Các cuộc đấu giá luôn phải được tiến hành một cách công bằng, minh bạch và có tổ chức. Hướng dẫn này nêu rõ những yếu tố quan trọng bạn cần lưu ý khi tổ chức sự kiện đấu giá và nhằm cung cấp cho bạn những công cụ và kiến thức cần thiết để thể hiện sự chuyên nghiệp và lịch sự đối với các nhà cung cấp của mình.
Những điều nên làm
1. Xây dựng bản mô tả kỹ thuật rõ ràng - trước khi đưa bất kỳ gói thầu nào lên đấu giá trực tuyến, điều rất quan trọng là bạn phải hiểu rõ và mô tả chi tiết yêu cầu của mình. Việc xác định rõ ràng những gì đang được đàm phán sẽ củng cố vị thế của bạn và giúp đạt được kết quả tốt nhất có thể bằng cách đảm bảo tất cả các bên sẽ đấu thầu trên cơ sở tương đương.
2. Nắm rõ số lượng người tham gia (và cố gắng tăng số lượng!) - Sourcing Dojo cung cấp ba loại đấu giá: Xếp hạng, Mở và Kiểu Nhật. Đấu giá Xếp hạng và Mở dựa nhiều vào sự cạnh tranh giữa các bên tham gia để giúp đạt được mức giá ưu đãi, trong khi đấu giá Kiểu Nhật thì không. Hiểu rõ số lượng nhà cung cấp có thể đấu giá trong phiên đấu giá của bạn và trên bất kỳ lô hàng cụ thể nào là điều cần thiết để đảm bảo phiên đấu giá thành công.
Kinh nghiệm của chúng tôi cho thấy các sự kiện đấu giá xếp hạng và đấu giá mở thành công nhất thường có từ 4 người tham gia trở lên. Tuy nhiên, chúng tôi cũng đã chứng kiến những phiên đấu giá rất thành công chỉ với hai người trả giá - chìa khóa ở đây là những người trả giá phải thực sự muốn mua hàng và đưa ra mức giá tương đương nhau. Với các loại đấu giá này, càng có nhiều người tham gia phù hợp, cơ hội tổ chức sự kiện thành công càng cao.
Ngược lại, đấu giá kiểu Nhật được khuyến nghị cho số lượng nhà cung cấp nhỏ hoặc trong trường hợp tương tác giữa các nhà thầu khó xảy ra trong đấu giá xếp hạng hoặc đấu giá mở vì giá thầu có thể cách nhau quá xa. Trong trường hợp chỉ có một hoặc hai nhà thầu, đấu giá kiểu Nhật có thể là lựa chọn phù hợp nhất. Nếu có nhiều hơn một nhà thầu, nhưng giá cả có khả năng chênh lệch rất lớn, bạn có thể cân nhắc tổ chức 2 hoặc nhiều cuộc đấu giá kiểu Nhật với giá khởi điểm khác nhau.
Trước khi hoàn thiện kế hoạch đấu giá, điều quan trọng là bạn cần đảm bảo biết có bao nhiêu nhà cung cấp sẵn sàng và có khả năng tham gia đấu thầu. Vì càng nhiều nhà cung cấp thường đồng nghĩa với càng tiết kiệm được nhiều tiền, chúng tôi cũng khuyên bạn nên cố gắng tìm kiếm thêm nhà cung cấp mới nếu số lượng ban đầu có vẻ thấp.
3. Giới thiệu cơ hội - đây là cơ hội rõ ràng để người tham gia giành được hợp đồng kinh doanh trong một môi trường riêng tư và minh bạch, mang lại nhiều lợi thế cho họ. Hãy nhớ giới thiệu cơ hội này trong tài liệu và thông tin liên lạc bằng cách thu hút họ bằng những khả năng kinh doanh trong tương lai và quy trình đấu thầu công bằng. Vì email đôi khi có thể bị người tham gia mời xem là đáng ngờ, chúng tôi khuyên bạn nên gọi điện thoại để xác nhận và giải đáp bất kỳ thắc mắc nào ngay từ đầu.
4. Làm cho cơ hội trở nên hấp dẫn - tiếp nối điểm trước, điều quan trọng là phải đảm bảo cơ hội đủ hấp dẫn. Nếu quy mô kinh doanh không đáng kể đối với những người tham gia được mời, bạn có thể gặp khó khăn trong việc tạo động lực cho họ, dẫn đến sự kiện không thành công. Quá trình này có thể được sử dụng như một cơ hội để củng cố và hợp lý hóa lĩnh vực của bạn nhằm tăng sức hấp dẫn tiềm năng. Nếu giá trị chi tiêu của bạn không thu hút được các doanh nghiệp lớn tham gia cạnh tranh, luôn có nhiều người tham gia chuyên biệt hơn hoặc các văn phòng bán hàng địa phương sẽ đánh giá cao doanh nghiệp của bạn.
5. Giữ mọi thứ đơn giản - từ góc nhìn của người tham gia, việc tham gia đấu giá trực tuyến có thể là một quá trình áp lực về thời gian và tiềm ẩn căng thẳng nếu không được quản lý đúng cách. Vì lý do này, khi thiết lập đấu giá, chúng tôi đặc biệt khuyên bạn nên cố gắng giữ mọi thứ đơn giản bằng cách không bao gồm quá nhiều lô hàng hoặc thêm bất kỳ sự phức tạp không cần thiết nào vào chính phiên đấu giá. Ví dụ, nếu bạn chỉ thực sự quan tâm đến "tổng giá" được đưa ra trong phiên đấu giá, hãy cân nhắc chỉ bao gồm một lô "tổng giá" trong chính phiên đấu giá và yêu cầu người tham gia cung cấp bảng phân tích giá chi tiết hơn sau đó.
Nhìn chung, chúng tôi không khuyến khích tổ chức đấu giá với hàng trăm dòng sản phẩm vì điều này có thể gây nhầm lẫn cho người tham gia và ngăn cản bạn đạt được mức giá tốt nhất, vì vậy chúng tôi khuyên bạn nên hợp nhất các dòng sản phẩm bất cứ khi nào có thể. Trong trường hợp không thể tránh khỏi việc cần số lượng lớn dòng sản phẩm, bạn có thể cân nhắc chia nhỏ nhu cầu của mình thành các phiên đấu giá nhỏ hơn với số lượng dễ quản lý hơn để đảm bảo người tham gia có thể tập trung.
6. Hãy để các bên liên quan nội bộ tham gia vào quy trình - quy trình đấu giá rất minh bạch và có thể kiểm toán được. Đặc biệt đối với việc tìm nguồn cung ứng chiến lược, nhiều người trong tổ chức có thể bị ảnh hưởng bởi kết quả và điều cuối cùng bạn cần là khó khăn trong việc thực hiện quyết định cuối cùng. Để tránh điều này, thực tiễn tốt nhất cho thấy bạn nên thu hút các bên liên quan nội bộ tham gia sớm vào quy trình để lắng nghe quan điểm của họ và giành được sự tin tưởng và đồng thuận của họ. Điều này đảm bảo rằng bất kỳ kết luận nào cũng sẽ là của họ, và có nghĩa là việc thực hiện kết quả cuối cùng sẽ dễ dàng hơn. Chúng tôi cũng đặc biệt khuyến nghị chia sẻ phiên đấu giá trực tiếp với các bên liên quan của bạn vì đây là một cách tuyệt vời để khiến họ hào hứng với quy trình và cho họ thấy khoản tiết kiệm được tích lũy!
7. Yêu cầu nhà cung cấp nộp hồ sơ dự thầu sơ tuyển/mở thầu - khâu chuẩn bị là chìa khóa khi tổ chức đấu giá. Một cách dễ dàng để đảm bảo bạn hiểu rõ mức độ tham gia của nhà cung cấp và nhà cung cấp cảm thấy thoải mái khi sử dụng phần mềm Sourcing Dojo là yêu cầu mỗi nhà cung cấp nộp hồ sơ dự thầu sơ tuyển trước khi phiên đấu giá diễn ra.
Việc nhận được các hồ sơ dự thầu đủ điều kiện sẽ cho phép bạn xác nhận rằng mình có đủ nhà cung cấp đủ điều kiện để đấu thầu cho mỗi lô hàng - hoặc nếu bạn phát hiện ra rằng mình không đủ, bạn sẽ có cơ hội thay đổi cấu trúc lô hàng hoặc mời thêm nhà cung cấp nếu cần thiết. Tại thời điểm này, bạn thậm chí có thể xác định được các khoản tiết kiệm trước khi phiên đấu giá bắt đầu, có nghĩa là kết quả đấu giá chỉ là phần thưởng thêm. Việc yêu cầu người tham gia nhập giá thầu trước khi đấu giá cũng cho phép họ làm quen với việc đấu thầu trong môi trường ít áp lực về thời gian hơn, giúp họ tự tin hơn và có thêm kiến thức về cách đấu thầu trong chính phiên đấu giá. Điều này cũng sẽ cho bạn cơ hội để sửa chữa hoặc loại bỏ bất kỳ giá thầu không chính xác hoặc đáng ngờ nào, thông báo kịp thời cho người tham gia về lỗi sai của họ.
Ngoài việc đảm bảo bạn hiểu rõ mức độ tham gia và sự thoải mái của các nhà cung cấp, giai đoạn này của quy trình cũng là điểm cuối cùng để các bên tham gia có thể xác định bất kỳ lỗi hoặc sự thiếu rõ ràng nào trong bản đặc tả kỹ thuật trước khi phiên đấu giá bắt đầu. Chúng tôi khuyên bạn nên dành đủ thời gian ở đây để lắng nghe bất kỳ phản hồi nào từ các bên tham gia trong quá trình đấu thầu.
8. Đảm bảo thời gian thực tế - để đảm bảo thành công tối đa từ cuộc đấu giá, thời gian thực hiện quy trình không nên quá ngắn để tránh làm giảm cơ hội tham gia tối đa, nhưng cũng không nên quá dài để làm nản lòng người tham gia. Thời gian điển hình từ khi thông báo cho người tham gia về cuộc đấu giá đến khi cuộc đấu giá diễn ra là từ 2 đến 6 tuần.
9. Giao tiếp - Giao tiếp rõ ràng và súc tích rất quan trọng để đảm bảo tất cả các bên đều hài lòng và tham gia tích cực, từ đó giúp bạn đạt được kết quả tốt nhất. Quy trình bạn sẽ thực hiện, bao gồm cả việc trao giải thưởng cuối cùng, cần được công khai và minh bạch cho tất cả mọi người ngay từ đầu. Giao tiếp trước khi đấu giá sẽ đảm bảo bạn giữ được sự tham gia và động lực của người tham gia, giao tiếp trong suốt quá trình sẽ giúp tránh mọi sự không hài lòng, và giao tiếp sau đó sẽ đảm bảo bạn nhận được phản hồi tích cực và sự tham gia tối đa cho phiên đấu giá tiếp theo.
10. Trao đổi với nhà thầu hiện tại - chúng tôi khuyên bạn nên liên hệ với nhà thầu hiện tại ngay từ đầu quá trình và giải thích lý do bạn sử dụng hình thức đấu thầu. Bạn chắc chắn muốn nhà thầu hiện tại tham gia tích cực, vì vậy hãy cởi mở và trung thực. Hãy cho họ thêm cơ hội tham gia bằng cách đưa vào cả những hợp đồng hiện không thuộc về họ. Duy trì mối quan hệ bằng cách khẳng định đây là yêu cầu của công ty chứ không phải ý tưởng riêng của bạn. Hãy thuyết phục nhà thầu hiện tại về thách thức bằng cách cho rằng vì họ đã cung cấp dịch vụ và giá trị tuyệt vời cho công ty bạn trong quá khứ, họ không có gì phải lo lắng. Bằng cách tiếp cận quá trình đấu thầu một cách chính trực, bạn sẽ loại bỏ được những vấn đề có thể phát sinh sau này.
11. Hãy công bằng trong phản hồi - sự cởi mở và trung thực sẽ giúp người tham gia hài lòng và có nhiều khả năng tham gia hơn trong tương lai.
12. Hãy lắng nghe ý kiến của người tham gia - người mua và nhà cung cấp tiềm năng có rất nhiều kinh nghiệm mà bạn nên lắng nghe. Một số câu hỏi được đặt ra trước phiên đấu giá có thể dẫn đến những thay đổi trong tài liệu, thông số kỹ thuật, mức độ dịch vụ, v.v., điều này cuối cùng có thể dẫn đến một kết quả thành công hơn.
13. Hãy suy nghĩ về việc trao hợp đồng - chúng ta đã thảo luận rằng quy trình trao hợp đồng cần phải rõ ràng và minh bạch. Bạn cũng cần xem xét tất cả các hệ quả khác như việc thực hiện và khả năng làm việc với bên tham gia cuối cùng, bất kể đó là hợp đồng cung cấp hay mua hàng. Đối với hợp đồng cung cấp, hãy nhớ xem xét tất cả các lựa chọn, chẳng hạn như các cơ hội tối ưu hóa giá trị, có thể được quy định trong hợp đồng. Ví dụ, đối với hợp đồng mua hàng, hãy nghĩ xem các điều khoản thanh toán sẽ ảnh hưởng như thế nào đến tính thanh khoản cuối cùng.
14. Cân nhắc gặp gỡ những người tham gia mà bạn lựa chọn cuối cùng - đối với cả đấu giá thuận và đấu giá nghịch, chúng tôi khuyên bạn nên cân nhắc gặp gỡ những người tham gia hàng đầu. Điều này sẽ giúp đảm bảo rằng sự lựa chọn cuối cùng sẽ tạo ra mối quan hệ hợp tác hiệu quả. Nếu bạn định làm điều này, tốt nhất nên thông báo trước khi quá trình bắt đầu vì điều này sẽ giúp những người tham gia yên tâm rằng bạn không chỉ tìm kiếm một giải pháp nhanh chóng chỉ dựa trên giá cả. Điều này rõ ràng không áp dụng trong mọi trường hợp, trong đó giá cả có thể là yếu tố duy nhất trong một số trường hợp.
15. Hãy có ý định chân thành - khi người dẫn chương trình tiến hành đấu giá, không được có động cơ ngầm nào nhằm thúc đẩy một người tham gia cụ thể, mà phải thực sự cởi mở để bất kỳ người tham gia nào cũng có cơ hội thành công. Người tham gia chỉ sẵn lòng cam kết tham gia đấu giá nếu họ cảm thấy có điều gì đó để đạt được. Không có người tham gia, sự kiện sẽ không diễn ra.
16. Hãy đọc các hướng dẫn khác của chúng tôi - điều này sẽ giúp đảm bảo quy trình chuyên nghiệp từ việc chọn đúng danh mục cho đến việc tối ưu hóa cơ hội thành công của bạn.
Những điều không nên làm
1. Thay đổi các chi tiết quan trọng ngay trước sự kiện - chúng tôi hiểu rằng mọi thứ đều có thể thay đổi khi người tổ chức tiến hành quá trình đấu thầu. Tuy nhiên, vì lợi ích của tất cả mọi người, chúng tôi đặc biệt khuyên bạn nên tránh thay đổi các chi tiết quan trọng ở giai đoạn cuối trước khi đấu giá, vì điều này không chỉ làm giảm động lực của người tham gia mà còn có thể tạo ra một sân chơi không công bằng và ảnh hưởng đến cơ hội đạt được kết quả tốt nhất của bạn.
2. Thay đổi quy trình sau sự kiện - hãy luôn tuân thủ quy trình đã đặt ra. Ví dụ, nếu bạn đã thông báo rằng người đặt giá cao nhất sẽ thắng, bạn phải giữ đúng lời hứa trừ khi người tham gia đó có những khuyết điểm rõ ràng. Nếu bạn lo ngại về giá cuối cùng, hãy đặt giá thầu vòng loại một cách cẩn thận hoặc để người tổ chức tự quyết định người tham gia cuối cùng.
3. Cho phép người tham gia đấu giá sau sự kiện - bạn đã khởi xướng một quy trình công bằng, rõ ràng và minh bạch cho tất cả mọi người. Việc cho phép người tham gia đấu giá sau sự kiện sẽ làm giảm uy tín của bạn, có thể ảnh hưởng đến các sự kiện trong tương lai và làm cho các sự kiện đàm phán trực tuyến mang tiếng xấu.
4. Mời người tham gia chỉ để tăng tính thanh khoản - đừng mời những người tham gia mà bạn không sẵn sàng trao hợp đồng chỉ vì mục đích tăng tính cạnh tranh. Mọi hoạt động đấu thầu đều tốn thời gian và cần sự chuẩn bị, vì vậy chỉ nên mời những người tham gia có cơ hội thắng thầu thực tế.
Không được phép
1. Gian lận giá (Shilling) - Gian lận giá là hành vi mà Chủ nhà giả mạo danh tính hoặc sử dụng bên thứ ba để tác động đến giá cuối cùng, ví dụ như tạo tài khoản người tham gia và đặt giá thầu trong phiên đấu giá nhằm hạ giá. Đây là hành vi rất nghiêm trọng và được coi là một hình thức gian lận và là tội phạm hình sự. Nếu Market Dojo phát hiện Chủ nhà tham gia vào các hoạt động này, thì quyền truy cập vào nền tảng sẽ bị thu hồi và các cơ quan chức năng có liên quan sẽ được thông báo.
2. Cố tình gây hiểu nhầm - việc đăng tải mô tả sản phẩm hoặc hình ảnh sai sự thật hoặc gây hiểu nhầm là bất hợp pháp. Không được sử dụng Sourcing Dojo để cung cấp bất kỳ thông tin nào mà bạn biết là không chính xác với mục đích gian dối để đạt được kết quả tốt hơn. Bất kỳ Chủ nhà nào bị nghi ngờ hoặc bị phát hiện vi phạm quy tắc này sẽ bị thu hồi quyền truy cập.