Аукционы всегда должны проводиться честно, открыто и организованно. В этом руководстве изложены важные факторы, которые следует учитывать при проведении аукциона, и оно призвано предоставить вам инструменты и знания, необходимые для проявления профессионализма и вежливости по отношению к вашим поставщикам.
Что нужно делать
1. Составьте четкое техническое задание — прежде чем участвовать в онлайн-аукционе, очень важно полностью понять и конкретизировать ваши требования. Четкое определение того, что обсуждается, укрепит вашу позицию и поможет добиться наилучшего результата, гарантируя, что все стороны будут предлагать аналогичные условия.
2. Знайте количество участников (и постарайтесь его увеличить!) - Sourcing Dojo предлагает три типа аукционов: рейтинговый, открытый и японский. Рейтинговые и открытые аукционы в значительной степени основаны на конкуренции между участниками для достижения экономии, в то время как японские аукционы этого не делают. Понимание количества поставщиков, которые могут участвовать в вашем аукционе и в каждом конкретном лоте, имеет решающее значение для обеспечения успеха аукциона.
Наш опыт показывает, что наиболее успешные аукционы с рейтингом и открытыми ставками обычно проходят с участием 4 и более человек. Однако мы также видели очень успешные аукционы всего с двумя участниками — ключевой момент здесь в том, что участники должны быть заинтересованы в покупке и предлагать схожие цены. Чем больше подходящих участников в таких аукционах, тем выше ваши шансы на успех.
С другой стороны, японские аукционы рекомендуются для небольшого количества поставщиков или в случаях, когда взаимодействие между участниками торгов маловероятно в рейтинговом или открытом аукционе, поскольку ставки, скорее всего, будут слишком сильно отличаться. В сценариях, когда есть всего один или два участника торгов, японский аукцион может быть наиболее подходящим. Если участников торгов больше одного, но цены, вероятно, будут сильно отличаться, можно рассмотреть возможность проведения двух или более японских аукционов с разными начальными ценами.
Прежде чем окончательно утвердить план аукциона, важно убедиться, что вы знаете, сколько поставщиков готовы и могут участвовать в торгах. Поскольку большее количество поставщиков, как правило, означает большую экономию, мы также рекомендуем приложить все усилия для поиска новых поставщиков, если первоначальное количество участников кажется небольшим.
3. Продайте возможность – это очевидная возможность для участников заключить сделку в конфиденциальной и прозрачной обстановке, которая предоставляет им множество преимуществ. Не забудьте продать эту возможность в документации и общении, заинтересовав их перспективами будущего бизнеса и честным процессом торгов. Поскольку электронное письмо иногда может быть воспринято приглашенными участниками как подозрительное, мы рекомендуем вам связаться с ними по телефону и ответить на любые первоначальные возражения.
4. Сделайте предложение привлекательным — как уже говорилось в предыдущем пункте, важно убедиться, что предложение достаточно привлекательно. Если размер бизнеса незначителен для приглашенных участников, то могут возникнуть трудности с их мотивацией, что может привести к неудачному мероприятию. Этот процесс можно использовать как возможность для консолидации и рационализации вашей категории, чтобы повысить потенциальную привлекательность. Если ваши затраты не привлекут крупных игроков рынка, всегда найдутся более нишевые участники или местные торговые представительства, которые оценят ваш бизнес.
5. Не усложняйте – с точки зрения участника, участие в онлайн-аукционе может быть процессом, требующим много времени и потенциально стрессовым, если его неправильно организовать. Поэтому при подготовке аукциона мы настоятельно рекомендуем максимально упростить процесс, не включая слишком много лотов и не усложняя сам аукцион. Например, если вас интересует только «общая цена», указанная на аукционе, рассмотрите возможность включения в него только одного лота с «общей ценой» и попросите участников предоставить более подробную разбивку цен после завершения аукциона.
В целом, мы не рекомендуем проводить аукцион с сотнями позиций, так как это может запутать участников и помешать вам получить максимально возможную цену. Поэтому мы рекомендуем по возможности объединять позиции. Если же необходимость в большом количестве позиций неизбежна, вы можете рассмотреть возможность разбить ваши потребности на более мелкие аукционы с более управляемыми объемами, чтобы участники могли сосредоточиться на главном.
6. Вовлекайте в процесс внутренних заинтересованных сторон — процесс аукциона хорошо просматривается и подлежит аудиту. Особенно в случае стратегического планирования закупок, результат может повлиять на многих сотрудников организации, и последнее, что вам нужно, — это трудности с реализацией окончательного решения. Чтобы этого избежать, передовая практика диктует необходимость вовлечения внутренних заинтересованных сторон на ранних этапах процесса, чтобы услышать их мнение, заручиться их доверием и поддержкой. Это гарантирует, что любое решение будет также их мнением, и это упростит реализацию конечного результата. Мы также настоятельно рекомендуем поделиться информацией о текущем аукционе с заинтересованными сторонами, поскольку это отличный способ заинтересовать их процессом и показать им, как накапливается экономия!
7. Требуйте от поставщиков предоставления квалификационных/начальных заявок — подготовка имеет решающее значение при проведении аукциона. Один из простых способов убедиться в том, что вы полностью понимаете уровень участия поставщиков и что они чувствуют себя комфортно, используя программное обеспечение Sourcing Dojo, — это потребовать от каждого поставщика предоставления квалификационных заявок заблаговременно до начала аукциона.
Получение качественных заявок позволит вам убедиться, что у вас достаточно поставщиков, способных участвовать в торгах по каждому лоту, — или, если вы обнаружите, что их недостаточно, у вас будет возможность изменить структуру лотов или пригласить больше поставщиков, если это необходимо. На этом этапе вы даже можете выявить возможности для экономии еще до начала аукциона, а результат аукциона станет приятным бонусом. Требование от участников вносить заявки до начала аукциона также позволяет им привыкнуть к участию в торгах в менее сжатые сроки, что дает им больше уверенности и знаний о том, как делать ставки на самом аукционе. Это также даст вам возможность исправить или удалить любые неверные или подозрительные заявки, своевременно сообщив участникам о допущенных ошибках.
Помимо обеспечения понимания уровня участия и уверенности поставщиков, этот этап процесса является заключительной точкой, на которой участники могут выявить любые ошибки или неясности в спецификации до начала аукциона. Мы рекомендуем уделить этому этапу достаточно времени, чтобы выслушать отзывы участников, полученные в ходе торгов.
8. Обеспечьте реалистичные сроки — для достижения максимального успеха аукциона сроки его проведения не должны быть слишком короткими, чтобы не снижать шансы на участие, но и не должны быть слишком долгими, чтобы не отпугивать участников. Типичный период от уведомления участников о проведении аукциона до самого аукциона составляет от 2 до 6 недель.
9. Коммуникация — четкая и лаконичная коммуникация очень важна для того, чтобы все стороны были довольны и вовлечены, что поможет вам добиться наилучшего результата. Процесс, которому вы будете следовать, включая окончательное решение, должен быть открыт и понятен всем с самого начала. Коммуникация до аукциона обеспечит вовлеченность и мотивацию участников, коммуникация во время аукциона поможет избежать недовольства, а коммуникация после аукциона обеспечит получение положительных отзывов и максимальное участие в следующем аукционе.
10. Поговорите со своим действующим партнером — мы рекомендуем привлечь его к процессу на раннем этапе и объяснить причину использования аукциона. Скорее всего, вы захотите, чтобы ваш партнер был вовлечен и активно участвовал, поэтому будьте открыты и честны. Предоставьте ему дополнительную возможность принять участие, включив в тендер бизнес, который в настоящее время ему не принадлежит. Поддерживайте отношения, заявив, что это требование компании, а не ваша собственная идея. Предложите партнеру выгодный вариант, сказав, что, поскольку он уже предоставлял вашей компании отличные услуги и ценность в прошлом, ему нечего бояться. Подходя к тендеру честно, вы избежите проблем, которые могут возникнуть в дальнейшем.
11. Будьте справедливы в своих отзывах — открытость и честность помогут сохранить участников довольными и повысят вероятность их дальнейшего участия.
12. Прислушивайтесь к участникам — потенциальные покупатели и поставщики обладают большим опытом, к которому следует прислушаться. Некоторые вопросы, заданные до начала аукциона, могут привести к изменениям в вашей документации, технических характеристиках, уровне обслуживания и так далее, что в конечном итоге может привести к более успешному завершению сделки.
13. Подумайте о заключении контракта — мы уже обсуждали, что процесс заключения контракта должен быть ясным и прозрачным. Вам также необходимо изучить все другие последствия, такие как реализация и возможность работы с конечным участником, независимо от того, является ли это контракт на поставку или закупку. При заключении контракта на поставку не забудьте изучить все варианты, такие как возможности оптимизации затрат, которые могут быть предусмотрены в контракте. Например, при заключении контракта на закупку подумайте, как условия оплаты повлияют на конечную ликвидность.
14. Рассмотрите возможность встречи с участниками, которых вы выбрали в качестве финалистов . Как для прямого, так и для обратного аукциона мы рекомендуем встретиться с наиболее перспективными участниками. Это поможет обеспечить конструктивное сотрудничество. Если вы собираетесь это сделать, разумно сообщить об этом до начала процесса, чтобы участники чувствовали себя комфортно и понимали, что вы не просто ищете быструю победу, основанную исключительно на цене. Конечно, это не всегда применимо, поскольку в некоторых случаях цена может быть единственным определяющим фактором.
15. Имейте искренние намерения — когда ведущий проводит аукцион, у него не должно быть скрытого мотива подтолкнуть какого-либо участника, а необходимо быть по-настоящему открытым для того, чтобы любой участник добился успеха. Участники будут готовы участвовать в аукционе только в том случае, если почувствуют, что получат от этого выгоду. Без участников ваше мероприятие не состоится.
16. Ознакомьтесь с другими нашими руководствами — это поможет обеспечить профессиональный подход, начиная с выбора подходящей категории и заканчивая оптимизацией ваших шансов на успех.
Не следует
1. Изменение важных деталей непосредственно перед мероприятием — мы понимаем, что в процессе проведения тендера могут произойти любые изменения. Однако в интересах всех участников мы настоятельно рекомендуем избегать изменения важных деталей на заключительных этапах перед аукционом, поскольку это не только демотивирует участников, но и может создать неравные условия конкуренции и повлиять на ваши шансы на достижение наилучшего результата.
2. Измените свой процесс после мероприятия — оставайтесь верны своему процессу. Например, если вы сообщили, что победила лидирующая ставка, вы должны сдержать свое слово, если только у этого участника нет очевидных недостатков. Если вас беспокоит окончательная цена, тщательно установите квалификационную ставку или оставьте выбор финалиста на ваше усмотрение, то есть на выбор организатора.
3. Предоставьте участникам возможность делать ставки после мероприятия — таким образом вы инициировали справедливый процесс, который является ясным и открытым для всех. Предоставление участникам возможности делать ставки после мероприятия подрывает вашу репутацию, может повлиять на ваши будущие мероприятия и создает негативный имидж онлайн-мероприятий по ведению переговоров.
4. Приглашайте участников только для увеличения ликвидности — не приглашайте тех, кому вы не были бы готовы присудить контракт, ради усиления конкуренции. Любые тендеры требуют времени и подготовки, поэтому в них должны участвовать только те, у кого есть реальные шансы на победу.
Запрещено
1. Подкуп — подкуп — это когда организатор аукциона использует ложную личность или третье лицо для влияния на конечную цену, например, создавая учетную запись участника и делая ставки на аукционе с целью снижения цены. Это очень серьезное нарушение, которое считается формой мошенничества и уголовным преступлением. Если Market Dojo обнаружит, что организатор аукциона занимается подобной деятельностью, доступ к платформе будет аннулирован, и соответствующие органы будут уведомлены.
2. Умышленное введение в заблуждение — размещение ложных или вводящих в заблуждение описаний товаров или изображений является незаконным. Sourcing Dojo не следует использовать для предоставления заведомо неверной информации с целью получения заведомо лучшего результата. Любой администратор, подозреваемый или уличенный в нарушении этого правила, будет лишен доступа.