Licitațiile ar trebui să se desfășoare întotdeauna într-un mod corect, deschis și organizat. Acest ghid prezintă factorii importanți pe care ar trebui să îi aveți în vedere atunci când găzduiți evenimentul de licitație și își propune să vă ofere instrumentele și cunoștințele necesare pentru a demonstra profesionalism și curtoazie față de furnizorii dumneavoastră.
Ce trebuie să faci
1. Creați o specificație clară - înainte de a participa la o licitație online, este foarte important ca cerințele dumneavoastră să fie pe deplin înțelese și specificate. Definirea clară a ceea ce se negociază vă va consolida poziția și va ajuta la obținerea celui mai bun rezultat posibil, asigurându-vă că toate părțile vor licita la prețuri egale.
2. Cunoașteți numărul de participanți (și încercați să îl creșteți!) - Sourcing Dojo oferă trei tipuri de licitații: clasate, deschise și japoneze. Licitațiile clasate și deschise se bazează în mare măsură pe concurența dintre participanți pentru a ajuta la realizarea de economii, în timp ce licitațiile japoneze nu. Înțelegerea numărului de furnizori care pot licita în cadrul licitației dvs. și pentru orice lot specific este esențială pentru a asigura succesul licitației.
Experiența noastră ne spune că cele mai reușite evenimente de licitații Ranked și Open au 4 sau mai mulți participanți implicați. Cu toate acestea, am văzut și licitații de mare succes cu doar doi ofertanți - esențial este ca ofertanții să fie dornici de afacere și să opereze la prețuri similare. Cu aceste tipuri de licitații, cu cât aveți mai mulți participanți potriviți, cu atât aveți mai mari șansele de a avea un eveniment de succes.
Licitațiile japoneze , pe de altă parte, sunt recomandate pentru un număr mai mic de furnizori sau în cazul în care interacțiunea dintre ofertanți ar fi puțin probabilă într-o licitație clasată sau deschisă, deoarece ofertele sunt probabil prea îndepărtate. În scenariile în care există doar unul sau doi ofertanți, o licitație japoneză ar putea fi cea mai potrivită. În cazul în care există mai mult de un ofertant, dar prețul este probabil foarte diferit, ați putea lua în considerare organizarea a 2 sau mai multe licitații japoneze cu prețuri de pornire diferite.
Înainte de a finaliza un plan de licitație, este important să vă asigurați că știți câți furnizori sunt dispuși și capabili să liciteze și, deoarece mai mulți furnizori înseamnă, în general, mai multe economii, vă recomandăm, de asemenea, să faceți tot posibilul să identificați noi furnizori dacă inițial cifrele par mici.
3. Vinzi oportunitatea - aceasta este o oportunitate clară pentru participanți de a câștiga afaceri într-un mediu privat și transparent, care le prezintă numeroase avantaje. Nu uita să vinzi oportunitatea în documentație și comunicare, atrăgându-i cu posibilități de afaceri viitoare și licitații într-un proces corect. Deoarece un e-mail poate fi uneori perceput ca fiind suspect de către participanții invitați, vă recomandăm să continuați acest proces cu un apel telefonic și să contracarați orice obiecții timpurii.
4. Faceți oportunitatea atractivă - continuând cu punctul anterior, este important să vă asigurați că oportunitatea este suficient de atractivă. Dacă dimensiunea afacerii este nesemnificativă pentru participanții invitați, atunci puteți întâmpina dificultăți în a-i motiva, ceea ce ar putea duce la un eveniment nereușit. Procesul poate fi folosit ca o oportunitate de a consolida și raționaliza categoria dvs. pentru a crește atractivitatea potențială. Dacă valoarea cheltuielilor dvs. nu reușește să atragă jucătorii mari de pe piață pentru a concura, există întotdeauna mai mulți participanți de nișă sau birouri de vânzări locale care ar aprecia afacerea dvs.
5. Simplificați lucrurile - din perspectiva participantului, implicarea într-o licitație online poate fi un proces presat de timp și potențial stresant dacă nu este gestionat corect. Din acest motiv, atunci când configurați licitația, vă recomandăm insistent să faceți tot posibilul să simplificați lucrurile, evitând să includeți prea multe loturi sau să adăugați complicații inutile la licitația în sine. De exemplu, în cazul în care sunteți cu adevărat interesat doar de „prețul total” cotat într-o licitație, luați în considerare includerea unui singur lot cu „preț total” în licitație și solicitarea participanților să furnizeze ulterior o defalcare mai detaliată a prețurilor.
În general, nu recomandăm desfășurarea unei licitații cu sute de linii, deoarece acest lucru poate crea confuzie între participanți și vă împiedică să obțineți cel mai bun preț posibil, așa că recomandăm consolidarea ori de câte ori este posibil. În cazul în care nevoia unui număr mare de linii nu poate fi evitată, puteți lua în considerare împărțirea cerințelor în licitații mai mici, cu sume mai ușor de gestionat, pentru a vă asigura că participanții se pot concentra.
6. Implicați părțile interesate interne în proces - procesul de licitație este foarte vizibil și auditabil. În special pentru o aprovizionare mai strategică, multe persoane din organizație pot fi afectate de rezultat, iar ultimul lucru de care aveți nevoie este dificultatea în implementarea deciziei finale. Pentru a evita acest lucru, cele mai bune practici dictează că ar trebui să implicați părțile interesate interne încă de la începutul procesului, pentru a le auzi opiniile și a le câștiga încrederea și aderarea. Acest lucru asigură că orice concluzie va fi și a lor și înseamnă că implementarea rezultatului final va fi mai ușoară. De asemenea, vă recomandăm insistent să partajați licitația live cu părțile interesate, deoarece aceasta este o modalitate excelentă de a le entuziasma în legătură cu procesul și de a le permite să vadă cum se acumulează economiile!
7. Solicitați furnizorilor să trimită oferte de calificare / de deschidere - pregătirea este esențială atunci când organizați o licitație. O modalitate ușoară de a vă asigura că ați înțeles pe deplin nivelurile de participare ale furnizorilor și că furnizorii se simt confortabil cu utilizarea software-ului Sourcing Dojo este să solicitați fiecărui furnizor să își trimită ofertele de calificare cu mult timp înainte de licitație.
Primirea de oferte de calitate vă va permite să confirmați că aveți suficienți furnizori care pot licita pentru fiecare lot - sau, dacă descoperiți că nu aveți, veți avea posibilitatea fie de a modifica structura lotului, fie de a invita mai mulți furnizori, dacă este necesar. În acest moment, puteți chiar identifica economii înainte de începerea licitației, ceea ce înseamnă că rezultatul licitației este cireașa de pe tort. Solicitarea participanților de a introduce oferte înainte de licitație le permite, de asemenea, să se obișnuiască să liciteze într-un mediu cu mai puțină presiune de timp, oferindu-le mai multă încredere și cunoștințe despre cum să liciteze în cadrul licitației în sine. Acest lucru vă va oferi, de asemenea, oportunitatea de a corecta sau elimina orice ofertă incorectă sau suspectă, comunicând participantului (participanților) în timp util unde au greșit.
Pe lângă faptul că vă asigurați că înțelegeți nivelurile de participare și că furnizorii se simt confortabil, această etapă a procesului este un punct final în care orice erori sau lipsă de claritate în specificații pot fi identificate de către participanți înainte de începerea licitației. Vă recomandăm să vă acordați suficient timp aici pentru a asculta orice feedback pe care participanții îl au în timpul procesului de licitare.
8. Asigurați termene realiste - pentru a asigura succesul maxim al licitației, termenele procesului nu ar trebui să fie prea scurte pentru a reduce șansele maxime de participare, dar nici atât de lungi încât să descurajeze participanții. O durată tipică de la notificarea participanților că va avea loc o licitație până la licitația propriu-zisă ar fi de 2 până la 6 săptămâni.
9. Comunicați - o comunicare clară și concisă este foarte importantă pentru a vă asigura că toate părțile sunt mulțumite și implicate, ceea ce vă ajută să obțineți cel mai bun rezultat. Procesul pe care îl veți urma, inclusiv atribuirea finală, ar trebui să fie direct și vizibil pentru toți încă de la început. Comunicarea înainte de licitație va asigura că mențineți participanții implicați și motivați, comunicarea în timpul va ajuta la evitarea oricăror neplăceri, iar comunicarea ulterioară va asigura că primiți un feedback bun și o participare maximă la următoarea licitație.
10. Discutați cu titularul contractului - vă recomandăm să îl implicați pe titularul contractului încă de la început și să îi explicați motivul pentru care utilizați o licitație. Cel mai probabil, veți dori ca titularul contractului să fie implicat și să participe activ, așa că fiți deschiși și sinceri. Oferiți-i o oportunitate suplimentară de a participa, incluzând afaceri care nu sunt în prezent ale lor. Mențineți relația afirmând că este o cerință a companiei și nu o idee proprie. Convingeți-l pe titularul contractului cu provocarea, sugerându-i că, deoarece a oferit companiei dumneavoastră servicii și o valoare atât de bună în trecut, nu are nimic de temut. Abordând licitația cu integritate, veți elimina problemele care ar putea apărea în urma procesului.
11. Fiți corecți în feedback - a fi deschis și sincer îi va ajuta pe participanți să fie fericiți și îi va face mai predispuși să se implice în viitor.
12. Ascultați-vă participanții - potențialii cumpărători și furnizori au o vastă experiență pe care ar trebui să o luați în considerare. Anumite întrebări postate înainte de licitație pot duce la modificări ale documentației, specificațiilor, nivelurilor de servicii și așa mai departe, ceea ce ar putea duce în cele din urmă la o concluzie mai reușită.
13. Gândiți-vă la atribuirea contractului - am discutat deja că procesul de atribuire ar trebui să fie clar și direct. De asemenea, va trebui să examinați toate celelalte implicații, cum ar fi implementarea și capacitatea de a lucra cu participantul final, indiferent dacă este vorba de o atribuire a contractului de furnizare sau de achiziție. Pentru atribuirea unui contract de furnizare, nu uitați să examinați toate opțiunile, cum ar fi oportunitățile de inginerie a valorii, care ar putea fi stabilite în contract. De exemplu, pentru atribuirea unui contract de achiziție, gândiți-vă cum vor afecta termenii de plată lichiditatea finală.
14. Luați în considerare o întâlnire cu participanții aleși în final - fie pentru o licitație directă, fie pentru o licitație inversă, vă recomandăm să luați în considerare o întâlnire cu participanții principali. Acest lucru va ajuta la asigurarea unei relații funcționale cu alegerea finală. Dacă aveți de gând să faceți acest lucru, este înțelept să comunicați acest lucru înainte de începerea procesului, deoarece acest lucru va liniști baza de participanți, asigurându-vă că nu căutați doar o atribuire rapidă bazată doar pe preț. Evident, acest lucru nu este aplicabil în toate circumstanțele, unde prețul ar putea fi, în unele cazuri, singurul factor.
15. Aveți o intenție sinceră - pe măsură ce o Gazdă continuă cu o licitație, nu trebuie să existe un motiv ascuns pentru a împinge un participant, ci să fie cu adevărat deschisă ca orice participant să aibă succes. Participanții vor fi dispuși să se implice într-o licitație doar dacă simt că au ceva de câștigat. Fără participanții dumneavoastră, nu aveți niciun eveniment.
16. Citiți celelalte ghiduri ale noastre - acestea vă vor ajuta să asigurați un proces profesional, de la alegerea categoriei potrivite până la optimizarea șanselor de succes.
Ce să nu faci
1. Schimbați detaliile majore chiar înainte de un eveniment - înțelegem că orice se poate schimba pe măsură ce Gazda parcurge procesul de licitație. Cu toate acestea, în interesul tuturor, vă recomandăm insistent să încercați să evitați schimbarea detaliilor majore în etapele finale dinaintea unei licitații, deoarece acest lucru nu numai că va demotiva participanții, dar ar putea crea condiții de concurență nedrepte și ar putea afecta șansele de a obține cel mai bun rezultat.
2. Schimbați-vă procesul după eveniment - rămâneți fidel procesului dumneavoastră. De exemplu, dacă ați comunicat că oferta principală câștigă, trebuie să vă țineți de cuvânt, cu excepția cazului în care participantul respectiv are defecte demonstrabile. Dacă sunteți îngrijorat de prețul final, atunci setați cu atenție oferta de calificare sau lăsați alegerea participantului final la discreția dumneavoastră, de exemplu, Alegerea Gazdei.
3. Permiteți participanților să liciteze după eveniment - ați inițiat un proces echitabil, clar și deschis tuturor. Permiterea participanților să liciteze după eveniment vă distruge credibilitatea, vă poate afecta evenimentele viitoare și conferă o reputație proastă evenimentelor de negociere online.
4. Invitați participanți doar pentru a crește lichiditatea - nu invitați participanți cărora nu ați fi dispuși să le atribuiți contractul doar pentru a crește concurența. Toate licitațiile necesită timp și pregătire, așadar ar trebui să fie implicați doar participanții care au șanse realiste de câștig.
Nepermis
1. Șiling - șilingul este cazul în care un Gazd își asumă o identitate falsă sau folosește o terță parte pentru a influența prețul final, de exemplu, prin crearea unui cont de participant și plasarea de oferte într-o licitație pentru a reduce prețul. Acest lucru este foarte grav și este considerat o formă de fraudă și o infracțiune. Dacă Market Dojo descoperă că un Gazd se implică în aceste activități, atunci tot accesul la platformă va fi revocat și orice autorități relevante vor fi notificate.
2. Inducerea în eroare deliberată - publicarea descrierilor sau imaginilor de produse false sau înșelătoare este ilegală. Sourcing Dojo nu trebuie utilizat pentru a furniza informații despre care se știe că sunt incorecte, în scopul obținerii în mod fals a unui rezultat mai bun. Orice Gazdă suspectată sau găsită în încălcarea acestei reguli va avea accesul revocat.