경매는 항상 공정하고 투명하며 체계적인 방식으로 진행되어야 합니다. 이 가이드는 경매 행사를 주최할 때 염두에 두어야 할 중요한 요소들을 설명하고, 공급업체들에게 전문성과 예의를 갖추는 데 필요한 도구와 지식을 제공하는 것을 목표로 합니다.
해야 할 일
1. 명확한 명세서 작성 - 온라인 입찰에 참여하기 전에, 요구 사항을 완벽하게 이해하고 명확하게 명시하는 것이 매우 중요합니다. 협상 대상을 명확히 정의하면 협상력을 강화하고 모든 참여자가 동일한 조건으로 입찰하도록 하여 최상의 결과를 얻는 데 도움이 됩니다.
2. 참여자 수를 파악하고 (더 늘리도록 노력하세요!) - Sourcing Dojo는 순위형, 일반형, 일본식 경매의 세 가지 유형을 제공합니다. 순위형 및 일반형 경매는 참여자 간의 경쟁을 통해 비용 절감을 도모하는 반면, 일본식 경매는 그렇지 않습니다. 경매의 성공을 위해서는 각 경매 품목에 입찰할 수 있는 공급업체 수를 정확히 파악하는 것이 필수적입니다.
저희 경험상 순위 경매 와 일반 경매 모두 참가자가 4명 이상일 때 가장 성공적인 결과를 보였습니다. 하지만 참가자가 단 두 명뿐인 경우에도 매우 성공적인 경매가 이루어진 사례가 있습니다. 여기서 중요한 것은 참가자들이 구매 의욕이 강하고 비슷한 가격대를 형성하고 있어야 한다는 점입니다. 이러한 유형의 경매에서는 적합한 참가자가 많을수록 성공적인 행사가 될 가능성이 높아집니다.
반면, 일본식 경매는 공급업체 수가 적거나, 순위형 경매나 공개 경매에서 입찰자 간 가격 차이가 너무 커서 상호 작용이 어려울 것으로 예상되는 경우에 적합합니다. 입찰자가 한두 명뿐인 경우에는 일본식 경매가 가장 적합할 수 있습니다. 입찰자가 여러 명이지만 가격 차이가 클 것으로 예상되는 경우에는 시작 가격을 다르게 설정하여 두 개 이상의 일본식 경매를 진행하는 것을 고려해 볼 수 있습니다.
경매 계획을 확정하기 전에 입찰에 참여할 의향과 능력을 갖춘 공급업체가 몇 명인지 파악하는 것이 중요합니다. 일반적으로 공급업체가 많을수록 비용 절감 효과가 커지므로, 초기 참여 공급업체 수가 적어 보이면 새로운 공급업체를 발굴하는 데 최선을 다하는 것이 좋습니다.
3. 기회를 적극적으로 홍보하세요 - 이는 참가자들이 비공개적이고 투명한 환경에서 사업 기회를 확보할 수 있는 분명한 기회이며, 여러 가지 이점을 제공합니다. 문서와 커뮤니케이션을 통해 미래 사업 가능성과 공정한 입찰 절차를 제시하여 참가자들의 관심을 유도하는 것을 잊지 마세요. 이메일은 초대받은 참가자들에게 의심을 살 수도 있으므로, 전화 통화를 통해 초기 반론에 대해 대응하는 것이 좋습니다.
4. 기회를 매력적으로 만드세요 - 앞서 언급한 것처럼, 기회를 충분히 매력적으로 만드는 것이 중요합니다. 초대된 참가자들에게 사업 규모가 중요하지 않다면, 그들의 참여를 유도하는 데 어려움을 겪을 수 있으며, 이는 결국 행사 실패로 이어질 수 있습니다. 이 과정을 통해 해당 분야를 통합하고 합리화하여 잠재적 매력을 높일 수 있습니다. 만약 대규모 시장 참여자들을 유치하는 데 필요한 지출 규모가 부족하더라도, 항상 귀사의 사업을 가치 있게 여기는 틈새 시장 참여자나 지역 영업 사무소들이 있을 수 있습니다.
5. 간소화하세요 - 참가자 입장에서 온라인 경매는 제대로 관리되지 않으면 시간적 압박과 스트레스를 유발할 수 있는 과정입니다. 따라서 경매를 설정할 때는 너무 많은 품목을 포함시키거나 불필요한 복잡성을 추가하지 않고 최대한 간소화하는 것이 좋습니다. 예를 들어, 경매에서 제시되는 '총 가격'만 중요한 경우, 경매 자체에는 '총 가격' 항목을 하나만 포함하고 참가자들에게 나중에 더 자세한 가격 내역을 제공하도록 요청하는 것을 고려해 보세요.
일반적으로 수백 개의 회선을 한꺼번에 경매에 부치는 것은 참가자들을 혼란스럽게 하고 최적의 가격을 얻기 어렵게 만들 수 있으므로 권장하지 않습니다. 따라서 가능한 한 회선을 통합하는 것이 좋습니다. 많은 회선이 필요한 경우에는 참가자들이 집중할 수 있도록 필요한 회선을 더 적은 수의 회선으로 나누어 경매를 진행하는 것을 고려해 보십시오.
6. 내부 이해관계자를 프로세스에 참여시키세요 . 경매 프로세스는 투명하게 공개되고 감사가 가능합니다. 특히 전략적 소싱의 경우, 조직 내 많은 구성원이 결과에 영향을 받을 수 있으므로 최종 결정 실행에 어려움이 발생하는 것은 절대 피해야 할 상황입니다. 이를 방지하기 위해, 프로세스 초기 단계부터 내부 이해관계자를 참여시켜 의견을 수렴하고 신뢰와 지지를 얻는 것이 중요합니다. 이를 통해 최종 결론에 이해관계자들의 의견도 반영하고, 최종 결과 실행을 더욱 수월하게 진행할 수 있습니다. 또한, 경매 진행 상황을 이해관계자들과 공유하는 것을 적극 권장합니다. 이는 이해관계자들이 프로세스에 흥미를 느끼고 절감 효과를 직접 확인할 수 있는 좋은 방법입니다!
7. 공급업체에게 자격/개시 입찰서 제출을 요구하십시오 . 경매를 진행할 때는 준비가 중요합니다. 공급업체의 참여 수준을 정확히 파악하고 공급업체가 Sourcing Dojo 소프트웨어 사용에 익숙한지 확인하는 쉬운 방법 중 하나는 각 공급업체에게 경매 시작 훨씬 전에 자격 입찰서를 제출하도록 요구하는 것입니다.
적격 입찰을 접수하면 각 품목에 입찰할 수 있는 공급업체가 충분한지 확인할 수 있습니다. 만약 부족하다면 품목 구조를 변경하거나 필요에 따라 더 많은 공급업체를 초대할 수 있습니다. 이 단계에서 경매 시작 전에 비용 절감 방안을 발견할 수도 있으므로, 경매 결과는 부가적인 이익이 됩니다. 참가자들이 경매 전에 입찰가를 입력하도록 하면 시간적 압박이 덜한 환경에서 입찰하는 데 익숙해질 수 있어, 실제 경매에서 입찰하는 방법에 대한 자신감과 지식을 높일 수 있습니다. 또한, 잘못되었거나 의심스러운 입찰을 수정하거나 삭제하고, 참가자에게 오류를 제때 알려줄 수 있는 기회를 제공합니다.
참여율을 파악하고 공급업체들이 만족할 수 있도록 하는 것 외에도, 이 단계는 경매 시작 전에 참여자들이 사양서의 오류나 불명확한 부분을 최종적으로 확인할 수 있는 중요한 시점입니다. 입찰 과정에서 참여자들의 의견을 충분히 경청할 수 있도록 이 단계에서 충분한 시간을 확보하시기를 권장합니다.
8. 현실적인 기간을 설정하십시오 - 경매의 성공을 극대화하려면, 참여 기회를 줄이기 위해 경매 진행 기간은 너무 짧아서는 안 되며, 그렇다고 참여자들이 부담을 느끼지 않을 정도로 길어서도 안 됩니다. 일반적으로 경매 개최를 알리는 시점부터 실제 경매가 진행되는 시점까지는 2주에서 6주 정도가 적당합니다.
9. 소통 - 명확하고 간결한 소통은 모든 관계자가 만족하고 적극적으로 참여하도록 하는 데 매우 중요하며, 이를 통해 최상의 결과를 얻을 수 있습니다. 최종 낙찰을 포함한 전체 과정은 처음부터 모든 관계자에게 투명하게 공개되어야 합니다. 경매 전 소통은 참가자들의 참여와 동기 부여를 유지하는 데 도움이 되며, 경매 중 소통은 예상치 못한 문제 발생을 예방하는 데 효과적입니다. 또한 경매 후 소통을 통해 긍정적인 피드백을 받고 다음 경매에 더욱 적극적으로 참여할 수 있도록 해야 합니다.
10. 기존 계약업체와 소통하십시오 . 입찰 과정 초기에 기존 계약업체를 참여시켜 입찰 방식을 사용하는 이유를 설명하는 것이 좋습니다. 기존 계약업체의 적극적인 참여를 유도하는 것이 중요하므로, 솔직하고 투명하게 소통하십시오. 현재 기존 계약업체가 담당하지 않는 사업 분야를 포함하여 참여 기회를 확대하십시오. 입찰 방식이 회사의 요구 사항이며 개인적인 아이디어가 아님을 명확히 하여 기존 계약업체와의 관계를 유지하십시오. 기존 계약업체가 과거에 귀사에 훌륭한 서비스와 가치를 제공해 왔으므로, 이번에도 걱정할 필요가 없다는 점을 강조하며 입찰 참여를 설득하십시오. 정직하고 투명한 방식으로 입찰에 임하면 향후 발생할 수 있는 문제를 예방할 수 있습니다.
11. 공정한 피드백을 제공하세요 - 솔직하고 개방적인 태도는 참여자들의 만족도를 높이고 향후 참여 가능성을 높이는 데 도움이 됩니다.
12. 참가자들의 의견에 귀 기울이세요 . 잠재적 구매자와 공급업체는 풍부한 경험을 가지고 있으므로 그들의 의견에 귀 기울여야 합니다. 경매 전에 특정 질문을 제시하면 문서, 사양, 서비스 수준 등에 변화가 생길 수 있으며, 이는 궁극적으로 더 성공적인 결과로 이어질 수 있습니다.
13. 계약 체결에 대해 생각해 보세요 . 계약 체결 절차는 명확하고 투명해야 한다는 점은 이미 논의했습니다. 공급 계약이든 구매 계약이든 관계없이, 이행 과정 및 최종 참여자와의 협업 가능성 등 모든 관련 사항을 검토해야 합니다. 공급 계약의 경우, 계약에 명시할 수 있는 가치 공학 기회 등 모든 선택지를 고려해야 합니다. 구매 계약의 경우, 지불 조건이 최종 유동성에 어떤 영향을 미칠지 생각해 보세요.
14. 최종 선정 참여자들과의 미팅을 고려하십시오. 순방향 경매든 역방향 경매든, 최종 선정 참여자들과 미팅을 갖는 것을 권장합니다. 이는 최종 선정된 업체가 향후에도 지속적인 협력 관계를 유지할 수 있도록 도와줄 것입니다. 미팅을 진행할 계획이라면, 경매 절차가 시작되기 전에 미리 알리는 것이 좋습니다. 이는 참여자들이 단순히 가격만을 기준으로 빠른 낙찰을 원하는 것이 아니라는 점을 확신시켜 안심시켜 줄 것입니다. 물론 모든 상황에서 가격이 유일한 고려 사항인 것은 아니며, 경우에 따라서는 가격이 유일한 고려 요소가 될 수도 있습니다.
15. 정직한 의도를 가지세요 - 경매 진행자는 특정 참가자를 압박하려는 의도가 있어서는 안 되며, 모든 참가자가 성공할 수 있도록 진심으로 열린 마음을 가져야 합니다. 참가자들은 얻을 것이 있다고 느낄 때만 경매에 참여합니다. 참가자가 없으면 행사도 없습니다.
16. 다른 가이드도 읽어보세요 . 적절한 카테고리를 선택하는 것부터 성공 가능성을 극대화하는 것까지 전문적인 과정을 거치는 데 도움이 될 것입니다.
하지 말아야 할 것들
1. 행사 직전에 주요 세부 사항을 변경하지 마십시오 . 주최측이 입찰 과정을 진행하면서 어떤 상황이든 변경될 수 있다는 점은 이해합니다. 그러나 모두의 이익을 위해 경매 직전 단계에서 주요 세부 사항을 변경하는 것은 가급적 피해주시기 바랍니다. 이는 참가자들의 의욕을 저하시킬 뿐만 아니라 불공정한 경쟁 환경을 조성하여 최상의 결과를 얻을 가능성을 저해할 수 있습니다.
2. 행사 후에 프로세스를 변경하되 , 기존 프로세스를 고수하십시오. 예를 들어, 우선 입찰자가 최종 선정되었다고 통보했다면, 해당 참가자에게 명백한 결함이 없는 한 약속을 지켜야 합니다. 최종 가격이 우려된다면, 자격 입찰가를 신중하게 설정하거나 최종 참가자 선정 권한을 주최측 재량에 맡기십시오(예: 주최측 선택).
3. 참가자들이 행사 후에 입찰하도록 하세요 . 이미 공정하고 투명하며 모두에게 공개된 절차를 시작하셨습니다. 행사 후에 참가자들이 입찰하도록 허용하면 신뢰도가 떨어지고 향후 행사에도 악영향을 미칠 뿐만 아니라 온라인 협상 행사에 대한 부정적인 이미지를 심어줄 수 있습니다.
4. 유동성을 높이기 위해 참여자를 초대하되 , 경쟁을 심화시킨다는 이유만으로 계약을 체결할 의향이 없는 참여자를 초대해서는 안 됩니다. 모든 입찰에는 시간과 준비가 필요하므로, 실제로 계약을 따낼 가능성이 있는 참여자만 참여시켜야 합니다.
허용되지 않음
1. 가격 조작(Shilling) - 가격 조작이란 호스트가 허위 신분을 사용하거나 제3자를 이용하여 최종 가격에 영향을 미치는 행위를 말합니다. 예를 들어, 참가자 계정을 개설하고 경매에 입찰하여 가격을 낮추는 행위가 이에 해당합니다. 이는 매우 심각한 행위이며 사기 및 형사 범죄로 간주됩니다. 마켓도조는 호스트가 이러한 행위에 가담하는 것을 발견할 경우, 해당 호스트의 플랫폼 접근 권한을 전면 박탈하고 관련 당국에 통보할 것입니다.
2. 고의적인 허위 정보 제공 - 허위 또는 오해의 소지가 있는 제품 설명이나 사진을 게시하는 것은 불법입니다. 소싱 도조는 더 나은 결과를 얻기 위해 고의로 부정확한 정보를 제공하는 데 사용해서는 안 됩니다. 이 규칙을 위반한 것으로 의심되거나 적발된 호스트는 이용 권한이 박탈됩니다.