Le aste devono sempre essere condotte in modo equo, trasparente e organizzato. Questa guida illustra i fattori importanti da tenere a mente durante l'organizzazione di un'asta e si propone di fornire gli strumenti e le conoscenze necessarie per dimostrare professionalità e cortesia nei confronti dei fornitori.
Cose da fare
1. Crea una specifica chiara : prima di partecipare a un'asta online, è fondamentale che le tue esigenze siano ben comprese e specificate. Definire chiaramente l'oggetto della negoziazione rafforzerà la tua posizione e ti aiuterà a ottenere il miglior risultato possibile, garantendo che tutte le parti presentino offerte equivalenti.
2. Conoscete il numero dei vostri partecipanti (e cercate di aumentarlo!) - Sourcing Dojo offre tre tipi di asta: Classificata, Aperta e Giapponese. Le aste Classificate e Aperte si basano fortemente sulla competizione tra i partecipanti per contribuire a ottenere risparmi, mentre le aste giapponesi no. Comprendere il numero di fornitori in grado di fare offerte nella vostra asta e per ogni singolo lotto è essenziale per garantire il successo dell'asta.
La nostra esperienza ci dice che le aste classificate e aperte di maggior successo coinvolgono 4 o più partecipanti. Tuttavia, abbiamo anche assistito a aste di grande successo con soli due offerenti: la chiave in questo caso è che gli offerenti siano realmente interessati all'affare e operino a prezzi simili. Con queste tipologie di aste, maggiore è il numero di partecipanti qualificati, maggiori sono le probabilità di successo dell'evento.
Le aste giapponesi , d'altro canto, sono consigliate per un numero ridotto di fornitori o laddove l'interazione tra gli offerenti sarebbe improbabile in un'asta classificata o aperta, poiché le offerte sarebbero probabilmente troppo distanti tra loro. In scenari con solo uno o due offerenti, un'asta giapponese potrebbe essere la soluzione più appropriata. Se invece gli offerenti sono più numerosi, ma i prezzi sono probabilmente molto diversi, si potrebbe valutare l'opportunità di avviare due o più aste giapponesi con prezzi di partenza differenti.
Prima di finalizzare un piano d'asta, è importante accertarsi di quanti fornitori siano disposti e in grado di partecipare. Poiché un maggior numero di fornitori generalmente si traduce in maggiori risparmi, consigliamo inoltre di impegnarsi a individuare nuovi fornitori qualora il numero iniziale sembri basso.
3. Presentare l'opportunità : si tratta di una chiara opportunità per i partecipanti di concludere affari in un ambiente privato e trasparente, che offre loro numerosi vantaggi. Ricordate di presentare l'opportunità nella documentazione e nella comunicazione, allettandoli con la possibilità di future collaborazioni e di partecipare a una gara d'appalto equa. Poiché un'e-mail può talvolta essere percepita come sospetta dai partecipanti invitati, consigliamo di farla seguire da una telefonata per confutare eventuali obiezioni iniziali.
4. Rendete l'opportunità attraente : in linea con il punto precedente, è importante assicurarsi che l'opportunità sia sufficientemente attraente. Se le dimensioni dell'azienda sono insignificanti per i partecipanti invitati, potreste avere difficoltà a motivarli, il che potrebbe portare a un evento fallimentare. Il processo può essere utilizzato come un'opportunità per consolidare e razionalizzare la vostra categoria al fine di aumentarne il potenziale di attrattiva. Se il valore della spesa non è sufficiente ad attirare i grandi operatori del mercato, ci sono sempre partecipanti di nicchia o uffici commerciali locali che potrebbero apprezzare la vostra attività.
5. Semplificate le cose : dal punto di vista del partecipante, partecipare a un'asta online può essere un processo stressante e che richiede poco tempo, se non gestito correttamente. Per questo motivo, quando impostate l'asta, vi consigliamo vivamente di fare del vostro meglio per semplificare le cose, evitando di includere troppi lotti o di aggiungere complicazioni inutili. Ad esempio, se vi interessa solo il "prezzo totale" indicato nell'asta, considerate di includere un solo lotto con il "prezzo totale" e di chiedere ai partecipanti di fornire una ripartizione più dettagliata dei prezzi in seguito.
In generale, sconsigliamo di organizzare un'asta con centinaia di linee, poiché ciò potrebbe confondere i partecipanti e impedire di ottenere il miglior prezzo possibile. Pertanto, raccomandiamo di consolidare le aste ove possibile. Qualora non sia possibile evitare un numero elevato di linee, si consiglia di suddividere le richieste in aste più piccole, con importi più gestibili, per consentire ai partecipanti di concentrarsi.
6. Coinvolgete i vostri stakeholder interni nel processo : il processo d'asta è altamente visibile e verificabile. Soprattutto per gli approvvigionamenti più strategici, molte persone all'interno dell'organizzazione potrebbero essere influenzate dall'esito e l'ultima cosa di cui avete bisogno è difficoltà nell'implementazione della decisione finale. Per evitare ciò, la migliore prassi prevede di coinvolgere i vostri stakeholder interni fin dalle prime fasi del processo, al fine di ascoltare le loro opinioni e ottenere la loro fiducia e il loro consenso. Questo garantisce che qualsiasi conclusione sia anche la loro, e significa che l'implementazione del risultato finale sarà più semplice. Consigliamo inoltre vivamente di condividere l'asta in diretta con i vostri stakeholder, in quanto è un ottimo modo per entusiasmarli al processo e mostrare loro i risparmi che si accumulano!
7. Richiedere ai fornitori di presentare offerte di qualificazione/iniziali : la preparazione è fondamentale quando si gestisce un'asta. Un modo semplice per assicurarsi di aver compreso appieno i livelli di partecipazione dei fornitori e che questi abbiano familiarità con il software Sourcing Dojo è quello di richiedere a ciascun fornitore di presentare le proprie offerte di qualificazione con largo anticipo rispetto all'asta.
Ricevere offerte qualificate vi permetterà di verificare di avere un numero sufficiente di fornitori in grado di fare offerte per ogni lotto. Qualora vi accorgeste di non averne a sufficienza, avrete l'opportunità di modificare la struttura dei lotti o di invitare altri fornitori, se necessario. A questo punto, potreste persino individuare opportunità di risparmio prima ancora dell'inizio dell'asta, rendendo il risultato finale un ulteriore vantaggio. Richiedere ai partecipanti di inserire le offerte prima dell'asta permette loro anche di familiarizzare con le modalità di offerta in un ambiente meno pressante, acquisendo maggiore sicurezza e familiarità con le procedure di offerta durante l'asta stessa. Questo vi darà inoltre la possibilità di correggere o rimuovere eventuali offerte errate o sospette, comunicando tempestivamente ai partecipanti dove hanno commesso l'errore.
Oltre a garantire la comprensione dei livelli di partecipazione e la soddisfazione dei fornitori, questa fase del processo rappresenta l'ultimo momento in cui i partecipanti possono individuare eventuali errori o ambiguità nelle specifiche prima dell'inizio dell'asta. Si consiglia di dedicare tempo sufficiente ad ascoltare i feedback dei partecipanti durante la fase di offerta.
8. Garantire tempistiche realistiche : per assicurare il massimo successo dell'asta, le tempistiche del processo non dovrebbero essere troppo brevi, in modo da ridurre le possibilità di partecipazione, ma nemmeno troppo lunghe, per non scoraggiare i partecipanti. Un periodo tipico che va dalla notifica dell'asta all'asta stessa è di 2-6 settimane.
9. Comunicare - una comunicazione chiara e concisa è fondamentale per garantire la soddisfazione e il coinvolgimento di tutte le parti, il che contribuisce a ottenere il miglior risultato possibile. Il processo che seguirete, compresa l'assegnazione finale, dovrebbe essere chiaro e visibile a tutti fin dall'inizio. Comunicare prima dell'asta garantirà il coinvolgimento e la motivazione dei partecipanti, comunicare durante l'asta aiuterà a evitare eventuali incomprensioni e comunicare dopo l'asta vi permetterà di ricevere un feedback positivo e la massima partecipazione per la prossima asta.
10. Parlate con il vostro fornitore attuale : vi consigliamo di coinvolgerlo fin dalle prime fasi del processo e di spiegargli il motivo per cui avete scelto di ricorrere a un'asta. Probabilmente vorrete che il vostro fornitore attuale sia coinvolto e partecipi attivamente, quindi siate aperti e onesti. Offritegli un'ulteriore opportunità di partecipazione includendo attività che attualmente non gestisce. Mantenete un buon rapporto, sottolineando che si tratta di un'esigenza aziendale e non di una vostra idea. Presentate la sfida al vostro fornitore attuale, suggerendogli che, avendo offerto in passato un servizio e un valore eccellenti alla vostra azienda, non ha nulla da temere. Affrontando la gara con integrità, eviterete problemi che potrebbero sorgere in seguito.
11. Fornite un feedback equo : essere aperti e onesti contribuirà a mantenere i partecipanti soddisfatti e a renderli più propensi a partecipare in futuro.
12. Ascoltate i vostri partecipanti : potenziali acquirenti e fornitori hanno una vasta esperienza che dovreste tenere in considerazione. Alcune domande poste prima dell'asta potrebbero portare a modifiche nella documentazione, nelle specifiche, nei livelli di servizio e così via, il che potrebbe in definitiva condurre a una conclusione più positiva.
13. Considera l'aggiudicazione del contratto : abbiamo già discusso dell'importanza di definire un processo di aggiudicazione chiaro e trasparente fin dall'inizio. Dovrai inoltre esaminare tutte le altre implicazioni, come l'implementazione e la possibilità di collaborare con il partecipante finale, indipendentemente dal fatto che si tratti di un contratto di fornitura o di acquisto. Nel caso di un contratto di fornitura, ricorda di valutare tutte le opzioni, come le opportunità di ingegneria del valore, che potrebbero essere incluse nel contratto. Per un contratto di acquisto, ad esempio, considera come le condizioni di pagamento influiranno sulla liquidità finale.
14. Valuta la possibilità di incontrare i partecipanti che hai scelto come finalisti : sia per un'asta diretta che per un'asta inversa, ti consigliamo di incontrare i partecipanti più qualificati. Questo ti aiuterà a garantire che la scelta finale si traduca in una collaborazione proficua. Se decidi di farlo, è opportuno comunicarlo prima dell'inizio del processo, in modo da rassicurare i partecipanti sul fatto che non stai cercando solo un'assegnazione rapida basata esclusivamente sul prezzo. Ovviamente, questo non è applicabile in tutte le circostanze, dove in alcuni casi il prezzo potrebbe essere l'unico fattore determinante.
15. Avere intenzioni oneste : quando un organizzatore procede con un'asta, non ci deve essere alcun secondo fine nel favorire un partecipante in particolare, ma la volontà di dare a tutti la possibilità di vincere. I partecipanti saranno disposti a impegnarsi in un'asta solo se sentono di poterne trarre un vantaggio. Senza partecipanti, l'evento non ha luogo.
16. Leggi le nostre altre guide : ti aiuteranno a garantire un processo professionale, dalla scelta della categoria giusta all'ottimizzazione delle tue possibilità di successo.
Non farlo
1. Modificare i dettagli principali poco prima di un evento : comprendiamo che tutto può cambiare durante la fase di gara. Tuttavia, nell'interesse di tutti, raccomandiamo vivamente di evitare di modificare i dettagli principali nelle fasi conclusive prima di un'asta, poiché ciò non solo demotiverebbe i partecipanti, ma potrebbe anche creare una situazione di disparità e compromettere le possibilità di ottenere il miglior risultato.
2. Modificate il vostro processo dopo l'evento : rimanete fedeli al processo stabilito. Ad esempio, se avete comunicato che l'offerta migliore è quella vincente, dovete mantenere la parola data a meno che il partecipante in questione non presenti difetti dimostrabili. Se siete preoccupati per il prezzo finale, impostate con attenzione l'offerta di qualificazione oppure lasciate la scelta del partecipante finale a vostra discrezione, ad esempio con la formula "Scelta dell'organizzatore".
3. Consenti ai partecipanti di fare offerte dopo l'evento : in questo modo avvii un processo equo, chiaro e aperto a tutti. Permettere ai partecipanti di fare offerte dopo l'evento compromette la tua credibilità, può influire sui tuoi eventi futuri e getta una cattiva luce sugli eventi di negoziazione online.
4. Invitate i partecipanti solo per aumentare la liquidità : non invitate partecipanti ai quali non sareste disposti ad aggiudicare l'appalto, solo per il gusto di aumentare la concorrenza. Ogni gara d'appalto richiede tempo e preparazione, quindi dovrebbero partecipare solo coloro che hanno una reale possibilità di vincere.
Vietato
1. Shilling - Lo shilling si verifica quando un Host assume una falsa identità o si serve di una terza parte per influenzare il prezzo finale, ad esempio creando un account partecipante e inserendo offerte in un'asta al fine di abbassare il prezzo. Si tratta di un comportamento molto grave, considerato una forma di frode e un reato penale. Se Market Dojo scopre che un Host si sta dedicando a queste attività, l'accesso alla piattaforma verrà revocato e le autorità competenti saranno informate.
2. Ingannare deliberatamente - pubblicare descrizioni o immagini di prodotti false o fuorvianti è illegale. Sourcing Dojo non deve essere utilizzato per fornire informazioni notoriamente errate con l'intento di ottenere un risultato migliore in modo fraudolento. Qualsiasi host sospettato o trovato colpevole di violazione di questa regola si vedrà revocato l'accesso.