Aukcje powinny być zawsze prowadzone w sposób uczciwy, otwarty i zorganizowany. Niniejszy przewodnik przedstawia ważne czynniki, które należy wziąć pod uwagę podczas organizacji aukcji, a jego celem jest dostarczenie narzędzi i wiedzy niezbędnych do wykazania się profesjonalizmem i uprzejmością wobec dostawców.
Co robić
1. Stwórz jasną specyfikację – przed złożeniem oferty na aukcji internetowej bardzo ważne jest, aby w pełni zrozumieć i sprecyzować swoje wymagania. Jasne określenie przedmiotu negocjacji wzmocni Twoją pozycję i pomoże uzyskać jak najlepszy wynik, zapewniając, że wszystkie strony będą składać oferty na zasadzie „podobnych ofert”.
2. Poznaj liczbę uczestników (i postaraj się ją zwiększyć!) – Sourcing Dojo oferuje trzy rodzaje aukcji: rankingową, otwartą i japońską. Aukcje rankingowe i otwarte w dużej mierze opierają się na konkurencji między uczestnikami, aby pomóc w osiągnięciu oszczędności, podczas gdy aukcje japońskie nie. Zrozumienie liczby dostawców, którzy mogą licytować w Twojej aukcji i na konkretnej partii, jest kluczowe dla zapewnienia sukcesu aukcji.
Nasze doświadczenie pokazuje, że w najskuteczniejszych aukcjach rankingowych i otwartych bierze udział co najmniej czterech uczestników. Widzieliśmy jednak również bardzo udane aukcje z udziałem zaledwie dwóch oferentów – kluczem jest to, że oferenci muszą być chętni do współpracy i oferować podobne ceny. W przypadku tego typu aukcji, im więcej odpowiednich uczestników, tym większe szanse na udane wydarzenie.
Z drugiej strony, aukcje japońskie są zalecane dla mniejszej liczby dostawców lub tam, gdzie interakcja między oferentami byłaby mało prawdopodobna w aukcji rankingowej lub otwartej, ponieważ oferty prawdopodobnie będą się od siebie różnić. W scenariuszach, w których uczestniczy tylko jeden lub dwóch oferentów, aukcja japońska może być najbardziej odpowiednia. Jeśli jest więcej niż jeden oferent, ale ceny prawdopodobnie będą się znacznie różnić, warto rozważyć przeprowadzenie dwóch lub więcej aukcji japońskich z różnymi cenami wywoławczymi.
Przed sfinalizowaniem planu aukcji ważne jest, aby upewnić się, ilu dostawców jest chętnych i zdolnych do składania ofert. Ponieważ większa liczba dostawców oznacza zazwyczaj większe oszczędności, zalecamy również, aby dołożyć wszelkich starań, aby zidentyfikować nowych dostawców, jeśli ich liczba początkowo wydaje się niska.
3. Sprzedaj szansę – to wyraźna szansa dla uczestników na zdobycie kontraktu w prywatnym i transparentnym środowisku, co oferuje im liczne korzyści. Pamiętaj, aby sprzedać szansę w dokumentacji i komunikacji, zachęcając ich do przyszłych transakcji i składania ofert w uczciwym procesie. Ponieważ e-mail może czasami zostać odebrany przez zaproszonych uczestników jako podejrzany, zalecamy kontakt telefoniczny i rozwianie wszelkich wcześniejszych zastrzeżeń.
4. Uatrakcyjnij ofertę – kontynuując poprzedni punkt, ważne jest, aby oferta była wystarczająco atrakcyjna. Jeśli wielkość firmy jest nieistotna dla zaproszonych uczestników, możesz mieć trudności z ich motywacją, co może doprowadzić do nieudanego wydarzenia. Proces ten można wykorzystać jako okazję do konsolidacji i racjonalizacji kategorii, aby zwiększyć potencjalną atrakcyjność. Jeśli wartość Twoich wydatków nie przyciągnie dużych graczy rynkowych, zawsze znajdą się inni niszowi uczestnicy lub lokalne biura sprzedaży, którzy docenią Twój biznes.
5. Postaw na prostotę – z perspektywy uczestnika udział w aukcji online może być procesem czasochłonnym i potencjalnie stresującym, jeśli nie zostanie odpowiednio zorganizowany. Z tego powodu, organizując aukcję, zdecydowanie zalecamy, aby dołożyć wszelkich starań, aby zachować prostotę, nie dodając zbyt wielu pozycji ani nie dodając niepotrzebnych komplikacji do samej aukcji. Na przykład, jeśli zależy Ci tylko na „cenie całkowitej” podanej w aukcji, rozważ uwzględnienie w niej tylko jednej pozycji o „cenie całkowitej” i poproś uczestników o podanie bardziej szczegółowego rozbicia ceny.
Zasadniczo nie zalecamy przeprowadzania aukcji z setkami linii, ponieważ może to dezorientować uczestników i uniemożliwić uzyskanie najlepszej możliwej ceny, dlatego zalecamy konsolidację, gdziekolwiek to możliwe. Jeśli nie da się uniknąć konieczności obsługi dużej liczby linii, warto rozważyć podzielenie zapotrzebowania na mniejsze aukcje o bardziej przystępnych kwotach, aby zapewnić uczestnikom możliwość skupienia się na nich.
6. Zaangażuj wewnętrznych interesariuszy w proces – proces aukcyjny jest bardzo przejrzysty i możliwy do zweryfikowania. Szczególnie w przypadku bardziej strategicznego pozyskiwania, wynik może wpłynąć na wiele osób w organizacji, a ostatnią rzeczą, której potrzebujesz, są trudności z wdrożeniem ostatecznej decyzji. Aby tego uniknąć, najlepsze praktyki zalecają zaangażowanie wewnętrznych interesariuszy na wczesnym etapie procesu, aby poznać ich opinie i zyskać ich zaufanie oraz akceptację. Dzięki temu wnioski będą również ich własne, a wdrożenie ostatecznego rezultatu będzie łatwiejsze. Zdecydowanie zalecamy również udostępnienie aukcji na żywo interesariuszom, ponieważ to świetny sposób na wzbudzenie ich entuzjazmu i pokazanie im, jak kumulują się oszczędności!
7. Wymagaj od dostawców składania ofert kwalifikacyjnych/otwarciowych – przygotowanie jest kluczowe podczas aukcji. Jednym z prostych sposobów upewnienia się, że w pełni rozumiesz poziom zaangażowania dostawców i że dostawcy czują się komfortowo korzystając z oprogramowania Sourcing Dojo, jest wymaganie od każdego dostawcy składania ofert kwalifikacyjnych z dużym wyprzedzeniem przed aukcją.
Otrzymanie ofert kwalifikacyjnych pozwoli Ci potwierdzić, że masz wystarczającą liczbę dostawców, którzy mogą licytować każdą partię – a jeśli okaże się, że nie, będziesz mieć możliwość zmiany struktury partii lub zaproszenia większej liczby dostawców, jeśli zajdzie taka potrzeba. W tym momencie możesz nawet zidentyfikować oszczędności jeszcze przed rozpoczęciem aukcji, co oznacza, że jej wynik to wisienka na torcie. Wymaganie od uczestników składania ofert przed aukcją pozwala im również przyzwyczaić się do licytowania w warunkach mniejszej presji czasowej, dając im większą pewność siebie i wiedzę na temat licytowania w samej aukcji. Da Ci to również możliwość skorygowania lub usunięcia wszelkich nieprawidłowych lub podejrzanych ofert, informując uczestników z odpowiednim wyprzedzeniem o popełnionych błędach.
Oprócz upewnienia się, że rozumiesz poziom uczestnictwa i dostawcy czują się komfortowo, ten etap procesu jest ostatecznym momentem, w którym uczestnicy mogą zidentyfikować wszelkie błędy lub niejasności w specyfikacji przed rozpoczęciem aukcji. Zalecamy, abyś przeznaczył/a na to wystarczająco dużo czasu, aby wysłuchać wszelkich opinii uczestników w trakcie procesu licytacji.
8. Zapewnij realistyczne ramy czasowe – aby zapewnić maksymalny sukces aukcji, ramy czasowe procesu nie powinny być zbyt krótkie, aby zmniejszyć szanse na udział, ale nie powinny być też zbyt długie, aby zniechęcić uczestników. Typowy czas od powiadomienia uczestników o aukcji do jej rozpoczęcia wynosi od 2 do 6 tygodni.
9. Komunikuj się – jasna i zwięzła komunikacja jest niezwykle ważna, aby upewnić się, że wszystkie strony są zadowolone i zaangażowane, co pomoże Ci osiągnąć najlepszy wynik. Proces, który będziesz stosować, w tym ostateczna nagroda, powinien być jasno określony i widoczny dla wszystkich od samego początku. Komunikacja przed aukcją zapewni zaangażowanie i motywację uczestników, komunikacja w jej trakcie pomoże uniknąć nieporozumień, a komunikacja po aukcji zapewni pozytywne opinie i maksymalny udział w kolejnej aukcji.
10. Porozmawiaj ze swoim obecnym pracodawcą – zalecamy, abyś zaangażował go na wczesnym etapie procesu i wyjaśnił mu powód, dla którego korzystasz z aukcji. Najprawdopodobniej będziesz chciał, aby Twój obecny pracodawca był zaangażowany i aktywnie uczestniczył w przetargu, więc bądź otwarty i szczery. Daj mu dodatkową szansę na udział, angażując w niego firmy, które obecnie nie należą do niego. Podtrzymuj relację, mówiąc, że jest to wymóg firmy, a nie Twój własny pomysł. Przedstaw swojemu obecnemu pracodawcy wyzwanie, sugerując, że skoro w przeszłości oferował Twojej firmie tak doskonałe usługi i wartość, nie ma się czego obawiać. Podchodząc do przetargu z uczciwością, wyeliminujesz problemy, które mogą pojawić się później.
11. Bądź uczciwy w udzielaniu informacji zwrotnych – otwartość i uczciwość pomogą utrzymać zadowolenie uczestników i zwiększy to prawdopodobieństwo ich zaangażowania w przyszłości.
12. Słuchaj swoich uczestników – potencjalni nabywcy i dostawcy mają bogate doświadczenie, którego warto wysłuchać. Niektóre pytania zadane przed aukcją mogą doprowadzić do zmian w dokumentacji, specyfikacji, poziomie usług itp., co może ostatecznie przełożyć się na bardziej pomyślne zakończenie.
13. Pomyśl o udzieleniu zamówienia – omówiliśmy już, że proces jego udzielania powinien być jasny i przejrzysty. Należy również przeanalizować wszystkie inne implikacje, takie jak wdrożenie i możliwość współpracy z ostatecznym uczestnikiem, niezależnie od tego, czy jest to zamówienie na dostawy, czy na zakup. W przypadku zamówienia na dostawy pamiętaj o przeanalizowaniu wszystkich opcji, takich jak możliwości inżynierii wartości, które można uwzględnić w umowie. Na przykład w przypadku zamówienia na zakup, zastanów się, jak warunki płatności wpłyną na ostateczną płynność finansową.
14. Rozważ spotkanie z uczestnikami, którzy dokonali ostatecznego wyboru – zarówno w przypadku aukcji bezpośredniej, jak i odwrotnej, zalecamy spotkanie z najlepszymi uczestnikami. Pomoże to upewnić się, że ostateczny wybór będzie owocny. Jeśli planujesz to zrobić, warto poinformować o tym przed rozpoczęciem procesu, ponieważ da to uczestnikom pewność, że nie zależy Ci tylko na szybkim przyznaniu nagrody wyłącznie na podstawie ceny. Oczywiście nie ma to zastosowania we wszystkich okolicznościach, w których cena może być jedynym czynnikiem.
15. Miej szczere intencje – organizując aukcję, Gospodarz nie może kierować się ukrytym motywem, by nakłonić jednego uczestnika, lecz musi być autentycznie otwarty na sukces każdego z nich. Uczestnicy będą skłonni zaangażować się w aukcję tylko wtedy, gdy poczują, że mogą coś zyskać. Bez uczestników nie ma wydarzenia.
16. Przeczytaj nasze inne poradniki – pomogą Ci one zagwarantować profesjonalny proces, począwszy od wyboru właściwej kategorii, aż po optymalizację szans na sukces.
Czego nie robić
1. Zmień najważniejsze szczegóły tuż przed wydarzeniem – rozumiemy, że wszystko może się zmienić w trakcie procesu przetargowego. Jednak w interesie wszystkich zdecydowanie zalecamy unikanie zmiany najważniejszych szczegółów na końcowym etapie przed aukcją, ponieważ nie tylko zniechęci to uczestników, ale może również stworzyć nierówne warunki i wpłynąć na szanse uzyskania najlepszego wyniku.
2. Zmień swój proces po wydarzeniu – pozostań wierny swojemu procesowi. Na przykład, jeśli zakomunikowałeś, że wygrywa oferta lidera, musisz dotrzymać słowa, chyba że uczestnik ma udowodnione wady. Jeśli masz obawy co do ceny końcowej, ostrożnie określ swoją ofertę kwalifikacyjną lub pozostaw wybór ostatecznego uczestnika do własnej decyzji, tj. Host's Choice.
3. Pozwól uczestnikom składać oferty po wydarzeniu – zainicjowałeś uczciwy proces, który jest jasny i otwarty dla wszystkich. Umożliwienie uczestnikom składania ofert po wydarzeniu niszczy Twoją wiarygodność, może wpłynąć na Twoje przyszłe wydarzenia i psuje reputację internetowych spotkań negocjacyjnych.
4. Zaproś uczestników tylko po to, by zwiększyć płynność finansową – nie zapraszaj uczestników, którym nie byłbyś skłonny przyznać kontraktu, tylko po to, by zwiększyć konkurencję. Każde składanie ofert zajmuje czas i wymaga przygotowania, dlatego powinni w nich uczestniczyć tylko ci, którzy mają realne szanse na wygraną.
Niedozwolony
1. Shilling – shilling to sytuacja, w której Gospodarz przyjmuje fałszywą tożsamość lub korzysta z usług osób trzecich, aby wpłynąć na cenę końcową, na przykład poprzez założenie konta uczestnika i składanie ofert na aukcji w celu zaniżenia ceny. Jest to bardzo poważne przestępstwo, uważane za formę oszustwa i przestępstwo. Jeśli Market Dojo odkryje, że Gospodarz dopuszcza się takich działań, wszelki dostęp do platformy zostanie zablokowany, a odpowiednie organy zostaną powiadomione.
2. Celowe wprowadzanie w błąd – publikowanie fałszywych lub wprowadzających w błąd opisów lub zdjęć produktów jest nielegalne. Sourcing Dojo nie powinno być wykorzystywane do podawania jakichkolwiek informacji, o których wiadomo, że są nieprawdziwe, w celu uzyskania lepszego wyniku. Dostęp do konta każdego Gospodarza podejrzanego lub stwierdzonego naruszenia tej zasady zostanie cofnięty.