ce guide présente les points essentiels à prendre en compte lors de l'organisation de votre vente et vise à vous fournir les outils et les connaissances nécessaires pour faire preuve de professionnalisme et de courtoisie envers vos fournisseurs.
À faire
1. Établissez un cahier des charges clair : avant de soumettre une offre à une vente aux enchères en ligne, il est essentiel de bien comprendre et de détailler vos besoins. Définir clairement l’objet de la négociation renforcera votre position et vous permettra d’obtenir le meilleur résultat possible en garantissant que toutes les parties soumissionnent sur la base de prestations équivalentes.
2. Connaissez le nombre de participants (et essayez de l'augmenter !) - Sourcing Dojo propose trois types d'enchères : classées, ouvertes et japonaises. Les enchères classées et ouvertes reposent fortement sur la concurrence entre les participants pour optimiser les économies, contrairement aux enchères japonaises. Il est essentiel de connaître le nombre de fournisseurs pouvant enchérir sur chaque lot pour garantir le succès de votre vente aux enchères.
Notre expérience montre que les ventes aux enchères classées et ouvertes les plus réussies comptent au moins quatre participants. Cependant, nous avons également constaté d'excellentes ventes avec seulement deux enchérisseurs ; l'essentiel est que ces derniers soient motivés et proposent des prix similaires. Pour ce type de ventes, plus le nombre de participants est élevé et adapté, plus vos chances de réussite sont grandes.
Les enchères japonaises , quant à elles, sont recommandées pour un nombre restreint de fournisseurs ou lorsque les interactions entre les enchérisseurs seraient improbables dans une enchère classée ou ouverte, car les offres seraient probablement trop éloignées les unes des autres. Dans le cas d'un ou deux enchérisseurs seulement, une enchère japonaise peut s'avérer la plus appropriée. S'il y a plusieurs enchérisseurs, mais que les prix sont susceptibles d'être très différents, il peut être judicieux d'organiser deux enchères japonaises ou plus, avec des prix de départ différents.
Avant de finaliser un plan d'enchères, il est important de s'assurer du nombre de fournisseurs disposés et capables de soumettre une offre. De plus, comme un plus grand nombre de fournisseurs se traduit généralement par des économies plus importantes, nous vous recommandons également de faire votre possible pour identifier de nouveaux fournisseurs si les chiffres initiaux semblent faibles.
3. Mettez en avant cette opportunité : il s’agit d’une occasion unique pour les participants de développer leur activité dans un environnement confidentiel et transparent, offrant de nombreux avantages. N’oubliez pas de valoriser cette opportunité dans la documentation et la communication en les incitant à envisager des perspectives de collaboration future et un processus d’appel d’offres équitable. Un e-mail pouvant parfois susciter la méfiance des participants invités, nous vous recommandons de faire un suivi téléphonique afin de répondre à toute objection initiale.
4. Rendez l'opportunité attractive – Dans la continuité du point précédent, il est essentiel de veiller à ce que l'opportunité soit suffisamment attractive. Si la taille de l'entreprise est insignifiante pour les participants invités, vous risquez d'avoir des difficultés à les motiver, ce qui pourrait compromettre l'événement. Profitez-en pour consolider et rationaliser votre catégorie afin d'accroître son attractivité. Si votre budget ne suffit pas à attirer les grands acteurs du marché, vous trouverez toujours des participants plus spécialisés ou des bureaux de vente locaux qui sauront apprécier votre activité.
5. Simplifiez au maximum : pour les participants, une vente aux enchères en ligne peut s'avérer chronophage et stressante si elle n'est pas bien organisée. C'est pourquoi, lors de la mise en place de votre vente, nous vous recommandons vivement de privilégier la simplicité en limitant le nombre de lots et en évitant toute complication inutile. Par exemple, si seul le « prix total » vous importe, envisagez de n'inclure qu'un seul lot « prix total » et de demander aux participants de fournir un détail des prix ultérieurement.
En règle générale, nous déconseillons d'organiser une vente aux enchères avec des centaines de lots, car cela risque de semer la confusion chez les participants et de vous empêcher d'obtenir le meilleur prix. Nous recommandons donc de regrouper les lots autant que possible. Si un grand nombre de lots est inévitable, vous pouvez envisager de fractionner vos besoins en ventes aux enchères plus petites, avec des lots plus faciles à gérer, afin de permettre aux participants de se concentrer.
6. Impliquez vos parties prenantes internes dans le processus : le processus d’enchères est très visible et auditable. En particulier pour les approvisionnements stratégiques, de nombreuses personnes au sein de l’organisation peuvent être concernées par le résultat, et il est essentiel d’éviter toute difficulté de mise en œuvre de la décision finale. Pour ce faire, il est recommandé d’impliquer vos parties prenantes internes dès le début du processus afin de recueillir leurs avis, d’obtenir leur confiance et leur adhésion. Ainsi, la conclusion sera également la leur, ce qui facilitera la mise en œuvre du résultat final. Nous vous conseillons également vivement de partager la vente aux enchères en direct avec vos parties prenantes : c’est un excellent moyen de susciter leur enthousiasme et de leur montrer les économies réalisées !
7. Exiger des fournisseurs qu'ils soumettent des offres de qualification/d'ouverture : la préparation est essentielle pour la réussite d'une vente aux enchères. Pour vous assurer de bien comprendre le niveau de participation de vos fournisseurs et de leur maîtrise du logiciel Sourcing Dojo, demandez-leur de soumettre leurs offres de qualification bien avant la vente.
Recevoir des offres qualifiées vous permettra de confirmer que vous disposez d'un nombre suffisant de fournisseurs capables de soumissionner pour chaque lot. Si ce n'est pas le cas, vous aurez la possibilité de modifier la structure des lots ou d'inviter davantage de fournisseurs si nécessaire. À ce stade, vous pourrez même identifier des économies avant le début des enchères, faisant ainsi du résultat final une agréable surprise. Exiger des participants qu'ils saisissent leurs offres avant les enchères leur permet également de se familiariser avec le processus dans un contexte moins stressant, renforçant ainsi leur confiance et leur compréhension des règles de participation. Cela vous donnera également l'opportunité de corriger ou de supprimer toute offre incorrecte ou suspecte, en informant rapidement le ou les participants concernés de leurs erreurs.
Outre le fait de vous assurer de la compréhension des niveaux de participation et du confort des fournisseurs, cette étape du processus constitue le dernier moment où les participants peuvent identifier toute erreur ou imprécision dans le cahier des charges avant le début des enchères. Nous vous recommandons de prévoir suffisamment de temps à cette étape pour recueillir les commentaires des participants durant la période d'enchères.
8. Fixer des délais réalistes : pour optimiser le succès de la vente aux enchères, les délais ne doivent être ni trop courts, afin de maximiser les chances de participation, ni trop longs, afin de décourager les participants. Un délai typique entre l’annonce de la vente aux enchères et sa tenue est de 2 à 6 semaines.
9. Communiquer – Une communication claire et concise est essentielle pour garantir la satisfaction et l'implication de toutes les parties prenantes, et ainsi obtenir les meilleurs résultats. Le processus suivi, y compris l'attribution finale, doit être transparent et accessible à tous dès le départ. Communiquer avant la vente aux enchères permet de maintenir l'engagement et la motivation des participants ; communiquer pendant la vente permet d'éviter les malentendus ; et communiquer après la vente permet de recueillir des commentaires positifs et d'assurer une participation maximale pour votre prochaine vente.
10. Parlez-en à votre fournisseur actuel : nous vous recommandons de l’impliquer dès le début du processus et de lui expliquer les raisons de votre choix d’un appel d’offres. Il est fort probable que vous souhaitiez sa participation active ; soyez donc ouvert et honnête. Donnez-lui une opportunité supplémentaire de s’impliquer en incluant des activités qui ne lui appartiennent pas actuellement. Préservez votre relation en précisant qu’il s’agit d’une exigence de l’entreprise et non de votre initiative personnelle. Mettez-le en confiance en soulignant l’excellent service et la valeur ajoutée qu’il a toujours fournis à votre entreprise ; il n’a donc rien à craindre. En abordant l’appel d’offres avec intégrité, vous éviterez d’éventuels problèmes ultérieurs.
11. Soyez juste dans vos commentaires – être ouvert et honnête contribuera à satisfaire les participants et à les inciter à participer à l’avenir.
12. Soyez à l'écoute de vos participants : acheteurs et fournisseurs potentiels possèdent une vaste expérience qu'il est important de prendre en compte. Certaines questions posées avant la vente aux enchères peuvent entraîner des modifications de votre documentation, de vos spécifications, de vos niveaux de service, etc., ce qui pourrait mener à un résultat plus fructueux.
13. Réfléchissez à l'attribution du contrat : nous avons déjà évoqué l'importance d'une procédure claire et transparente. Il vous faudra également examiner toutes les autres implications, telles que la mise en œuvre et la capacité à collaborer avec le partenaire final, qu'il s'agisse d'un contrat de fourniture ou d'achat. Dans le cas d'un contrat de fourniture, n'oubliez pas d'étudier toutes les options, notamment les possibilités d'optimisation des coûts, qui pourraient être intégrées au contrat. Pour un contrat d'achat, par exemple, réfléchissez à l'impact des conditions de paiement sur la trésorerie finale.
14. Envisagez de rencontrer les participants que vous avez sélectionnés pour la suite – que ce soit pour une vente aux enchères classique ou inversée, nous vous recommandons de rencontrer les meilleurs participants. Cela permettra de vous assurer que la collaboration avec les participants retenus sera fructueuse. Si vous optez pour cette solution, il est judicieux de communiquer votre décision avant le début du processus. Cela rassurera les participants et leur montrera que vous ne recherchez pas un prix uniquement basé sur le prix. Bien entendu, cette approche n'est pas applicable dans tous les cas, où le prix peut parfois être le seul critère.
15. Ayez une intention sincère : lorsqu’un organisateur lance une vente aux enchères, il ne doit y avoir aucune intention cachée de favoriser un participant en particulier, mais une volonté réelle de permettre à chacun de réussir. Les participants ne s’engageront dans une vente aux enchères que s’ils ont le sentiment d’y avoir quelque chose à gagner. Sans participants, il n’y a pas d’événement.
16. Consultez nos autres guides – cela vous aidera à garantir un processus professionnel, du choix de la bonne catégorie à l’optimisation de vos chances de succès.
Ce qu'il ne faut pas faire
1. Évitez de modifier des détails importants juste avant un événement . Nous comprenons que des changements peuvent survenir au cours du processus d'appel d'offres. Toutefois, dans l'intérêt de tous, nous vous recommandons vivement d'éviter de modifier des détails importants dans les dernières étapes avant une vente aux enchères. Cela risque non seulement de démotiver vos participants, mais aussi de créer une situation inéquitable et de compromettre vos chances d'obtenir le meilleur résultat.
2. Modifiez votre processus après l'événement , mais restez fidèle à votre processus initial. Par exemple, si vous avez indiqué que l'offre la plus avantageuse sera retenue, vous devez respecter votre engagement, sauf si ce participant présente des lacunes manifestes. Si le prix final vous préoccupe, fixez soigneusement votre offre de qualification ou laissez le choix du participant final à votre discrétion (par exemple, « Choix de l'organisateur »).
3. Laisser les participants enchérir après l'événement : vous avez mis en place un processus équitable, clair et transparent pour tous. Autoriser les participants à enchérir après l'événement nuit à votre crédibilité, peut impacter vos événements futurs et ternit l'image des négociations en ligne.
4. N'invitez pas de participants uniquement pour accroître la liquidité ; n'invitez pas des participants auxquels vous ne seriez pas prêt à attribuer le contrat dans le seul but d'augmenter la concurrence. Toute procédure d'appel d'offres prend du temps et nécessite une préparation ; par conséquent, seuls les participants ayant une chance réaliste de remporter le contrat devraient y participer.
Interdit
1. Manipulation abusive : la manipulation abusive consiste pour un hôte à usurper une identité ou à recourir à un tiers pour influencer le prix final, par exemple en créant un compte participant et en plaçant des enchères afin de faire baisser le prix. Cette pratique est très grave et constitue une forme de fraude et une infraction pénale. Si Market Dojo constate qu'un hôte se livre à de telles activités, son accès à la plateforme sera immédiatement révoqué et les autorités compétentes seront informées.
2. Induire délibérément en erreur : publier des descriptions ou des images de produits fausses ou trompeuses est illégal. Sourcing Dojo ne doit pas être utilisé pour fournir des informations sciemment inexactes dans le but d’obtenir indûment un meilleur résultat. Tout hôte soupçonné ou reconnu coupable d’infraction à cette règle verra son accès révoqué.